Эҳат функциялари

Сақлаш жойида ҳужжатларни бошқариш. Ҳужжатларни қўшиш ва чиқариш, версияларни сақлаш, сақлаш учун архивга ўтказиш, архивни сақлаш.
Ҳужжатларни излаш. Атрибутлар бўйича ҳужжат излаш, ҳужжатлар жойлаштирилган турли шажаралар бўйича визуал излаш, тўлиқ матн бўйича излаш, мазмунли излаш.


3.2.4. Йўналтириш ва ижро назорати
Ташкилотдаги бизнес тартиботлар доирасида ҳужжатларни етказиб беришни таъминлайди. Аслида, “электрон ҳужжат алмашув” термини ҳам шу функционалликдан ўтган. Ҳужжатлар йўналиши мослашувчан ва қатъий бўлиши мумкин. Мослашувчан йўналтириш ҳолатида ходим томонидан кейинги ҳужжат олувчи аниқланади, уни юритишда мазкур пайтда ҳужжат жойлашган жой белгиланади. Қатъий йўналтириш ҳолатида ҳужжатларнинг ўтиш жойи маълум мантиқ асосида олдиндан аниқланади. Ҳақиқатда икки ёндашувнинг “қоришмаси” қўлланилади: ташкилотда баъзи ҳужжат ва тузилмалар учун қатъий йўналтириш, бошқалари учун эса мослашувчан йўналтиришни қўллаш маъқулроқ.
Йўналтириш функцияси ҳамма ЭҲАТларида мавжуд эмас. Одатда адашмаслик учун йўналтириш воситаларисиз тизимлар электрон архиб дейилади. Ижро назорати йўналтиришнинг муҳим қисми ҳисобланади. Агар ҳужжатнинг “жойи” чиқса, у ҳолда у қаерга кетиши ва ҳозир қаерда эканлигини назорат қилиш керак. Ҳақиқатда йўналиш ўтиш жараёнининг ҳар бир иштирокчиси томонидан ҳужжатни ижро этиш бўйича вақтинча интервал ва ўтиш йўли терминларида белгиланади. Ҳужжатни ижро этиш деганда ҳужжат билан, ҳар иштирокчининг лавозим ваколатлари билан боғлиқ ҳаракатларнинг бажарилиши назарда тутилади.
Ҳисоботлар. Ҳужжатларни ҳисобга олиш идора ҳужжатларининг айнияти сифатида хизмат қилади. Турли ҳисоботлардан фойдаланган ҳолда, масалан, муайян ҳужжат устида ишлаш ходимлар томонидан сарфланган умумий вақт, бўлинмалар бўйича ҳужжатларнинг ўтиш тезлигини кўриш мумкин. Ҳисоботлар – бошқарув қарорларини қабул қилиш учун жуда яхши материал.
Маъмуриятчилик. Тизим ишини қўллаб-қувватлаш, унинг ўлчамларини созлаш.