Эҳат функциялари

3.2.3. ЭҲАТда ҳужжатларнинг ҳаётий даври
ЭҲАТда ҳужжатнинг ҳаётий даври қуйидаги босқичларни ўз ичига олади:
Юзага келиш. Янги ҳужжат замонавий сақлаш тизимларида юзага келгач, қайд этилади ва сақланади, бироқ оддий файл тизимларида файлнинг кичик тарихини осон йўқотиш мумкин. Масалан, унинг ўрнига худди шу номдаги файлни оддий ёзиш етарли, ҳеч ким ўтмишдошлар ҳақида эсламайди, тармоқдан олинган файл “ на насл, на жамоа” га эга бўлмайди: уни яратиш санаси у компьютернинг қаттиқ дискида бўлган пайт бўлади. ЭҲАТда ҳужжатнинг “паспорти” – ҳисобга олиш карточкаси бўлмаса, у юзага келмайди ва турли кўринишдаги ҳужжатлар учун турлича бўлиши мумкин: ҳужжатлар бўйича амалга оширилган ҳамма ишлар фойдаланувчиларга тақдим этилган ҳуқуқлар билан белгиланади, бу ҳужжатлар билан ишлаш стратегиясини аниқлаш имконини беради.
Барпо этиш. Ҳар бир ҳужжат албатта ҳаёт давридан ўтиб, у “қоралама дафтар” дейилади – бу даврда пухта бўлмаган ҳужжатқўлдан қўлга ўтади, у ўзгартирилади ва қайта ишланади. Натижали ҳужжатнинг сифати кўп жиҳатдан у ўз ҳаётининг “қора” чизиғидан қай даражада муваффақиятли ва ташкилий жиҳатдан ўтганлигига боғлиқ. ЭҲАТда ҳужжат устида жамоавий ишни ташкил этиш учун таҳрир қилинувчи ҳужжатларни блоклаш техникаси қўлланилади (“check-out, check-in”).
Ҳужжатни ҳар лаҳзада бир киши таҳрир қила олиши учун тизим ишни ўз зиммасига олади. Бу механизм туфайли икки ходим ҳужжатнинг иккита локал нусхасини яратиш ва унга ўзгартириш киритиш имконига эга бўлади. ЭҲАТда ходимлардан бири ҳужжатни таҳрир қилиш учун олганда бошқалар буни кўрадилар, лекин аввалги фойдаланувчи уни қайтармагунча ҳужжатни ўзгартира олмайдилар. Бунда қайтарилган ҳужжатга кичик версиянинг янги рақами автоматик равишда тақдим этилади.
Ҳужжатнинг илгариги кичик версияси сақлаб қўйилади, уни очиш, кўриб чиқиш ва таҳрир қилиш мумкин. Жараёндаги ҳамма иштирокчиларнинг ҳаракатлари ҳужжатлаштирилади, шунинг учун ҳеч қандай чалкашлик юзага келмайди.
Публикация (чоп этиш). Ҳужжат яратилиб, фойдаланувчиларга тақдим этилган вақт. Публикация – маълум вақт давом этиб, ундан сўнг ҳужжатнинг яшаш даври “тугайди”. Публикация механизми мавжудлиги туфайли масалан, имзоланган ёки нашрга юборилган ёки ҳамкорга жўнатилган ҳужжат аниқликда электрон кўринишда доимо мавжуд бўлишига ишонч ҳосил қилиш керак. Публикациядан сўнг ҳужжатда нимадир ўзгартириш керак бўлсачи? Бунинг учун чоп этилган версия асосида ҳужжатнинг янги варианти яратилади ва янги ҳаёт даври бошланади. Турли тизимларда бу функция турлича қўлланилади. Маълум жойда тўлалигича янги ҳужжат яратилса, баъзи жойларда эса фақат янги версия ҳосил қилинади.
Архивациялаш. Чоп этилгач, ҳужжат электрон архивга жўнатилади, бу ерда у ташкилот ички тартиб қоидаларида кўзда тутилган вақтда бўлиши керак. Мангу сақланувчи ҳужжатлар ҳам мавжуд. Бир неча кун сақланиши керак бўлган ҳужжатлар ҳам мавжуд. Архивни яратиш ташкилот эҳтиёжларига боғлиқ оддий вазифа эмас. Масалан, кўпинча мурожаат этилувчи ҳужжатларни тез ташувчиларда сақлаш керак, баъзан фойдаланилувчи нодолзарб ҳужжатларни эса арзонроқ, лекин секин ташувчиларга киритиш мумкин.
Бундай вазифаларни ҳал этиш учун HSM (Hierarchical Storage Management) иерархик сақлашни бошқариш технологияси қўлланилиб, улар жуда катта ҳажмдаги “виртуал файл тизими” ни сақлаш бўйича эҳтимолий турли хил воситалардан яратилади. Асосий HSM воситалари Windows 2000га ўрнатилган, бироқ янада мураккаб ва самарали функционалликни таъминловчи бошқа технологиялар ҳам мавжуд. Бундай технологиялар, масалан, Legato Sustems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator компаниясининг DiskXtender сериясидаги маҳсулотлари ҳисобланади.