Эҳат функциялари

2. 
   Электрон ҳужжат алмашув жараёни
   

Режа:

1. 
   Эҳат функциялари
   

3.2.2.ЭҲАТ компонентлари
3.2.3. ЭҲАТда ҳужжатларнинг ҳаётий даври
3.2.4. Йўналтириш ва ижро назорати
3.2.5. Турли ЭҲАТларда ҳаётий даврни қўллаб-қувватлаш
Калит сўзлар: Эҳат функциялари,ЭҲАТ компонентлари, ҳужжатларнинг ҳаётий даври, “check-out, check-in”, “виртуал файл тизими” ,Электрон архив, COM механизми, Lotus Notes/Domino, Microsoft Exchange, архивлаштириш, HSM (Hierarchical Storage Management), ҳаётий давр


3.2.1. Эҳат функциялари
Ташкилотнинг умумий ахборот инфратузилмасида ЭҲАТ қурилмаси концепциясини ифодалашга ҳаракат қиламиз. ЭҲАТнинг функционаллиги ҳақида фикр билдирилган ҳамма ҳолатларда мавҳум идеал тизим назарда тутилади. Бунда бошқа жиҳат кўрсатиб ўтилмаса, бирор-бир функционаллик деярли стандарт деб тахмин қилинади, демак электрон ҳужжат алмашув бўйича “нормал” тизим уни қўллаб-қувватлаши шарт.
ЭҲАТдаги ҳужжат. Ҳужжат – ахборотнинг асосий бирлиги, ҳужжат алмашув тизими фаолияти эса ҳужжатни сақлаш, унинг хусусиятлари ва тарихи, шунингдек, унинг фаолиятини таъминлашга бағишланади.
ЭҲАТ тармоқ муҳитида ҳужжатлар билан жамоа шаклида ишлаш учун мўлжалланган махсус ДТ. ЭҲАТ туфайли ҳужжатларни архивда сақлаш ва изланишни таъминлаган ҳолда мантиқий блокларга бирлаштириш мумкин. Лекин бу биргина файл эмас, балки рўйхатга олиш карточкаси билан таъминланган турли кўринишдаги файллар (ҳужжатнинг таркибий қисмлари) йиғиндисидир. Бундай карточка ЭҲАТнинг муҳим атрибути ҳисобланади. У ташкилот номи, ҳужжат тури, келишув ва тасдиқлар белгиси, саналар, томонларнинг манзили сингари реквизитлар тўпламидан иборат ҳамда ҳужжатни рўйхатга олиш, идентификациялаш ва топиш, ижро интизомини назорат қилиш, ҳужжат тарихини кузатиш ва архивлаш имконини беради.
ЭҲАТнинг асосий вазифаси – ҳужжатни яратишдан архивга чиқаришга қадар тўлиқ фаолият даврини бошқаришдан иборат. Одатда, ЭҲАТ икки асосий блок: статик (электрон архив) ва динамик (ҳужжат алмашув) блокдан иборат. Биринчи блок ҳужжатларга бирламчи ишлов бериш (кирувчи ва чиқувчи ахборотни рўйхатга олиш, излаш, ҳисобот тузиш)ни, иккинчи блок эса ҳужжатлар ўтувчи ахборот оқимларини ташкил этиш, ижрони назорат қилиш, ҳужжатлар устида гуруҳли ишлашни таъминлайди.
Бироқ бирор-бир даражадаги замонавий маҳсулотлардаги асосий функциялардан ташқари, кўплаб бошқа фойдали имкониятлар: қоғозли ҳужжатларни оқимли киритиш, ҳужжатлар бўйича карточкалар юритиш (улар ташкилот талабларига мувофиқ юритилади), ҳужжатлар билан ишлаш тарихини (мурожаатларни ҳисобга олиш ва ҳисоботлар тайёрлаш учун) қўллаб-қувватлаш, ҳужжатни атрибутлари ва мазмуни бўйича излаш, фойдаланиш ҳуқуқини чеклаш, фойдаланувчиларнинг иш жойлари бўйлаб ҳужжатларни йўналтириш, почта тизимлари билан боғланиш, ҳисоботлар тайёрлаш, шунингдек, кишиларнинг иш бўйича ўзаро таъсирлари ва билимларини бошқариш ҳамда шифрлаш ва электрон имзолар ёрдамида ҳужжатларни ҳимоялаш кўзда тутилган.
Ўз вақтида Microsoftда ўз офис иловалари билан сақланувчи файллар учун стандарт папка киритилган, унда муаллиф ва сарлавҳа сингари хусусиятлар берилган. Бироқ амалда бу имконият яхши натижа бермади; баъзи ҳужжатлардагина хусусиятлар бўлимида англанган жиҳатлар бўлиши мумкин. MS Offis 2000да амалга оширилган бир файлда ҳужжатнинг турли версияларини сақлаш ҳам кенг оммалашмади. Унинг сабаби оддий: тизимли ташкилий чоралар ва ёндашув бирлигисиз муайян маҳсулотларда хусусий механизмларнинг мавжудлиги кутилган натижани бермайди. Маълумки, ҳужжат атрибутларини ифодалаш, унинг версияларини сақлаш сингари воситалар ахборот муҳити доирасида қўллаб-қувватланиши керак, ҳужжатни яратишга сабаб бўлган ҳужжат тури ва илова бунга тааллуқли эмас.
Ҳужжат мантиқий бирлик саналади. Уни сақлаш усули ҳужжат билан ишлаш қулайлигига боғлиқ. COM механизми папка ва файллар ўхшашликларидан файл тизимига ўхшаш жиҳатни битта файлда ташкил этиш имконини беради. Бу механизм, масалан, Wordда бошқа иловалар орқали яратилган объектларни матнга қўйиш имкониятини таъминлаш учун фойдаланилади. Лекин бу доим ҳам қулай эмас, ҳужжатнинг ҳамма қисмларини алоҳида файлларда сақлаш оддий ва қулай бўлиб, уларнинг ҳар бири ўз дастури ёрдамида таҳрир қилинади. Аксарият ЭҲАТларда алоҳида ҳужжат файллар тўпламидан иборат бўлиши мумкин.