|
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
К деловым письмам, требующим обязательного письма-ответа, относятся:
инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация);
письмо-просьба;
письмо-предложение.
К письмам, не требующим обязательного ответа, относятся:
письмо-подтверждение;
письмо-извещение;
письмо-напоминание;
письмо-предупреждение;
письмо-декларация (заявление);
письмо-распоряжение;
письмо-отказ;
сопроводительное письмо;
гарантийное письмо;
информационное письмо.
Рекламныеписьма – разновидность информационных писем, направленных конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг7.
Правила оформления справочно-информационных писем писем
Для всех деловых писем установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
1. Государственный герб (для государственных организаций).
2. Эмблема организации.
3. Угловой штамп организации-адресанта, содержащий наименование, адрес, телефонные номера, факс организации, дату составления письма и его регистрационный номер.
4. Адресат – наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилии, адреса получателя.
5. Заголовок к тексту (отражает основной вопрос, затронутый в письме; помещается перед текстом, слева, под адресатом; выражается формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Например,
об организации выездной торговли;
о закупке промышленного оборудования;
о поставке товаров по контракту.
6. Текст (должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным).
7. Подпись.
Основной информативной частью является текст, который и определяет разновидность делового письма.
Для большинства деловых писем характерно употребление стандартных синтаксических конструкций.
1. Обращение:
Уважаемый Игорь Иванович!
Господин Михайлов!
Уважаемый господин Вересов!
Уважаемые господа! (если имена получателей письма не известны).
2. Причина обращения:
По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая, что производственные показатели снизились…
При данных обстоятельствах…
3. Благодарность:
Мы были рады получить Ваше письмо.
4. Ссылки:
Ссылаясь на Ваше письмо от…
В соответствии с достигнутой договоренностью…
На основании распоряжения о …
Согласно протоколу о взаимных поставках…
5. Цель:
В целях скорейшего решения вопроса…
Для согласования спорных вопросов…
Для наиболее полного освещения деятельности Вашего предприятия в СМИ…
Во избежание конфликтных ситуаций…
6. Этикетные фразы в завершении письма:
С уважением…
С наилучшими пожеланиями…
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…
Всегда рады оказать Вам услугу...
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество...
Надеемся на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения...
Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)…
Заранее благодарим...
С интересом ждем от Вас новых предложений...
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время...
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примите участие в …
Убедительно просим Вас ответить до… / в самые короткие сроки8.
Служебные письма имеют четкую структуру: состоят из двух частей. В первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, которые представляют собой вторую, основную часть письма:
Просим рассмотреть наше предложение…
Просим подтвердить получение груза…
Направляем вам протокол согласований…
На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем…
Образец официального письма
Общество с ограниченной
Ответственностьб «КВВК»
220050г. Минск,
ул. Володарского, 10
р/с 30012122102727
в «МинскКомплексБанке»
г. Минск, МФО 153001734
Тел. (017) 220-22-12
Тел./факс 220-37-81
07.01.2001 г. № 01-03-21
О возобновлении поставок
|
Директору АО «ХРАСТ»
Г-ну Траубе А. Г.
123100, г. Москва
Краснопресненская,12
|
Уважаемый Александр Сергеевич!
Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашим обществом в день поступления товара в г. Минск. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2014 г. № 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
Приложение: на 1 л.
С уважением,
исполнительный директор
________________ / Антонов И. И. /
(подпись)
Do'stlaringiz bilan baham: |
