Convenience

Characteristics of Effective Control
Control systems tend to be most effective when they are integrated with planning and
when they are flexible, accurate, timely, and objective.
Integration with Planning
Control should be linked with planning. The more
explicit and precise this linkage, the more effective the control system is. The best way to
integrate planning and control is to account for control as plans develop. In other words,
as goals are set during the planning process, attention should be paid to developing stan-
dards that will reflect how well the plan is realized. Managers at Champion Spark Plug
Company decided to broaden their product line to include a full range of automotive
accessories—a total of 21 new products. As part of this plan, managers decided in advance
what level of sales they wanted to realize from each product for each of the next five years.
They established these sales goals as standards against which actual sales would be com-
pared. Thus, by accounting for their control system as they developed their plan, managers
at Champion did an excellent job of integrating planning and control.
Flexibility
The control system itself must be flexible enough to accommodate change.
Consider, for example, an organization whose diverse product line requires 75 raw materials.
The company’s inventory control system must be able to manage and monitor current levels
of inventory for all 75 materials. When a change in product line changes the number of
raw materials needed, or when the required quantities of the existing materials change, the
444
Part 5:
Controlling
Copyright 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be copied, scanned, or duplicated, in whole or in part. Due to electronic rights, some third party content may be suppressed from the eBook and/or eChapter(s).
Editorial review has deemed that any suppressed content does not materially affect the overall learning experience. Cengage Learning reserves the right to remove additional content at any time if subsequent rights restrictions require it.
www.MyEbookNiche.eCrater.com

---

control system should be flexible enough to handle the revised requirements. The
expense associated with the alternative—designing and implementing a new control
system—would then be avoided. Champion’s control system, for example, included a mech-
anism that automatically shipped products to major customers to keep the inventories
of those customers at predetermined levels. The firm had to adjust this system when one of
its biggest customers decided not to stock the full line of Champion products. Because its
control system was flexible, though, modifying it for the customer was relatively simple.
Accuracy
Managers make a surprisingly large number of decisions based on inaccurate
information. Field representatives may hedge their sales estimates to make themselves look
better. Production managers may hide costs to meet their targets. Human resource man-
agers may overestimate their minority recruiting prospects to meet affirmative action goals.
In each case, the information that other managers receive is inaccurate, and the results of