Бошқармадаги низо

8.3. Ҳужжатларни сақлаш, уларни ташкилотлардан олиш ва
бериш қоидалари. 
Ижро этилган ҳужжатлар маълум бир тизимда сақланади. 
Ҳужжатлар йиғмажилдини гуруҳларга ажратишнинг энг кенг 
тарқалган белгилари қўйидагилар ҳисобланади: 
- номинал белги – бунда ҳужжатлар вазифасига ёки номига 
кўра (ҳисоботлар, мажлис баёнлари, далолатномалар, буйруқлар ва 
ҳоказо) бирлаштиради; 
- муаллифлик белгиси – ҳужжатлар муаллифлар (мажлис ва 
кенгаш мажлис баёнлари, фан-техника қўмитасининг қарори ва 
ҳоказо) бўйича бирлаштирилади; 
- хронологик белги – бунда ҳужжатлар календарь даврлари 
бўйича гуруҳланади (ойлар бўйича ҳисоботлар); 
- корреспонденция белгиси – бунда ҳужжатлар келиш 
манбалари (вазирликлар, президент аппарати ва ҳоказо билан 
ёзишмалар) га кўра бирлаштирилади; 
- географик белги - бунда ҳужжатлар бир шаҳар ёки туманда 
бўлган ташкилотлар бўйича гуруҳланади.
Юқорида баён этилган гуруҳлаш белгилари бир бириги 
мувофиқ бўлиши, яъни бир хил ҳужжатлар хронологик белгига, 
бошқалари эса номинал белгига кўра ҳужжатлар йиғмажилдларида 
жойлаштирилиши керак. Бундан ташқари, ҳар бир бўлинмада 
девонхонага топширмасдан доимий сақлашни талаб қиладиган 
ҳужжатлар учун йиғмажилдлар ажратиш керак. 
Ҳозирги даврда ҳужжатларни сақлаш икки турга бўлинади: 

горизонтал; 

вертикал. 
Горизонтал усулда ҳужжатлар устма-уст қўйилиб сақланади. 
Вертикал усулда эса йиғмажилдларни китобларга ўхшаб 
жавонларга тахлаб сақланади.
Йиғмажилдларнинг муқовасида уларни тез ва осон топиш учун 
рақам ва индекслар қўйиб чиқилади. Баъзан, муқоваларда, чапки 
паст бурчакдан бошлаб ўнг юқори бурчаккача диагоналига сигнал 

---

115 
чизиқчаси ўтказилади. Кўпинча бу чизиқчага рақам ва индекслар 
қўйилади. Агар шкафдан бирорта иш қоғози олинса, чизиқча бўлиб, 
бир каторда турган иш қоғозларнинг бузилганлиги кўриниб қолади. 
Йиғмажилднинг ичидан бирор бир ҳужжатнинг олиниши 
таъқиқланади. Аммо баъзи истисно ҳолларда раҳбарнинг ёзма ёки 
оғзаки рўхсати билан ҳужжатлар олиниши мумкин. Бу ҳоллар 
белгиланган шаклда вақтинчалик қўлланиши учун ҳужжатни бериш 
тўғрисида далолатнома тузилади. Бу тузилган далолатнома 
ҳужжатни қўлланиши учун олган ва қўлланиши учун берган 
корхоналарнинг гербли муҳрлари босилган бўлиши шарт. Бу 
далолатнома ҳужжат чиқарилган ерга қўйилади ва ҳужжат 
қайтарилгунга қадар уша ерда сақланади. Далолатнома ҳужжат 
қайтиши билан йўқ қилинади. Ҳужжатлар фақат ҳуқуқли 
кишиларгагина берилади ва муддати тугаган куни бўлинмалардан 
олиб чиқиб кетиш фақат раҳбар ходимнинг ёзма рухсати билан 
амалга оширилади.