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The Journalistic Philosophy of Deep Work Scheduling
In  the  1980s,  the  journalist  Walter  Isaacson  was  in  his  thirties  and  well  along  in  his  rapid  ascent
through the ranks of Time magazine. By this point, he was undoubtedly on the radar of the thinking
class. Christopher Hitchens, for example, writing in the London Review of Books during this period,
called him “one of the best magazine journalists in America.” The time was right for Isaacson to
write  a  Big  Important  Book—a  necessary  step  on  the  ladder  of  journalistic  achievement.  So
Isaacson chose a complicated topic, an intertwined narrative biography of six figures who played an
important  role  in  early  Cold  War  policy,  and  teamed  up  with  a  fellow  young  Time  editor,  Evan
Thomas,  to  produce  an  appropriately  weighty  book:  an  864-page  epic  titled  The  Wise  Men:  Six
Friends and the World They Made.
This book, which was published in 1986, was well received by the right people. The New York
Times called it “a richly textured account,” while the San Francisco Chronicle exulted that the two
young writers had “fashioned a Cold War Plutarch.” Less than a decade later, Isaacson reached the
apex of his journalism career when he was appointed editor of Time (which he then followed with a
second  act  as  the  CEO  of  a  think  tank  and  an  incredibly  popular  biographer  of  figures  including
Benjamin Franklin, Albert Einstein, and Steve Jobs).
What interests me about Isaacson, however, is not what he accomplished with his first book but
how he wrote it. In uncovering this story, I must draw from a fortunate personal connection. As it
turns out, in the years leading up to the publication of The Wise Men, my uncle John Paul Newport,
who was also a journalist in New York at the time, shared a summer beach rental with Isaacson. To
this day, my uncle remembers Isaacson’s impressive work habits:
It was always amazing… he could retreat up to the bedroom for a while, when the rest of us
were chilling on the patio or whatever, to work on his book… he’d go up for twenty minutes
or an hour, we’d hear the typewriter pounding, then he’d come down as relaxed as the rest of
us… the work never seemed to faze him, he just happily went up to work when he had the

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spare time.
Isaacson  was  methodic:  Any  time  he  could  find  some  free  time,  he  would  switch  into  a  deep
work mode and hammer away at his book. This is how, it turns out, one can write a nine-hundred-
page  book  on  the  side  while  spending  the  bulk  of  one’s  day  becoming  one  of  the  country’s  best
magazine writers.
I  call  this  approach,  in  which  you  fit  deep  work  wherever  you  can  into  your  schedule,  the
journalist  philosophy.  This  name  is  a  nod  to  the  fact  that  journalists,  like  Walter  Isaacson,  are
trained  to  shift  into  a  writing  mode  on  a  moment’s  notice,  as  is  required  by  the  deadline-driven
nature of their profession.
This approach is not for the deep work novice. As I established in the opening to this rule, the
ability  to  rapidly  switch  your  mind  from  shallow  to  deep  mode  doesn’t  come  naturally.  Without
practice, such switches can seriously deplete your finite willpower reserves. This habit also requires
a sense of confidence in your abilities—a conviction that what you’re doing is important and will
succeed.  This  type  of  conviction  is  typically  built  on  a  foundation  of  existing  professional
accomplishment. Isaacson, for example, likely had an easier time switching to writing mode than,
say, a first-time novelist, because Isaacson had worked himself up to become a respected writer by
this point. He knew he had the capacity to write an epic biography and understood it to be a key task
in his professional advancement. This confidence goes a long way in motivating hard efforts.
I’m  partial  to  the  journalistic  philosophy  of  deep  work  because  it’s  my  main  approach  to
integrating  these  efforts  into  my  schedule.  In  other  words,  I’m  not  monastic  in  my  deep  work
(though  I  do  find  myself  occasionally  jealous  of  my  fellow  computer  scientist  Donald  Knuth’s
unapologetic disconnection), I don’t deploy multiday depth binges like the bimodalists, and though I
am intrigued by the rhythmic philosophy, my schedule has a way of thwarting attempts to enforce a
daily habit. Instead, in an ode to Isaacson, I face each week as it arrives and do my best to squeeze
out  as  much  depth  as  possible.  To  write  this  book,  for  example,  I  had  to  take  advantage  of  free
stretches of time wherever they popped up. If my kids were taking a good nap, I’d grab my laptop
and lock myself in the home office. If my wife wanted to visit her parents in nearby Annapolis on a
weekend day, I’d take advantage of the extra child care to disappear to a quiet corner of their house
to write. If a meeting at work was canceled, or an afternoon left open, I might retreat to one of my
favorite libraries on campus to squeeze out a few hundred more words. And so on.
I  should  admit  that  I’m  not  pure  in  my  application  of  the  journalist  philosophy.  I  don’t,  for
example, make all my deep work decisions on a moment-to-moment basis. I instead tend to map out
when  I’ll  work  deeply  during  each  week  at  the  beginning  of  the  week,  and  then  refine  these
decisions, as needed, at the beginning of each day (see Rule #4 for more details on my scheduling
routines).  By  reducing  the  need  to  make  decisions  about  deep  work  moment  by  moment,  I  can
preserve more mental energy for the deep thinking itself.
In the final accounting, the journalistic philosophy of deep work scheduling remains difficult to
pull off. But if you’re confident in the value of what you’re trying to produce, and practiced in the
skill  of  going  deep  (a  skill  we  will  continue  to  develop  in  the  strategies  that  follow),  it  can  be  a
surprisingly  robust  way  to  squeeze  out  large  amounts  of  depth  from  an  otherwise  demanding
schedule.
Ritualize
An often-overlooked observation about those who use their minds to create valuable things is that
they’re  rarely  haphazard  in  their  work  habits.  Consider  the  Pulitzer  Prize–winning  biographer
Robert Caro. As revealed in a 2009 magazine profile, “every inch of [Caro’s] New York office is
governed by rules.” Where he places his books, how he stacks his notebooks, what he puts on his
wall, even what he wears to the office: Everything is specified by a routine that has varied little over
Caro’s long career. “I trained myself to be organized,” he explained.
Charles Darwin had a similarly strict structure for his working life during the period when he
was  perfecting  On  the  Origin  of  Species.  As  his  son  Francis  later  remembered,  he  would  rise
promptly at seven to take a short walk. He would then eat breakfast alone and retire to his study
from  eight  to  nine  thirty.  The  next  hour  was  dedicated  to  reading  his  letters  from  the  day  before,

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after which he would return to his study from ten thirty until noon. After this session, he would mull
over challenging ideas while walking on a proscribed route that started at his greenhouse and then
circled  a  path  on  his  property.  He  would  walk  until  satisfied  with  his  thinking  then  declare  his
workday done.
The journalist Mason Currey, who spent half a decade cataloging the habits of famous thinkers
and  writers  (and  from  whom  I  learned  the  previous  two  examples),  summarized  this  tendency
toward systematization as follows: