Banklar Biznes

Foydalanuvchilarning shaxsiy imtiyozlari

EDMS foydalanuvchilarining shaxsiy imtiyozlari, qoida tariqasida, tizimda ishlashning qulayligini ta'minlashga, ma'lum operatsiyalarni bajarishga ishonchni oshirishga qaratilgan. Shunday qilib, umumiy imtiyozlardan biri — interfeysning soddaligi va qulayligi. EDMS da ishlashni o'rganishga qancha kam vaqt sarflansa, tizim foydalanuvchilar tomonidan tezroq qabul qilinadi. U boshqa funktsional sohalarda ishlashga odatlangan sodda va qulay interfeyslar, elektron o'quv kursining mavjudligi, EDMSni ishga tushirish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi va boshqa sabablarga ko'ra uni rad etishga olib kelmaydi. yangi.

Foydalanuvchilar tomonidan kerak va norasmiy aloqa, ma'lum bir hujjatni o'zgartirish zarurligini muhokama qilish imkoniyati.

Boshqa foydalanuvchi afzalliklariga quyidagilar kiradi:

• 
  hujjatlar (jarayonlar) harakatini namoyish qilish, shu jumladan — grafik;
  
• 
  hujjat ijrosini tezkor nazorat qilish (qaysi bosqichda, qaysi xodimda, qog'oz nusxasi bor, kontragent shartnomani qaytarib berdimi, hamkasbi topshiriqni bajara boshladimi va hokazo);
  
• 
  shaxsiy, shaxsiy papkalarni tashkil etish (shaxsiy hujjatlarni saqlash, ularga hamkasblariga kirish huquqini moslashuvchanligi bilan ta'minlash);
  
• 
  ma'lum bir foydalanuvchining aniq vazifalarini bajarish uchun tizimni sozlash qobiliyati;
  
• 
  faqat ishchi uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni ko'rsatadigan ish stolini tashkil etish;
  
• 
  tizimga masofaviy kirish, bilan ishlash mobil qurilmalar.
  

Masalan, yuqoridagi hamma sanab o'tilgan talablar"1C: Hujjatlarni boshqarish" EDMS-ni qondiradi va iPad uchun 1C-KPD va iDecide kompaniyalarining birgalikdagi echimi sizga yo'lda va xizmat safarida hujjatlar bilan ishlash, mobil qurilmadan vazifalarni ko'rish va bajarish, ovozdan foydalanish imkoniyatini beradi. buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazishni soddalashtirish uchun grafik izohlar, bu esa qabul qilish echimlarini tezlashtiradi.

Elektron hujjat aylanish tizimlariga kompaniyadan tashqarida bo'lgan talablarni bilish va unga qo'yiladigan talablarni shakllantirish qobiliyati nafaqat kompaniya uchun eng maqbul tizimni tanlash, hujjat aylanishi va ularni boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish va optimallashtirish, balki — hujjatlar bilan jamoaviy ishlash uchun yagona axborot muhitini yaratish.

ROBOFOREX

Выигрывай реальные деньги!

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Hujjatlar bilan ishlashning zamonaviy avtomatlashtirilgan texnologiyalarining keng tarqalishi tufayli elektron shakl 2013 yilda Federal arxiv agentligining buyrug'i bilan ish yuritish va arxiv ishlari sohasida ikkita etakchi ilmiy muassasa - Rossiya davlati gumanitar universitet(RGGU) va yozuvlarni boshqarish va arxivlashtirish bo'yicha Butunrossiya tadqiqot instituti (VNIIDAD) - elektron hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish bo'yicha ko'rsatmalar tayyorlash uchun bir qator ilmiy loyihalar amalga oshirildi.

Ushbu loyihalarning ba'zilari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• 
  "Uchun arxiv va hujjatli funktsional talablar axborot tizimlari jarayonda elektron hujjat aylanishini ta'minlash ichki faoliyat federal ijro etuvchi organlar »(VNIIDAD).
  
• 
  « Qiyosiy tahlil doimiy (uzoq muddatli) elektron hujjatlarning fayl formatlari ”(RGGU).
  
• 
  "Tashkilotlar arxivida elektron arxiv hujjatlarini olish, hisobga olish va saqlashni tashkil etish bo'yicha tavsiyalar" (VNIIDAD).
  
• 
  "Davlat va shahar arxivlarida elektron arxiv hujjatlarini sotib olish, hisobga olish va saqlashni tashkil qilish bo'yicha tavsiyalar" (VNIIDAD).
  
• 
  "Arxiv zaxiralarini elektron shaklda to'plash va ularni davlat va shahar arxivlarining axborot infratuzilmasiga qo'shilishi" (VNIIDAD).
  

Eng katta hajmdagi hujjat VNIIDAD tomonidan "Federal ijro etuvchi organlarning ichki faoliyati jarayonida elektron hujjat aylanishini ta'minlaydigan axborot tizimlariga arxiv va hujjatli funktsional talablar" tomonidan tayyorlangan (keyingi o'rinlarda - Talablar). Bu ofis ishchilari uchun ham, elektron ofis ishi va hujjatlarni boshqarish (EDMS) tizimlarini joriy qiladigan yoki sozlaydigan AT bo'limlari xodimlari uchun ham eng katta qiziqish uyg'otadi va biz ushbu maqolada ko'rib chiqamiz.

Ushbu hujjatning chiqarilishi juda muhim: elektron hujjat aylanish tizimlari qariyb yigirma yildan beri ishlatilganiga qaramay, yaqin vaqtgacha elektron hujjat aylanishi tizimlariga (EDMS) asosiy talablarni belgilaydigan yagona mahalliy hujjat vazirlikning buyrug'i edi Rossiyaning Telekom va ommaviy kommunikatsiyalarining 2011 yil 2 sentyabrdagi 221-sonli "Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining elektron hujjat aylanishining axborot tizimlariga qo'yiladigan talablarni tasdiqlash to'g'risida, boshqa narsalar qatori, cheklangan tarqatish bo'yicha rasmiy ma'lumotlarni qayta ishlash zarurligini hisobga olgan holda. ushbu tizimlar ». Ushbu hujjat juda qisqa (6 bet) va EDMS uchun eng umumiy talablarni o'z ichiga oladi. EDMS faqat institutsional tizim sifatida ishlatilgan bo'lsa-da, ularning xilma-xilligi va bir-biriga mos kelmasligi jiddiy muammo emas edi. Ammo yagona axborot makoniga o'tish boshlanishi bilan idoralararo elektron hujjat aylanishini tashkil etish, EDMSni birlashtirish, ularning hujjatlar almashinuvi, elektron shovqin va arxivni saqlash milliy tizimlari bilan muvofiqligini ta'minlash zaruriyati birinchi o'ringa chiqadi. GOST R 53898-2010 «Elektron hujjat aylanish tizimlari. Hujjatlarni boshqarish tizimlarining o'zaro ta'siri. Elektron aloqa uchun talablar ", ammo VNIIDAD tomonidan ishlab chiqilgan EDMS uchun arxiv va hujjatli talablar juda dolzarbdir.

Talablar federal ijro etuvchi organlarga mo'ljallangan, ammo San'atga muvofiq. 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli Federal qonunining 11-bandi "Axborot to'g'risida, axborot texnologiyalari va axborotni muhofaza qilish to'g'risida "boshqa davlat organlari va organlariga murojaat qilish mahalliy hukumat... Tijorat tashkilotlari EDMSni o'z xohishiga ko'ra tashkil qilish huquqiga ega, ammo mamlakatimizda davlatning rolini hisobga olgan holda, odatda barcha katta va o'rta tijorat tashkilotlari bilan o'zaro hamkorlik qilish qulayligi uchun davlat tomonidan belgilangan qoidalarga asoslanadi davlat organlari.