|
M a’lum otlar jam lanm asi.
Firmaning mahsulot yoki xizm atlar
ishlab chiqarishiga qarab uning har bir xatti-harakati haqida tegishli
m a’lumotlar yozuvi b o ‘ladi. Odatda tashqi atrofga tegishli firma
xatti-harakatlari u ishlab chiqaradigan operatsiya sifatida alohida
ajralib turadi.
M a’Iumotlarni qayta ishlash.
Firma faoliyatini aks ettiruvchi
m a’lumotlardan axborotlam i yaratish uchun quyidagi turdagi
operatsiyalardan foydalaniladi:
• tasniflash yoki guruhlash. Boshlang'ich m a’lumotlar odatda
bir yoki bir nechta ramzlardan tashkil topgan kodlar k o‘rinishiga ega
b o ‘ladi. O byektlam ing ayrim belgilarini ifodalovchi bu kodlar
yozuvlam i aynan o'xshatish (identifikatsiyalash) va guruhlash uchun
foydalaniladi;
• yozuvlar izchilligini tartibga solishga yordam beruvchi sort-
lash;
40
• arifmetik va mantiqiy operatsiyalami o‘z ichiga olgan
hisoblashlar. Ma’lumotlar ustidan bajariladigan bu operatsiyalar
yangi ma’lumotlami olish imkonini beradi;
• ma’lumotlar hajmini kamaytirish uchun xizmat qiluvchi va
yakuniy yoki o'rta qiymatlar hisob-kitobi shaklida amalga
oshiriluvchi yiriklashtirish yoki agregatlashtirish.
Ma’lumotlarni saqlash.
Operatsiyaviy faoliyat darajasidagi
ko‘pgina ma’lumotlami keyinchalik foydalanish uchun yoki bu erda,
yoki boshqa darajada saqlash zarur. Ulami saqlash uchun av
tomatlashtirilgan ma’lumotlar bazasi yaratiladi.
Hisobotlarni yaratish.
Ma’lumotlami qayta ishlash axborot-
kommunikatsiya texnologiyalarida firma rahbariyati va xodimlari,
shuningdek tashqi sheriklar uchun hujjatlar va hisobotlar yaratish
lozim. Bunda hujjatlar so‘rov bo'yicha yoki firma o'tkazgan
operatsiya munosabati bilan ham, davriy jihat bo'yicha har bir oy,
kvartal yoki yil oxirida ham yaratilishi mumkin.
Axborot-kommunikatsiya texnologiyalarini boshqarishdan aso
siy maqsad, qarorlami qabul qilish jarayonlariga aloqasi bo'lgan
firma barcha xodimlarining axborot ehtiyojlarini qondirishdir. U
boshqarishning istalgan darajasida foydali bo'lishi mumkin.
Boshqaruvning zamonaviy axborot-kommunikatsiya texnolo
giyalarini turli funktsional tizimostilar xodimlari yoki firma
boshqaruv darajalarining mos axborot ehtiyojlarini qondirishga
risoladagidek to'g'ri keladi. Ular yetkazib beradigan axborot
firmaning o'tmishi, hozirgi va ehtimoldagi kelajagi haqida ma’
lumotlami saqlaydi Bu axborot doimiy yoki maxsus boshqaruv
hisobotlari turlariga ega.
Boshqaruv nazorati darajasida qarorlar qabul qilish uchun
axborot agregatlashtirish ko'rinishida shunday taqdim etilishi
kerakki, unda ma’lumotlar o'zgarishi tendensiyalari, yuzaga kelgan
chetga chiqishlar sabablari va ehtimoliy qarorlar ko'rib chiqilsin. Bu
bosqichda ma’lumotlami qayta ishlashning quyidagi vazifalari hal
etiladi:
• boshqaruv obyekti rejalashtiriladigan ahvolini baholash;
• rejalashtiriladigan ahvoldan chetga chiqishlami baholash;
• chetga chiqishlar sabablarini aniqlash;
• bo'lajak qaror va xatti-harakatlaming tahlili.
41
Boshqaruvning axborot-kommunikatsiya texnologiyalari xilma-
xil turdagi hisobotlami yaratishga yo'naltirilgandir.
Doimiy
hisobotlar belgilangan grafikka muvofiq yaratiladi, bu
grafik ulami yaratish vaqti, masalan, kompaniya savdo-sotig‘ining
oylik tahlilini belgilaydi.
Maxsus
hisobotlar boshqaruvchilar so‘rovlari bo‘yicha yoki
kompaniyada biror-bir rejalashtirilmagan hodisa ro‘y berganda
yaratiladi. Hisobotlaming u turi ham, bu turi ham yakunlovchi,
qiyosiy va favqulodda hisobotlar shakliga ega bo‘lishi mumkin.
Qiyosiy
hisobotlar turli manbalardan olingan yoki turli
belgilariga ko‘ra tasniflangan va qiyoslash maqsadlari uchun
foydalaniladigan ma’lumotlami o‘z ichiga oladi.
Favqulodda
hisobotlar istisno tariqasidagi ma’lumotlami qam
rab oladi.
Ofisni avtomatlashtirish (2.7-rasm) xodimlar kommunikatsiya-
sining mavjud an’anaviy tizimini (majlislar, telefon qo‘ng‘iroklari
va buyruqlar) almashtirmaydi, faqat uni to‘ldiradi.
Boshqaruvni qo‘llab-quwatlash uchun hisobotlardan foyda
lanish chctga chiqishlar bo‘yicha boshqarish deb ataladigan narsani
amalga oshirishda ayniqsa samaralidir.
Chetga chiqish bo‘yicha boshqaruv shuni ko‘zda tutadiki,
menejer oladigan ma’lumotlar asosan mazmun jihatdan firma
xo‘jalik faoliyati ahvolining o‘matilgan standartlardan (masalan,
rejalashtirilgan ahvoldan) chetga chiqishini o‘zida aks ettirmog‘i
lozim. Firmada chetga chiqishlar bo‘yicha boshqaruv tamoyillardan
foydalanishda
yaratilayotgan
hisobotlarga
quyidagi
talablar
qo'yiladi:
a) hisobot chctga chiqish ro‘y bergandagina yaratilishi mumkin;
b)hisobotdagi ma’lumotlar mazkur chetga chiqish ko‘rsatkichi
uchun tanqidiy ahamiyatiga ko‘ra tartiblashtirilishi kerak;
v)barcha chetga chiqishlami iloji boricha birgalikda ko‘rsatish,
chunki menejer ular o‘rtasidagi mavjud aloqani bilishi kerak;
g)hisobotda me’yordan miqdoriy chetga chiqishni ko‘rsatish
lozim;
Dasturiy ta’minot yordamida ma’lumotlar bazasidagi narsalar
tashkilotda qaror qabul qilishda ishtirok etuvchi mutaxassislarga
tegishli davriy va maxsus xisobotlarda o‘zgaradi. Ko‘rsatilgan
42
axborotlami olish uchun foydalaniladigan ma’lumotlar bazasi ikki
elementdan tashkil topishi lozim:
• firma olib boradigan operatsiyalami baholash asosida jam-
lanadigan ma’lumotlar;
• boshqaruv (firma bo‘linmasi) obyektining rejalashtirilgan
ahvolini belgilovchi rejalar, standartlar, byudjetlar va boshqa
me’yoriy hujjatlar.
Avtomatlashtirish tarixan ishlab chiqarishda boshlangan va
so‘ngra ofisga tarqalgan, boshida faqat mayda-chuyda kotibalik
ishini avtomatlashtirish maqsadiga ega bo‘lgan. Kommunikatsiya
vositalari rivojlangan sari ofis texnologiyalarini avtomatlashtirish
mutaxassis va boshqaruvchilami qiziqtirib qoldi, ular bunda o‘z
mehnati mahsuldorligini oshirish imkoniyatini ko‘rdilar.
Bu tizimlar birgalikda foydalanilib, boshqaruv mehnatini oqi-
lona avtomatlashtirish va boshqaruvchilami axborot bilan ta’-
minlashga intiladi.
Avtomatlashtirilgan ofis firma boshqaruvining barcha dara-
jadagi menejerlari uchun faqat xodimlar ichki firma aloqasini
qo‘llab-quvvatlashi uchungina emas, balki ularga tashqi muhit bilan
yangi kommunikatsiya vositalarini taqdim etishi jihatidan ham
diqqatni o‘ziga tortadi.
Ofisli avtomatlashtirilgan texnologiyalar boshqaruvchilar, mu-
taxassislar, kotibalar va xodimlar tomonidan foydalaniladi, ular
ayniqsa muammolami guruhiy hal etish uchun e’tiborga loyiq. Ular
kotiblar va xodimlar mehnati unumdorligini oshirishga va oshib
borayotgan ish hajmini tezkor ravishda bajarishga imkon beradi.
Biroq bu afzalliklar muammolami hal etish uchun qurol sifatida
ofisni avtomatlashtirib foydalanish imkoniyatiga qiyoslanganda
ikkinchi darajalidir. Ancha takomillashgan kommunikatsiyalar
tufayli menejer qabul qiladigan qarorlaming yaxshilanishi firma
iqtisodiy va moliyaviy o‘sishini ta’minlaydi.
Hozirgi paytda ofisni avtomatlashtirish texnologiyalarini ta’-
minlovchi kompyuter va nokompyuter texnik vositalar uchun bir
nechta o‘nlab dasturiy mahsulotlar ma’lum: matnli protsessor,
jadvalli protsessor, elektron pochta, elektron kalendar, audiopochta,
k-ompyuterli, telekonferentsiyalar, videomatn, tasvirni saqlash,
43
shuningdek boshqaruv faoliyatining m axsus dasturlari: hujjatlam i
yuritish, buyruqlarni ijro etish uchun nazorat v a boshqalar kiradi.
Tashqi muhit va
axborot tizimlaridan
olinadigan axborotlar
Do'stlaringiz bilan baham: | 
