Arxivlarning tuzilishi Reja: I. Kirish II. Asosiy qism

2.2. Arxiv katologi va ularning turlari. Arxiv hujjatlarining tavsiflari, davlat arxivlarining yo’l ko’rsatkichlarini tuzish va ularni nashrga tayyorlash
Kataloglar haqidagi tushuncha
Katalog arxiv ma’lumotnomalarining bir turidir. Unda hujjatlar haqidagi (kartochkalarga yozilgan) axborotlar mavzular, tarmoqlar bo’yicha guruhlashtirilgan bo’ladi. Kataloglar alohida bir fondga, arxivning barcha fondiga, bir necha arxivlarga va xatto respublika davlat arxiv fondiga tuzilishi mumkin. Katalog fondlararo, arxivlararo ma’lumotnoma hisoblanadi. U arxiv ma’lumotnomalari orasida muhim o’rin tutadi. Kataloglar bir arxivning fondlari to’risida, shuningdek bir necha arxivlarda saqlanayotgan hujjatlar tarkibi va mazmuni haqida to’la ma’lumotlar olish imkonini beradi. Arxivlarda kataloglar arxiv ilmiy ma’lumotnoma apparatining tarkibiy qismi hisoblanadi.
Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish
Xar bir davlat arxivida hujjatlarni kataloglashtirish ishlari amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish deganda kataloglar tuzish jarayonida bajariladigan barcha ishlar, ya’ni kataloglarni tuzish tarh (sxema) larini ishlab chiqish, hujjatlarni topish, tanlab olish, bayon qilish, shuningdek kataloglar turlarini, ularni tuzish usullarini aniqlash ishlari nazarda tutiladi. Muammoli savol: Arxiv hujjatalrini kataloglashtirishning asosiy qoidalari nimalardan iborat?
Kataloglar o’ziga xos tuzilishga egadir. Odatda kataloglar tuzish jarayonida hujjatlar haqidagi ma’lumotlar, tarmoqlar, mavzular, familiyalar yoki sanalar bo’yicha joylashtirilib, ularning har biri katalogning alohida bo’limi yoki bo’lagini tashkil etadi.
Kataloglar tuzilishini hujjatlar haqidagi axborotlar turkumi tarhlari belgilaydi. Hujjatlar xakidagi axborotlarni turkumlash tarhi yozma yoki grafikali hujjatdir. Tarh ma’lum mantiq bilan joylashtirilgan va hujjatlardan olingan axborotlarni shu bo’laklar bo’yicha joylashtirishga muljallangan katalogning turkum bo’laklari ro’yxatidir. Mana shu tarh orkali hujjatlarni o’rganish, kartochkalarga bayon qilish va kartochkalarni katalogda joylashtirish amalga oshiriladi. Katalogning turkum tarhi hujjatlarni topish, bayon qilish ishlaridan oldin tuziladi. Tarh bo’laklari ma’lumotnoma tuzuvchilar, mutaxassislar ishtirokida aniqlanadi va belgilanadi. Turkum tarhi qancha to’la, mukammal, chuqur ishlangan bo’lsa, hujjatlar mazmunini shuncha aniq ochib berish imkoni tugiladi.
Hujjatlar haqidagi axborotlar katalogda kartochkalarga yozilib, joylashtiriladi. Kartochkalarda bayon qilingan axborotlar ayrim hujjat, bitta yig’ma jild yoki bir-biriga o’xshash bir guruh yig’majildlarga tegishli ma’lumotlarni o’z ichiga oladi. Shu bilan katalog kartochkalaridagi ma’lumotlar yig’majildlar ro’yxatidagi ma’lumotlardan farq qiladi. Ma’lumki, ro’yxatda bitta yig’majildga tegishli ma’lumot beriladi. Katalog yig’majildning ichidagi ayrim hujjatlar to’g’risida ham ma’lumot beradi. Katalogning ro’yxatdan ustun tomoni ham shundadir. Katalogning asosiy bulagi rubrika - sarlavha qismidir. Bu qismda aniq masalaning nomi, shaxsning familiyasi, sana to’g’risida hujjatdagi ma’lumotlar bo’ladi. Katalog kartochkasida shu hujjatning manzili ham yozilgan bo’ladi. Tadkiqotchini shu masala yoki familiya qiziqtirsa, hujjat manzilini yozib olib, arxivdan tezda topib foydalanishi va tadqiq qilishi mumkin bo’ladi.