Advanced Technology Environmental and Energy Center

Facilities Maintenance: Supplies
A simple recordkeeping system helps to maintain adequate stores of supplies. Don’t wait for 
inventory time; some materials have a limited shelf life. Determine how often you will need to 
purchase these materials so that you use them before they pass their expiration date and new 
supplies arrive before the old stock runs out.
Chemical materials should arrive with a Material Safety Data Sheet (MSDS). If not, contact the 
manufacturer, since OSHA requires MSDS to be accessible to all staff and students.
Develop written procedures for handling chemicals that include but are not limited to: 
•
Proper storage (flammables in storage cabinets), 
•
Prevention of hazardous exposures, 
•
Disposal of waste materials, and 
•
Response to emergencies. 
Train staff and students to follow established procedures. Label materials and post National Fire 
Protection Association (NFPA) hazard warning signs on doors of each area where hazardous 
materials are used or stored. 
Facilities: Security 
Plans for security maintenance should also be developed. All equipment should be assigned to 
responsible individuals who are properly instructed in maintenance and operational procedures. 
Control access by unauthorized persons to hazardous or potentially dangerous situations, install fire 
detection and suppression equipment, and plan response procedures for emergency situations. 

---

40 Supplementary Resources 
Facilities: Staff Training 
A simple recordkeeping system helps to maintain adequate stores of supplies. Don’t wait for inventory 
time; some materials have a limited shelf life. Determine how often you will need to purchase these 
materials so that you use them before they pass their expiration date and new supplies arrive before 
the old stock runs out.
Chemical materials should arrive with a Material Safety Data Sheet (MSDS). If not, contact the 
manufacturer, since OSHA requires MSDS to be accessible to all staff and students.
Develop written procedures for handling chemicals that include but are not limited to: 
• Proper storage (flammables in storage cabinets), 
• Prevention of hazardous exposures, 
• Disposal of waste materials, and 
• Response to emergencies. 
Train staff and students to follow established procedures. Label materials and post National Fire 
Protection Association (NFPA) hazard warning signs on doors of each area where hazardous 
materials are used or stored.