Acca financial Accounting (FA) Study Text ac ca (FA)

Chapter 3 

KAPLAN PUBLISHING

41 

The flow of information from the initial transaction to the financial statements is 

illustrated as follows: 

Books of prime entry  

The ledger accounts of a business are the main source of information used to 

prepare the financial statements. However, if a business were to update their 

ledgers each time a transaction occurred, the ledger accounts would quickly 

become cluttered and errors might be made. This would also be a very time 

consuming process. 

Example – Ford Motor Company 

According to their 2011 annual report Ford sold 5.695 million vehicles in 

2011 (2.686 million in the US alone). Ford would need to record 15,603 

transactions per day for a full 365 days per year if it was to record every 

single sale in their accounting ledgers! That does not even take into 

account their associated purchases and payroll transactions! That is a 

considerable volume of transactions to record in one set of accounts. 

To avoid this complication, all transactions are initially recorded in a book of 

prime entry. This is a simple note of the transaction, the relevant customer/ 

supplier and the amount of the transaction. It is, in essence, a long list of daily 

transactions. 

---