5-мавзу тайм-менежмент: ЎҚиш ва ишда вақтни самарали бошқариш усуллари мавзунинг асосий масалалари

5-МАВЗУ
ТАЙМ-МЕНЕЖМЕНТ: ЎҚИШ ВА ИШДА ВАҚТНИ САМАРАЛИ БОШҚАРИШ УСУЛЛАРИ
Мавзунинг асосий масалалари
1. Вақтнинг ҳуқуқшунос ҳаёти ва меҳнат фаолиятидаги аҳамияти.
2. Вақтни бошқариш кўникмаси ва ундан фойдаланишнинг афзалликлари.
3. Вақтдан унумли фойдаланишнинг амалий усуллари.
4. Тайм-менежмент бўйича муҳим тавсиялар.
Зарурий адабиётлар:
Mualliflar jamoasi. Shaxsiy rivojlanish. Darslik. – Т.: ТДЮУ, 2019. 105-119 b.
Полли Берд. Тайм менежмент. Гранд Файр пресс. Москва, 2004.
Анна Лакейн. Исскуства успевать. Перевод Ю. Емельянов, Н. Емельянова. «ФАИР», Москва, 1996.
Successful time-management. MTD Training. 1-st edition, London, 2010.
Юсупова Н. Тайм менежмент. Вақтни бошқариш санъати. – Т.: «Янги аср авлоди», 2009. 42-55 б.
Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2019. 45-78 с.
1. Вақтнинг ҳуқуқшунос ҳаёти ва меҳнат фаолиятидаги аҳамияти
Япониядан келган ўқитувчи ўзбекларнинг вақтга муносабати хусусида шундай дейди: “Сизларда ёшлар ҳам, катта ёшлилар ҳам автобус ёки поездда кетаётганда деразадан ташқарига беҳуда қараб, вақтни бекор ўтказар экансиз. Японияда шундай вазиятларда аксарият одамлар доимий мутолаа қиладилар”. Ўйлаб кўрсак, балки Япониянинг тараққиёти сирларидан бири айнан вақтни қадрига етишганидадир. Бизнинг жамиятда эса бу масалага унчалик ҳам эътибор берилмаслиги ривожланган давлатлардан орқада эканимизнинг сабабларидан бири бўлса керак, деган фикр уйғониши ҳам табиий.
Вақт бу – пул. Бу ибора ҳеч ким учун янгилик эмас ва ҳаммага болаликдан таниш. Тўғриси, вақт пулдан қимматлироқ ва муҳимроқдир.
Яқин йиллардан бери ривожланган мамлакатлар ўз тасарруфидаги корхона, ташкилот ва уюшмаларнинг ҳисоб-китоблари ва шахсий ташкилотчилик муаммолари учун алоҳида вақт ажратмоқдалар.
Тан олиш керакки, биз бу борада ҳам ривожланган мамлакатлардан анча ортдамиз. Муаммомиз – ишга жиддий ёндашмаслигимиздадир. Масалан, ҳатто замонамизнинг тадбиркори ҳисобланган кишиларда ҳам ишга, тадбирга, учрашувга улгура олмаслик оддий ҳол ҳисобланади.
Ҳозирги даврга келиб вақтни бошқариш ёки вақтдан унумли фойдаланишга эътибор кучайди. Замонавий ҳуқуқшунос тимсолида унинг олий маълумоти, компьютер ва Интернет сайтларидан фойдалана олиши, кенг қамровли билими етарли эмас. Буларга қўшимча равишда ҳуқуқшунос теран фикрли, узоқни кўра оладиган ва қимматли вақтини тежай биладиган бўлиши зарур.
Аввало шуни таъкидлаш керакки, вақтни тўғри бошқариш бўйича шу соҳа мутахассислари томонидан ягона тўхтамга келган ечим мавжуд эмас. Лекин умумий тавсия ва қоидалар тизими ишлаб чиқилганки, уларни қўллаш орқали юристлар вақтдан унумли фойдаланиш бўйича сезиларли муваффақиятга эришиш мумкин.
Вақтни унумли бошқариш жараёни аксар ҳолларда қуйидаги қисмлардан иборат бўлади:
· Ишлаш қобилияти ва ҳис-туйғуни бошқариш;
· Мақсадни тўғри режалаштириш;
· Вазифаларни белгилаш ва амалга ошириш;
· Олдиндан қўйилган мақсадга эришиш;
· Хулоса чиқариш.
Замонавий дунёда вақтнинг қадрига етиш, ўз мақсади йўлида уни тўғри тақсимлаш ва асосийси – вақти бўйича белгиланган ишлар режасини амалга ошириш долзарб масала ҳисобланади. Жамиятда ҳамма кишилар ҳам вақтни бошқариш кўникмасини ўзлаштириша олмайди. Шундай кўникмага эга бўлиб, ундан фойдаланганлар эса муваффақиятга эришадилар. Бошқача қилиб айтганда, вақтни унумли бошқариш учун аниқ бир мақсад ва ўз устида ишлаш лозим бўлади.
Кўпгина кишиларда режалаштирилган ишларга улгурмаслик ишларни кейинга суриш билан изоҳланади. Керакли ишни орқага суриб, яъни ҳамма учун зарур бўлган ишни бажармасдан Telegram, WhatsApp, Facebook ёки бошқа ижтимоий тармоқларда беҳуда ишлаш, телевизор кўриш ва ҳоказо кишини чалғитадиган нарсаларга ўз вақтини сарфлаш одатий ҳолга айланиб улгурмоқда.
Ҳолбуки, вақт – инсонга, хусусан, ҳуқуқшуносларга муайян бир мақсадларга эришиш, ўз шахсий карьерасини яратиш учун тақдим этилган энг катта ресурс. Шахсий муваффақиятларга эришишнинг энг асосий омили вақтни тўғри тақсимлашдир.
2. Вақтни бошқариш кўникмаси ва ундан фойдаланишнинг афзалликлари
Энди вақтни бошқариш кўникмасининг сиз – бўлғуси ҳуқуқшунос учун афзалликлари ҳақида тўхталсак. Вақтни бошқариш орқали, аввало, иш самарадорлигининг ўсишига эришилади. Натижада, сизда бошқа шахсий ишлар, интеллектуал ривожланиш ёки ҳордиқ учун қўшимча вақт пайдо бўлади. Вақтни доимий бошқариш эришилаётган самарадорлик оқибати сифатида муваффақиятга замин яратади.
Ҳуқуқшунос иш фаолияти ва ҳаётида муваффақиятга эришиши учун, аввало, ўзининг ҳаётий мақсадини белгилаб олиши лозим. Чунки вақтни бошқариш ва ундан фойдаланишда мақсадга эришиш мўлжалига қаратилган эътибор барча ҳаракатларнинг асоси бўлиб хизмат қилади.
Шу ўринда бошқарув соҳасида машҳур мутахассис Стивен Ковининг машғулотларидан бирини эслаш жоиз. Бу машғулотда у стол тагидан 5 литрли шаффоф идишни олади ва муштдек келадиган бир неча тошларни олдига қўйиб: «Нима деб ўйлайсиз, шу тошлардан нечтаси бу идишга сиғаркан?», деб сўрайди. Турли фикрлар айтилгач, идишга бир нечта тошни солиб тўлдиради. Кейин: «Энди идиш тўлдими?», деб сўрайди. Ҳамма унга тикилиб: «Албатта», дейишади. Шундан кейин идишга шағал солади. Стивен яна: «Энди идиш тўлдими?», деб сўрайди. Бу сафар ҳам улар «Энди, шубҳасиз, тўлди», деб жавоб беришади. «Яхши», дейди у ва идишга қум тўкади, табиийки, қум ҳам тезда тош ва шағал ораларига сингиб кетади. Стивен яна сўрайди: «Энди идиш тўлдими?» «Бу сафар аниқ тўлди, энди унга ҳеч нарса солиб бўлмайди», дейишади аудиторияда ўтирганлар. Инструктор идишга бир литр сувни ҳам қуяди. «Хўш, буларнинг ҳаммаси нимани билдиради?», деб сўрайди у ниҳоят. Турли фикрлар айтилади. «Тўғри, ҳаётда доимо бўшлиқ мавжуд, уни тўлдириш учун ишлаш лозим бўлади, — дейди Кови. — Бу тажрибанинг бошқа муҳим жиҳати ҳам борки, агар мен биринчи бўлиб катта тошларни солмасам, идишда уларга жой қолмасди». Ҳикояда айтилган муштдек катта тошлар бизнинг катта ҳаётий мақсадларимиз. Биз аввал уларни идишга жойламасак кўзлаган мақсадимизга ета олмай қоламиз.
3. Вақтдан унумли фойдаланишнинг амалий усуллари
Мақсадларни амалга ошириш жараёнини олдиндан тартиблаштириш муҳим аҳамиятга эга.
Аввало, муҳим ҳисобланган ҳамма вазифаларни қоғозга бирма-бир ёзиш ва режалаштириш лозим. Сиз буни компьютер ёки мобил телефонда эмас, қўлда қоғозга ёзинг. Бу жараённи яқинроқ ҳис қилиш имконини яратади. Хотирада эслаб қоламан, дея уринманг. Чунки хотирада ишларни режалаштириб уларни эслашга вақт ва кучингизни сарфлайсиз, қолаверса, айрим ишлар эсингиздан чиқиб қолиш эҳтимоли ҳам катта. Бундай ҳолатда ишнинг даражаси муҳим аҳамиятга эга эмас. Уларни имкон қадар тўғри белгилаб чиқиш мақсадга мувофиқ. Шу ўринда вазифаларни белгилаётганда уларнинг ҳар бирига кетадиган вақтни қандай тақсимлаш мумкинлиги тўғрисида савол пайдо бўлади. Масалан, олти йилдан сўнг хусусий адвокатлик фирмаси ташкил қилмоқчисиз. Шу мақсад йўлида қандай ишларни бажариш талаб этилади? Умумий жараённи йиллар, ойлар ва ҳафталарга, ҳатто кунларга тақсимлаган ҳолда чамалаб кўринг.
Иш режаларининг муддатини белгилашни ҳар бир инсон ўзи мустақил амалга ошириши мумкин. Агар сиз вақтни унумли бошқариш жараёнини энди бошламоқчи бўлсангиз, энг ишончли йўл – ҳамма режаларингизни келаётган ҳафтага киритишдир.
Яқин орада қилиниши керак бўлган ишларингизни шундай режалаштирингки, энг зарур деб топган вазифани олдинга қўйинг. Қолган ишларни ҳам ўз ўрнида муҳимлигига кўра тартиблаштиринг. Ҳар бир вазифани қоғозга тушириб, сўнгра бир неча саволларга жавоб беринг:
- Бу ишни қилишим кераклигига асосий сабаб нима?
- Қандай сабаб билан мен бу ишни қилмасам бўлади?
- Бу вазифани вақтида бажарсам, қандай фойда кўраман?
- Бу ишни ортга сурсам ёки умуман бажармасам бунинг қандай ёмон оқибатлари бўлади?
Ишларингизни муҳимлиги ва бажариш муддати бўйича таснифланг.
Ҳар бир кун ичида ортга суриб бўлмайдиган ва ўша кун учун муҳим ишлар бўлади. Уларни жадвалга солиш орқали тартиблаштириш мумкин. Мазкур жадвал Эйзенхауэр матрицаси деб номланади.
Жадвал бўйича бажарилиши лозим бўлган вазифаларни тартиблаштиргандан сўнг режалаштирилган ишларни ўз вақтида уддалаш, агар бунга муайян сабаблар тўсқинлик қилса, ўша кун давомида барибир бажариш лозим. Ўзингиз белгилаган иш якунланмагунича қатъийлик билан ўз-ўзингизни назорат қилиб, бошқа нарсаларга чалғимасдан, ирода кўрсатиб шахсий режангизни амалга оширишингиз керак.
Жамиятда кишилар ўзаро муносабатда бўлишар экан, бир-бирларининг ёрдамига эҳтиёж сезишади. Бир киши ҳамма нарсани ўзи, ҳеч кимнинг ёрдамисиз амалга ошириши деярли имкони йўқ вазифа. Шунинг учун кишилар бирон ишни бажаришда ўзлари тушунмаган ёки бажара олиш имкони бўлмаган ҳолатда бошқаларга мурожаат қилишига тўғри келади. Вақтни бошқариш жараёнида биз мана шу ҳолни ҳам инобатга олишимиз керак. Яъни, биздан кимдир кўмак сўраб маълум бир вақтни ажратишга тўғри келса, бу масалани чуқур ўйлаб, кейин розилик берган маъқул. Бошқача айтганда, биз ўз вақт режимимиз ва имкониятимиз доирасидан ташқаридаги “илтимос”ларга “ЙЎҚ” деган жавобни бера олишимиз керак. Бу жавоб бизнинг бироз худбинлигимизни кўрсатса-да лекин вақтимизни унумли ишлатишнинг сирларидан бири ҳисобланади. Бошқалар учун “ҲА” дейишингиз шахсий ишларингизга кам вақт қолишига ва белгиланган режадаги вазифаларнинг қолиб кетишига, уларни бажариш учун кучингизнинг камайишига олиб келади.
“Йўқ” дейишингиз қандай қилиб вақтингизни тежайди?
Биринчидан, бошқаларнинг сизнинг шахсий ҳаётингизга алоқаси бўлмаган ва улар манфаати ва хоҳиши йўлида бажаришингиз керак бўлган, сиз учун зарур бўлмаган ишидан қутуласиз.
Ҳолбуки, аввало ўзингизнинг шахсий мақсад ва вазифаларингизга тегишли ишларингиз ҳақида қайғуриб, уларни амалга оширишингиз керак. Бошқаларнинг мақсади йўлидаги ишларни қачонки сизда ортиқча вақт, хоҳиш ва куч бўлгандагина бажаришингиз тўғри бўлади. Бировга “йўқ” дейиш ҳеч кимга ёрдам бермаслик кераклигини англатмайди. Бироқ “илтимос”лар ўз ишларингизни иккинчи планга туширмаслиги шарт.
Иккинчидан, бу ҳол сизда бошқаларнинг иши учун ортиқча кўнгилчанлик натижасида айбдорлик ва босим ҳиссини пайдо қилиши мумкин. Охир-оқибатда “йўқ” дейиш билан сиз ўз диққатингизни ўзингиз учун муҳим бўлган вазифаларни бажаришга қаратиш имкониятини яратасиз.
Оралиқ вақт деган тушунча ҳам ғоят муҳим.
Қандай вақтни оралиқ вақт сифатида тушунишимиз керак? Одатда бизда деярли ҳар куни жамоат транспортини кутиш ва унда манзилимизга келишгача бўлган, раҳбар ёки идоралар қабулида ўтадиган, тадбирлар давомидаги танаффуслар ва бошқа шу каби ўзимизга боғлиқ бўлмаган вазиятлар бўлади. Шундай вазиятдаги вақтга биз оралиқ вақт деймиз. Вақтни бошқариш жараёнида айнан оралиқ вақтдан ҳам унумли фойдаланиш кўзда тутилади ва бу ҳам самарадорликнинг юқори бўлишини таъминлайдиган омиллардан ҳисобланади.
Кун давомидаги ишларингизни режалаштирганда оралиқ вақт учун ҳам нима қилишингиз мумкинлигини инобатга олинг. Агар сизда оралиқ вақтни қисқартириш имконияти бўлса, уни амалга оширганингиз маъқул. Оралиқ вақт давомида ўзингиз ўрганаётган ёки шуғулланаётган соҳа бўйича бирон бир китобни ўқиш, мобил телефонинигизда электрон почтангизга келган хатлар билан танишиб чиқиш ёки сўнгги янгиликлардан хабардор бўлиш каби ишлар билан шуғулланганингиз маъқул. Чунки худди шу ишларни сиз иш жойингизда ҳам барибир бажариб муайян вақтингизни сарфлашингиз керак бўлади.
Ўз фаолиятингизни аввалдан белгилаган мақсадингиз ва тузган режангизга асосан мониторинг қилиш фойдалидир. Биз стратегик мақсадимизни реаллаштириш йўлида тузган йиллик, ойлик, ҳафталик ва кунлик режаларимизни белгиланган муддатлар якунланганидан сўнг таҳлил қилишимиз зарур. Айтайлик, кунлик режага бир неча вазифалар киритилиб, уларни кун давомида бажариш белгиланган. Кун якунида рўйхатингиздаги ёзган вазифаларни қай даражада амалга оширилганини таҳлил қилишингиз лозим. Агар баъзи ишларни бажаришга улгурмай қолган ёки бошқа сабаблар туфайли бажарилмаган бўлса, уларнинг сабабини аниқлашингиз, шунингдек, кейинги режа тузишда мана шундай келиб чиқиши мумкин бўлган эҳтимолий тўсқинликларни инобатга олишингизда қўл келади. Ўз ишларингизни белгиланган муддатларда бажарилишини худди шундай ёндашув билан ҳафталик, ойлик ишларга нисбатан ҳам қўллаш яхши самара беради.
Вақтни бошқариш бўйича якуний фикр билдирадиган бўлсак, бу кўникма шахсга ўз ҳаётини доимий мувозанатда сақлаш ва муваффақиятга эришиш учун катта ёрдам беради. Мазкур кўникмани турли хил усул ва ёндашувларини амалда қўллаш орқали сиз ўзингиз ва оилангизнинг асосий бошқарувчисига айланасиз.
4. Тайм-менежмент бўйича муҳим тавсиялар
1. Вақтни доимий равишда режалаштиринг!
Режалаштириш вақтни қутқаради. Ўз ҳаётида муваффақиятга эришганлар муайян вақтларини режалаштиришга сарфлайдилар. Ҳар кунлик режа тузиш самарадорликни ошириш ва вақтни унумли бошқаришда зарур. Қоидага кўра, олдиндан тўғри тузилган режа паст кўрсаткичларнинг олдини олади. Ҳамма вақт қоғоз қаршисида ўйлаш ва режалаштириш лозим. Агар мақсад қоғозга тушмаса, демак, у мавжуд эмас. Вазифалар рўйхати – ўзига хос харита бўлиб, у сизнинг кўзланган мақсад сари йўлдан адашиб кетишингизга йўл қўймайди.
2. Режалаштирган ишларни классификацияланг!
Энг муҳими – асосийсини аниқлаш. Тайм-менежментнинг вазифаси – вақтида энг асосий ишни аниқлаб олиш. Ишларни муҳимлигига қараб жойлаштириб олиш мўлжалдаги вазифаларни янада яхшироқ бошқаришга кўмаклашади. Муҳим вазифаларни аниқлаб олганингиздан сўнг унинг натижасини – бажарилган ё бажарилмаганини баҳоланг. Агар муҳим вазифа ўз муддатида бажарилмаса, жиддий оқибатни келтириб чиқаради. Ишларни жойлаштириш учун “АБВГД” усули яхши ёрдам беради. Бу режалаштиришнинг энг оддий йўли бўлиб, ўзида рўйхатдаги ҳар бир вазифанинг муҳимлигига қараб даражалайди.
3. Ишларни белгиланган вақтида амалга оширинг!
Бу – мажбурий самарадорлик қонуни. Вақтни бошқаришнинг асосий сири диққатни жамлаш ва қувватни аниқ мақсадга йўналтириш ва ишларни бажаришга муддат қўйиб, унга амал қилишдадир. Бунинг учун энг биринчи навбатдаги масалани ечинг ва қолган барчасини изчиллик билан амалга оширинг, яъни вазифаларни аниқ бир даврда бажаринг. Ишни ўлда-жўлда ташлаб кетиб, унга яна ва яна қайтиш унумдорликни 5 мартага камайтиради.
4. “Йўқ” деган сўзни ишлатинг!
“Йўқ” деган сўз кўп вақт тежайди. Шахсий вақтни бошқаришда энг асосий сўз – баодоб айтилган “йўқ” сўзидир. Бажаришингиз шарт бўлмаган талабларга нисбатан “йўқ” дейишни ўрганинг. Хушмуомала бўлинг ва шундай рад этингки, буюрган киши сизнинг уни эмас, топшириқни рад қилаётганингизни тушунсин.
Иш вақтингиз ва бўш вақтни нимага сарфлаётганингизни назорат қилинг. Вақтингизни еб юборадиган машғулотларни белгиланг (масалан, ҳамкасблар билан янгиликлар муҳокамаси, телевизор каналларини мақсадсиз ўзгартириш ёки ижтимоий тармоқ ва Интернет сайтларидаги беҳуда сайрлар). “Мен энди ҳеч қачон буни қилмайман” деган ном остида шундай фойдасиз машғулотларнинг рейтингини тузинг ва мақсадингизга яқинлаштирмайдиган, бирор наф келтирмайдиган ишларни улар сафига қўшинг.
5. Оралиқ вақтдан фойдаланинг!
Ҳар бир кишида ҳар куни оралиқ вақт бўлади. Ундан ўз мақсадингиз йўлида тўғри фойдаланиб ҳам сезиларли даражада ишларни бажаришингиз мумкин. Шу вақтда ҳам режадаги маълум ишларни амалга ошириб, вақтдан анчагина ютиш имкониятингиз бор. Бунинг учун кунлик режа тузаётганингизда оралиқ вақтда қандай ишлар қилишингизни белгилаб олинг. Шунда сизда асосий стратегик аҳамиятли вазифаларингизга кўпроқ вақт қолади.
6. Ўз вақтида дам олинг!
Яхши дам – меҳнатга ҳамдам. Кеч соат 23 дан сўнг уйқуга кетишга одатланинг ва 6-7 соат уйқудан сўнг тонгги 5-6 дан кечикмасдан уйғонишга ҳаракат қилинг. Эрталабки бадантарбия билан шуғулланинг. Бу сизга кун давомида куч бағишлайди ва ҳаракатларингизнинг самарали бўлишига замин яратади.
7. Ҳаракатларингизни мониторинг қилинг!
Кун якунида вақтингизни қандай ўтказганингизни таҳлил қилинг. Бу таҳлил сизга бажарган ишларингиздан руҳланиб мотивация олишингизга ва ҳаракатларингизни баҳолашга ёрдам беради. Шу билан бирга, қаерда ва қандай хатоларга йўл қўйганлигингизни аниқлаб олишингиз мумкин. Охир оқибат сиз келажак учун яхши ёрдам берадиган шахсий хулоса ва кўникмаларга эга бўласиз.