17-ма’руза 17-мавзу. Бошқариш технологияси

17.3Маслаҳатлашув ва музокараларни ўтказиш. Музокара босқичлари ва усуллари. Музокара олиб бориш боўйича тавсиялар.

Ишбилармонлик этиқотининг эътиборни қаратиш зарур бўлган муҳим қоидаси вақт ва ваъдаларда аниқликни риоя қилишдан иборат бўлади. Аҳлоқ нуқтаи назаридан ўз вақтида бўлмаслик, интизомсизлик – бу шерик ва бошқа кишининг вақти ва манфаатларига нисбатан ҳурматсизлик ёки писанд қилмасликни номоён қилинишидир.

Музокараларни олиб бориш услуби муҳим аҳамиятга эгадир. Таъкидлаш керакки, ҳар бир музокара ноёбдир: яъни ҳар гал муҳокама учун янги мавзу, янги шароитлар, янги иштирокчилар. Аммо уларни фаолиятнинг бошқа турларидан ажратиб турувчи қандайдир умумийлик бор: музокаралар жараёни, уни ташкил қилиниши, музокараларни олиб бориш учун ишбилармонлик дунёсида қабул қилинган барча шартларга риоя қилиш, иштирокчиларнинг ўзаро муносабатлари.
Музокараларнинг муҳим босқичларидан бири унга тайёргарликдир. Худди ушбу босқичда музокараларнинг муваффақиятига асос солинади.
Тайёргарлик иш иккита асосий йўналишни ўз ичига олади: ташкилий масалаларни ҳал қилиш ва музокараларнинг асосий жараёнини ишлаб чиқиш.
Ташкилий масалаларга қуйидагилар киради: шерикларни қабул қилиш дастурини тузиш; иштирокчиларнинг гуруҳи(делегацияси)ни шакллан- тириш; жой ва вақтни белгилаш; ҳар бир мажлиснинг кун тартибини тузиш; манфаатдор ташкилотлар билан уларга тегишли бўлган масалаларни келишиб олиш ва ҳ.к.
Музокараларнинг асосий жараёнига тайёргарлик кўришда муаммолар ва иштирокчиларни уларни ҳал қилишидан манфаатдарлиги таҳлил қилинади; музокараларга умумий ёндашув шакллантирилади, уларда шахсий нуқтаи назарлар ва натижаларнинг эҳтимол бўлган вариантлари белгиланади.
Кўзда тутилмаган ҳолатларни ҳотиржамлик билан тартибга солиш учун, асосийси эса - музокараларда ҳамкорликка тегишли бўлган барча масалалар кўриб чиқилиши учун режа тузиш зарур.
Кейин эса тасаввурдаги шерик билан суҳбатни “ўйнаш”, унга тузатишлар киритиш мақсадга мувофиқдир.
Суҳбатга синчиклаб тайёрланиш керак. Шерикнинг саволларига нафақат жавоб қайтариш, балки мўлжалланган тадбирнинг барча асосий жиҳатларни, техник деталларни тўлиқ билиш билан изоҳлаб бериш зарур. Ҳаммадан яхшиси учрашувчи шерик устида ишлай олиши учун шерикнинг тилида тайёрланган проспект ёки маълумотномавий материаллар билан бориш зарур.
Алоҳида эътиборни бўлгуси битимнинг юридик жиҳатлари - қўшма корхоналар ва экспорт-импорт битимлари ҳақидаги қонунлар ва минтақавий ҳокимиятлар қарорларига мос келувчи қонунчилик ҳужжатларини ўрганишга қаратиш керак. Хорижий шерикларни кўпинча биз оддийгина назарга илмаган нарсалар шўъбаиқтиради, масалан, қўшма корхона ташкил қилинаётган тумандаги йўл қопламасининг сифати.
Музокараларни муваффақиятли олиб бориш учун биринчи учрашувнинг олдиданоқ шерик фирма ҳақидаги барча эҳтимол бўлган ахборотларни йиғиш зарур.
Ўзаро ишончга эришишда шахснинг жиҳатлари жуда муҳим роль ўйнагани сабабли, шерик фирманинг раҳбари ҳақида, музокаралар олиб бориш керак бўладиган шахслар ҳақида билиб олиш фойдалидир. Ва агар фирма вакили билан суҳбатда сиз унинг фирмаси ишларидан хабардарликни номоён қилсангиз, бу, шубҳасиз, яхши таассурот қолдиради. Музокаралар мавзуси ҳусусиятларини олдиндан ўрганиш шерикка янада самаралироқ таъсир кўрсатади.
Шерик билан учрашувга тайёргарлик кўраётганда, ўзининг тактик йўлини белгилаб олиш зарур. Бунинг учун маълум тактик йўлларни ўзлаштириш фойдалидир, уларни музокараларни боришида кўллаш мумкин.
Музокаралардаги руҳий жиҳатдан асосий вазифа суҳбатдошни кўндириш, уни ўзингизга зарур нарсани қилишни исташига мажбур қилишдир. Бунда музокаралар мулойим оҳангда олиб борилиши, беадаб ва қўпол усуллар истисно қилиниши керак. Аммо музокараларнинг ўтказиш- нинг жудаям жиддий ва расмий усули ҳам муваффақият келтирмайди. Ҳеч қандай ҳолда ҳам ўзи учун бир томонлама фойда олишга интилиш керак эмас.
Ҳаммадан аввал, шерикни ўзининг таклифи билан шўъбаиқтириш зарур. Суҳбатни шундай олиб бориш керакки, шеригингизни ўзи сиздан нимани эшитишни истаётганлигини айтсин. Бунинг учун муаммога унинг нуқтаи назаридан қараш зарур.
Музокараларнинг муҳим жиҳатларидан бири - шерикка эътиборли муносабатдир. Агар сиз унга ўзингизни манфаатли эшитувчи қилиб кўрсатсангиз, бу энг ёқимли хушомаддир. Ҳар қандай суҳбатдош музокараларда у ўзининг барча муамоларини айтиб бўлгунча уни индамасдан эшитадиган чидамли эшитувчини мавжуд бўлишидан мамнун бўлади.
Суҳбатни фикрларга қарама-қаршилик бўлган масалалардан бошламаслик керак. Суҳбатдош музокараларнинг бошиданоқ “ ҳа” деб жавоб бериши ва уни иложи борича “йўқ” сўзидан тўхтатиб туриш зарур. Одамларнинг суҳбатни фаросат билан оддий мавзудан бошлашлари тасоддифий эмас, масалан, улар оби-ҳаво ҳақида фикрлар алмашадилар, қоидага кўра, бунда нуқтаи назарлар мос келади. Ёки тасдиқли жавобни олдиндан билган ҳолда савол бериш мумкин.
Яна шерикнинг таклифига салбий жавоб қайтаришга шошилиш керак эмас. Д.Корнеги, риоя килиниши одамларни сизга керакли нуқтаи назарга мойил қилишга имкон берувчи қоидани кўрсатади: яъни “бошқаларнинг фикрлари ва истакларига ҳамдардлик муносабатида бўлинг”.
Мақтовдан кейин ёқимсиз сўзларни айтиш психологик тўғридир. Д.Корнеги умуман танқидга қарши, чунки, унинг фикрига кўра, у нафақат кутилган натижани бермайди, балки вазиятни чигаллаштиради.
Агар сизда суҳбатни боришида қийинчиликлар вужудга келса, эътиборни нуқтаи назарларга эмас, манфаатларга қаратинг. Эҳтимол, сизларда манфаатлар умумийдир. Агарда музокаралар муҳити шўъбаиб кетса, уни юмшатиш учун барча нарсалардан фойдаланиш керак. Ўз вақтда айтилган ҳозиржавоблик ёки ҳазил гап вазиятни юмшатади.
Ҳар қандай музокараларда ҳам бошқа томонни метин сифатида қабул қилиш керак эмас, чунки у ҳар хил одамлардан ташкил топади. Бунинг устига, битта одам билан мулоқат қилиб туриб ҳам, унинг шахсининг кўп қирралигини эсдан чикарманг, ва сиз у билан келишиб олишингиз мумкин.
Бунда ҳар қандай ахборотни ҳам сўз билан ифодалаш мумкин эмас. Мулоқатда новербал (сўзсиз) воситалар муҳим роль ўйнайдилар. Тажрибали одам, ўзининг суҳбатдошини кузата туриб, жуда кўп нарсани билиб олиши мумкин.
Қўл бериб кўришиш ҳар қандай учрашувнинг муқаррор белгиси бўлади. Унинг айниқса интенсивлиги ва узоқлигиги жуда ахборотли бўлиши мумкин. Жудаям қуруқ қўлларнинг жуда қисқа, суст қўл бериши бефарқлидан дарак бериши мумкин. Аксинча, жудаям хўл қўллар одамлардаги кучли ҳаяжонланишда бўлади. Табассум ва ёқимли қараш билан бўладиган давомли қўл бериш дўстона муносабатни намоён қилади.
Музокаралар иштирокчилари кўпинча имо-ишораларидан фойдаланадилар. Ҳар хил халқларда у ёки бу имо-ишора ҳар хил тушунчаларни билдиради. Эътиборни гавданинг ҳолатига ҳам қаратинг, у ҳам мазмунли бўлиши мумкин.
Шундай қилиб, ишга доир учрашувлар вақтида ўзининг ҳаракатлари ва мимикасини назорат қилишни билиш зарур.
Хорижийлар билан биринчи суҳбатга тайёрланишда расмий учрашув ва музокараларни аниқ фарқлай олиш зарур. Музокараларга уветюра бўлувчи расмий қабулни боришида фирма раҳбарияти– президент ёки бошқарув раиси дипломатик суҳбатни олиб боради, унинг мақсади- ўзаро тушуниш муҳитини яратишдир. Кейин президент ёки бошқарув раиси кетади, бу иш бўйича маслаҳатлар ва музокараларни бошланишидан дарак беради.
Баҳслар қанчалик секин кетмасинлар, шериклар қанчалик эпчил бўлмасинлар, ўзини тута билишлик, тоқатни сақлаш, товушни кўтармаслик, танбеҳлар бермаслик, зарда билан хонада юрмаслик керак. Музокараларни боришини ўзи томонига ўзгартиришга ҳарақат қилиб, баъзида бизнинг вакилларимиз ишлатадиган ҳийлага мурожаат қилмаслик керак: улар кимдир уларга битимнинг фойдалироқ шартларини таклиф қилганлигини айтадилар. Жиддий ишбилармонлик доираларида бу шантаж(товлаш) ва беадаблик ҳисобланади.
Бизнинг тадбиркорларга кўпинча ўтган музокараларнинг деталларини эслаб қолишни истамаслик панд беради. Улардан кўпчилиги умумий натижаларни бошда сақлаб қолиш етарли деб ҳисоблайдилар. Ва музокара- ларнинг кейиги паллаларида ноқулай аҳволга тушиб қоладилар. Шунинг учун музокаралар тугаганидан кейин раҳбар ёки у томонидан маълум вакил суҳбатнинг батафсил ёзувини қилиши керак.
Муҳим майда-чуйдалар, шериклар учун совғаларни ҳам эсдан чиқармаслик керак. Этикетка мувофиқ, биринчи учрашувда меҳмонлар эмас, балки мезбонлар совға берадилар. Шунинг учун албатта келган хорижий вакилга унга ҳурматли меҳмон сифатида қараганлиги ва узоқ мўлжалланган- лигини белгиси сифатида ниманидир совға қилиш зарур. Кейинги учрашувларда совғаларни алмаштириш мажбурий бўлади. Совғаларни харид қила туриб, у кимга беришини аниқ тасаввур қилиш керак. Совғалар ранглар бўйича қатъий тақсимланади.
Музокаралар бўйича шериклар билан бирга кўнгил очар муассаларга ишчи музокаралар тугагандан кейин бориш фойдали шартнома тузишга интилувчи тадбиркор фаолиятининг ажралмас қисмидир. Ўз мамлакатида бўлган ёки музокараларнинг ташаббускори бўлган киши кўнгил очишча таклиф қилади ва барча харажатларни тўлайди. Норасмий шароитларда, ресторанлар ва барларда, стол устидаги музокаралардаги баҳслар давом эттирилади, фақат очиқроқ ва таваккалроқ. Бу фақат яхши одобнинг қоидаси. Бу шерик билан шахсий муносабатларни ўрнатишнинг йўлидир, улар бизнесда муҳим роль ўйнайдилар.
Идорани безатиш ҳам муҳим аҳамиятга эга. Гап шундаки, фирманинг имиджи, ҳар бир ходимнинг образи касбий ишбилармонлик, маънавий ва ташқи эстетик таърифлардан вужудга келади. Худди уларни муносиб бирикишлари туфайли мижозлар ва шерикларда фирманинг ишончлилиги ва рақоботбардошлиги тасаввури яратилади, бу унинг узоқ муддатли муваффақияти ва гуллаб яшнашини кафолатлайди.
Бизнинг нутқимиз ва ташқи кўринишимиз истиқболли ҳамкорлик образи ҳақидаги тасаввурларга мос келиши кераклигига ўхшаш, иш хонасининг интерьери ҳам ишбилармонлик этикети соҳасига киради.
Сиз инсонларни қабул қилаётган хона уларда яхши тасаввур қолдири- шига интилишгиз керак. У сизнинг муассасангизда қабул қилинган меъёрларга, ҳамда фирма доираси ва фаолият туридаги сизнинг ҳолатингизга мос келиши керак.
Идора интерьерига асосий талаблар барча умумий фойдаланиш жойларини тозалиги, фирма ходимларига ўз иши билан унумли шуғулланиш имкониятини берувчи хизмат хоналарининг қулайлигидан иборатдир.
Ўз фаолиятини амалга ошириш учун кўпроқ қўлайликларни ярата туриб, эсдан чиқармангки, ҳар қандай ишда ҳам дам олиш талаб қилинади, шунинг учун сиз ишдан узоқлашиб, қандайдир эстетик роҳат олинг. Бунинг учун идоранинг деворлари, деразалардаги пардалар, гуллар, деворлардаги расмлар энг юқори диднинг талабларига мос келиши ҳақида ҳаракат қилинг. Буларнинг барчаси қанчалик синчиклаб танлаб олинган бўлса, уларга қараш шунчалик узоқ вақт жонга тегмайди, улар шунчалик камроқ ўзгартирила- дилар.
Айниқса мебелга жиддий қараш керак. Асосийси унинг вазифавий белгиланиши: у қулай, ходимлар иши характерига мос келиши, идора иншоатини ҳаддан ташқари тўлдириб юбормаслиги, келувчиларда яхши тасаввур ҳосил қилиши керак. Идорадаги мебель бир хил стилда бўлиши мақсадга мувофиқдир. Агар бундай имконият бўлмаса, мавжуд мебелни шундай гуруҳлаш керакки, ҳар бир хонада бир хил стилдаги мебель бўлсин.
Японияда тадбиркорларнинг ишбилармонлик этикаси Ғарбнинг ишбилармонлик дунёси қоидалари ва меъёрларидан катта фарқ қилади.
Япон бизнеси вакиллари билан танишув албатта ташриф карточ- каларини алмаштириш билан бошланади. Агар узатилган ташриф карточкасига жавобан сиз ўзингизникини бермасангиз, бу нарса япон тадбиркорини ўйлантириб қўйиши ва ҳатто хафа қилиши мумкин.
Фирма раҳбари билан учрашувларда ва музокараларда жуда аниқ бўлиш керак - японлар кечикишларга, улар қандай сабабларга кўра келиб чиққан бўлишларига қарамасдан, ёмон муносабатда бўладилар. Агар сиз ўз вақтида кела олмасангиз, бу ҳақида япон томонини огоҳлантиришингиз, учрашув вақтини эса кеч қолган вақтга қисқартиришингиз керак, чунки учрашув бўйича шеригингизда бошқа ишлар бўлиши мумкин.
Японлар билан учрашувда қўл беришдан қочинг- улар таъзим қилишни афзал кўрадилар.
Япония ишбилармон кишиларининг анъаналарида – суҳбатдошнинг нуқтаи назарини охиригача, сўзини бўлмасдан ва ҳеч қандай фикр билдирмасдан эътибор билан тинглаш керак. Музокаралардаги япон томони вакили суҳбат вақтида бош ирғитиши мумкин. Аммо бу ҳеч ҳам сизнинг фикрингизга қўшиламан дегани эмас, балки сизни тушундим деганидир ва бу ҳеч ҳам иш шу онда бажарилади дегани эмас.
Японларда қарорлар қабул қилишнинг анъанавий тизими (“ринги”) мавжуд, унинг моҳияти шундаки, муаммони муҳокама қилиш, кўриб чиқиш ва мувофиқлаштиришга шахсларнинг катта давраси - фирма раҳбариятидан тортиб то оддий ходимгача жалб қилинади, бунга кўп вақт кетади. Ушбу босқичда қарорларни бажаришнинг аниқ йўллари белгиланади. Шунинг учун япон томонининг қарори ҳамма вақт ҳам амалга ошадиган ва самаралидир.
Сиз хайрихоҳ, ишбилармон, самимий, меҳрибон, улфатли эканлигингизни кўрсатинг - бу аломатлар японга айниқса ёқади, чунки кўпинча худди улар унга етишмайди. Маслаҳатимиз оддий: суҳбатдошингизнинг кўнглини қолдирманг.
Кореяда ишбилармонлик мулоқати кодекси ғарбий стандартлардан шунчалик фарқланадики, бу бошқа мамлакатлар тадбиркорларини корейс- ларни дунёдаги энг қийин ишга доир шериклардан бири деб ҳисоблашга мажбур қилади.
Япониядаги каби корейс тадбиркорлари билан алоқани уларга ёзма кўринишда мурожаат қилиш билан йўлга қўйиш мумкин эмас. Улар билан учрашув ҳақида келишиш ҳам осон эмас. Бу ерда воситачиларсиз иш битмайди. Кимдир, бунинг устига ҳам корейс фирмаси ходимларини ва ҳам таклифнинг моҳиятини яхши биладиган киши, бу фирмага таништириши ёки тавсия қилиши керак. Агар корейс тадбиркорлари шерикка шўъбаиқишини намоён қилсалар, улар шахсий учрашувга эришадилар- музокараларнинг ҳеч қандай бошқа усулини улар тан олмайдилар.
Жанубий Кореяда лавозим ёки фамилия бўйича мурожаат қилиш қабул қилинган. Шуни эсдан чиқармаслик керакки, корейсларда биринчи бўғин бу фамилия, иккита кейингиси эса шахсий исмдир. Аммо Американинг таъсири натижасида ғарбча тарзда аввал исмини, кейин фамилиясини ёза бошла-ганлар. Шунинг учун англашилмовчиликлар бўлмаслиги учун суҳбатдошдан унинг фамилиясини аниқлаб олиш зарур.
Туркияда совғалар бериш ва олишни ғоятда яхши кўрадилар. Туркиялик тадбиркорлар томонидан ўтказиладиган ҳар қандай қабул таклиф қилинганларга кичик совғани топшириш билан якунланади. Туркиялик ишбилармон кишиларда “плакетлар”деб аталувчи духоба қутичага жойлаштирилган фирманинг эмблемаси ва хотира ёзувига эга бронза ёки жездан қилинган таглик алоҳида ҳурматга эга. Қоидага кўра, улар қабулхоналар ва фирма директорининг хонасига қўйилганлар ва осиб қўйилганлар. Сиз ҳам ўз фирмангизнинг хотира белгисини совға қилинг. Кўпинча қабулхоналарда аквариумлар, қушли катакчалар ёки хона гуллари туради. Уларга шўъбаиқишни намоён қилинг, бу хона эгасини сизга мойил қилади.
Араб мамлакатларида маҳаллий анъаналарга риоя ва ҳурмат қилиш муваффақиятнинг муҳим шарти бўлади. Форс кўрфази мамлакати араблари учун шахсий қадр-қимматини ҳис этиш, ўзининг ҳамкасбларига нисбатан энг юксак ҳурмат ва хушмуомалик хосдир. У ёки бу масала бўйича фикрни билдиришдан олдин қарорлар қабул қилиш ва музоқаралар олиб боришдаги ўзининг ролини бўртириб кўрсатишни эмас, балки номойишкорона маслаҳатлашиш ва жамоавий нуқтаи назарни билдиришни афзал биладилар.
Арабча суҳбатнинг анъаналарида “соғлиғингиз қалай”, ” ишлар қалай “ жумлаларини вақти вақти билан қўшиб туриш хосдир. Аммо бу ўзингизнинг аҳволингиз ёки ишларингиз ҳақида батафсил гапиришингиз кераклигини билдирмайди. Агар сиз ўзингизнинг шеригингиз билан оилавий дўст бўлмасангиз, фақат унинг соғлиғи ҳақида сўраш ўринлидир.
Хулоса қилиб шуни айтиш керакки, бизнинг тадбиркорларимиз қаерда бўлишмасин, улар ҳамма вақт ҳам ўз мамлакатининг муносиб вакили бўлишилари керак. У шерикларининг анъаналари ва одатларига ғоятда эътиборли бўлиши керак. Зарурият бўлмаганди сиёсий ёки диний фалсафий мунозараларга киришиш, ўз Ватани ҳақида ёмон гапларни айтмаслик ва турган мамлакатидаги тартибларни танқид қилмаслик тавсия этилади. Шерикларга нисбатан чидамлилик, ҳурматни намоён қилиш, эътибор ва одоб сақлаш ўзаро фойдали натижаларга эришишнинг чин истагини амалга оширишга ёрдам беради.
Шуни тушуниш керакки, давлат чегарасини кесиб ўтган пайтингиздан бошлаб сиз бошқа давлатнинг фуқаролик ва жиноий қонунлари таъсири остига тушасиз. Агар қандайдир мамлакатда сиз фуқаролик кодексини бузганди айблансангиз (қарз, шартномани узиб қўйиш ва х к ), сизни қамоққа жойлаштиришлари мумкин ёки сизга мамлакатдан масала тартибга солингунга қадар чиқиб кетиш ҳуқуқини бериш рад қилинади.
Asosiy adabiyotlar
1. Zaynutdinov SH.N. “Menejment asoslari”.- Toshkent, 2014
2. Nurinbetov R.I “Menejment” amaliy mashqlar,o‘quv qullanma.-T.: Musiqa, 2007
3.Karimova O.U. Menejmentasoslari, o‘quv qullanma.-T.: O‘zbekiston,2010.
4. Qosimova D.S., “Menejment nazariyasi”. Darslik.-T.: Tafakkur-Bo‘stoni, 2011.
Internet saytlari

1. www. ziyonet.uz

2. www. lex.uz
3. www.gov.uz
4. www. davarx.uz.
5. www. stat.uz