10 Days to Faster Reading: Jump-Start Your Reading Skills with Speed reading

How to Speed-Read Written Business Communications
Written business communications come in many different lengths and formats. Some examples
include memos, letters, reports, policies, FYI's (for your information), and so on. Remember, speed
reading is not one fast speed, but rather degrees of slow and fast. You consciously decide which
speed you will use, depending on:
The subject of the communication.
Its relevance to your current tasks.
Who sent it.
Your time frame.
Your knowledge level of the topic.
The author's writing style.
Whether a response is needed.
No matter the type of written communication, be sure to pre-view it for general content, use
key words, phrases, or key phrases while reading, and a pacer (hand or card method).
Special Tips for Speed-Reading E-Mail
Nowadays, e-mail is de rigueur in the business world and is used ubiquitously to correspond
with employees, clients, customers, and so on. Here are four tips to help you manage your e-mail in-
box.
Look at who it is sent to as well as who sent it.
Are you one of many who received this e-
mail or was it only sent to your attention? If it was a group e-mail, then chances are greater it is more
an FYI than a crucial business communication. If your e-mail program allows, set up a preference that
puts e-mails from certain senders in a specific folder. For example, all e-mails from your boss will
automatically go into your "Boss" folder. So each day when you check your in-box, immediately go to
that folder first.
Look at the subject line.
Ideally, the subject line of an e-mail should give you an indication
of the topic of the message. Encourage senders to be specific as to what they want you to know before
opening the mail. Some examples are:
RE: Your input on meeting agenda needed on 11th for 12th.
RE: How is the budget proposal coming?
RE: Thanks for your quick response on the sales meeting.

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 By reading the e-mail's subject line, you'll be able to determine whether you can read the e-
mail later, just skim it, of delete it without reading it at all.
Pre-view.
Some e-mail programs let you pre-view the communication, which allows you a
quick peek at the content to decide whether or not you want to spend your time on it now, later, or
never.