1-маъруза: Архившунослик фанининг предмети, максад ва вазифалари

Муаммоли савол: Шахсий таркиб ъужжатлари доимий саылов учун ыандай танланади?

Ҳужжатли метариалларнинг кимматини аниклаб ажратиш максадида хар бир саклов булими (йиғмажилд) варакма-варак диккат билан куриб чикилади. Уларнинг илмий ва амалий кимматдорлигини куйидаги мезонлар билан улчанади:

1. 
   Ҳужжатли материаллар мазмуни.
   
2. 
   Ҳужжатли материаллар юритилган шахс фаолиятининг мавкеи ва ахамияти.
   
3. 
   Фондни ташкил этувчи муассасаларнинг макоми, материаллар тузилган давр ва жой.
   

Бирок шахсий таркибга доир ҳужжатларни давлат сакловига ажратиб олиш чоГида ходимлар хар бир ҳужжатни бахолашда индивидуал ёндашишлари, уларнинг узаро алокаси ва бир-бири билан боГликлилигининг барча мезонларини хисобга олишлари зарур.
Ижоднинг у ёки бу турида, жамоат, сиёсий ишларда, халк хужалигининг бирон сохаси, маданий ва харбий ишларда узини курсатган шахслар хаёти ва фаолиятини урганишда шахсий таркибга тааллукли ҳужжатлар асосий биографик манба хисобланади. Шунинг учун бундай ҳужжатларни ажратиб олиш экспертларнинг мухим вазифаларидан бири саналади. Вокеаларнинг тулаконли ёритилиши учун узини салбий жихатдан курсатган шахслар (хоинлар, соткинлар, провакаторлар, жиноятчилар ва х.) хакидаги ҳужжатларни хам саклаб колиш керак.
Ҳужжатларни давлат сакловига ажратиб олаётганда ҳужжатлар качон ва каерда тузилганлигига ахамият бериш керак. Октябр тунтариши ва истиклолчилар кураши йилларига оид булган ҳужжатли материаллар диккат билан урганилиши лозим.
Айнан бир шахснинг узига фондда бир неча ҳужжатли материал – шахсий йиғмажилд, шахсий хисоб варакаси ва аттестация комиссиясининг баённомаси, формуляр, мехнат ва хизмат руйхатлари булиши эхтимолдан холи эмас. Бундан ташкари санаб утилган ҳужжатларнинг хар бири бир нечтадан булиши хам мумкин. Бундай холларда доимий сакловга мавжуд ҳужжатларнинг хаммаси эмас, балки энг охиргисини ажратиб олиш максадга мувофикдир. Фақат бунда шу ҳужжат аввалги ҳужжатларнинг хамма асосий маoлумотларини камраб олганми, шахснинг хизматни уташи, маoлумоти, ижтимоий келиб чикиши ва бошкалар хакидаги барча маoлумотлар киритилган ёки йуклиги текшириб курилиши керак.
Айни бир даврга доир хам аттестация вараГи, хам аттестация комиссияси йиғилишининг баённомаси мавжуд булган холларда биринчи ҳужжат – аттестация вараГини колдирган маoкул, чунки у уз ичига аттестация хакидаги маoлумотларни нисбатан туларок камраб олган булади.
Бирок алохида бир шахснинг хизмат уташини акс эттирадиган бир неча хил ҳужжат (формуляр, хизмат уташ вараГи, шахсий хисоб вараГи ва х.) мавжуд ерда бу ҳужжатларнинг хамма тури хам саклангани маoкул, чунки уларнинг хар бири уша шахс хакида кушимча маoлумотлар беради.
Дастлабки йиллар шахсий таркиб буйича буйрук ва фармойишлар умумий иш юритиш билан биргаликда тузилгани учун хам ҳужжатларнинг бу турида муассаса тарихи, унинг тузилмаси, вазифалари, фаолияти, шунингдек алохида шахсларнинг таржимайи холини тадкик килиш учун маoлумотлар жамланган. Бундай холларда давлат саклови учун шахсий таркибга оид буйрук ва фармойишларнинг хаммаси ажратиб олиниши максадга мувофикдир.
Шахсий таркиб буйича буйрук ва фармойишлар у ёки бу шахснинг ишга тайинланиши, ишдан ишга кучирилиши, ишдан бушатилиши хамда лавозими хакидаги, унинг ишдан ишга утказилиши ва бушатилиши сабаблари хакидаги ахборотларни беради. Бундай ахборотлар шахс анкеталарида, шахсий таркиб хисоби варакаларидаги таржимайи холларда ва бошка ҳужжатларда хам мавжуддирки, шахсий йиғмажилдлар асосан шундай ҳужжатлардан таркиб топади. Айни пайтда шахсий йиғмажилдларда буйрук ва фармойишлар (улардан олинган нусха ва кучирмалар) булмаслиги хам мумин. Шунинг учун хам агар шахсий йиғмажилддар сакланмаган булса, шахсий таркиб буйича буйрук ва фармойишлар давлат сакловига олиниши керак.
Айрим холларда шахсий таркиб хисоби буйича муфассал китоблар (журналлар, руйхат дафтари) тузилган. Уларда ишчи (хизматчи) нинг фамилияси, исми, отасининг исми, уйи ва туГилган жойи, ижтимоий келиб чикиши, маoлумоти, партиявийлиги, иш стажи, лавозими ва бу лавозимга тайинланган сана курсатилади. Бундай китоб (журнал, руйхат дафтар) лардан ижтимоий-демографик тадкикотларда, шунингдек у ёки бу шахснинг таржимаи холини урганишда фойдаланиш мумкин. Шунинг учун хам ҳужжатларнинг бу турлари давлат сакловига кабул килиниши керак.
Катор корхоналарда ишга кабул килиш ва бушатиш хакидаги хатлар конвертларда - шахсий йиғмажилдларда тупланади. Бундай холларда уларни давлат сакловига ажратиш шахсий йиғмажилдлар билан бир хил утказилади.
Агар ишга олиш ва ишдан бушатиш хакидаги «хатча» лар алохида йиғмажилдларда тупланса, уларни давлат сакловига кабул килиш масаласи ишчи ва хизматчилар хисоб варакаларининг нечоГли саклангани ва уларнинг давлат сакловига кай даражада кабул килинишига боГлик. Чунки бу варакаларда «хатча»лардаги ахборот тула такрорланади.
Агар архивларда талаб килиб олинмаган мехнат дафтарчалари мавжуд булса, давлат сакловига уларнинг тарихий-биографик тадкикотчилар учун ахамиятли булган кисмигина ажратиб олиниши мумкин. Бунда шахсий йиғмажилдлар учун урнатилган мезонлар нуктаи назаридан ёндашилади. Шахсий жамГарма таркибига кирадиган мехнат дафтарчаларидан бошка мехнат дафтарчаларини давлат сакловига кабул килиш маoкул эмас.
Шахсий йиғмажилдлар ва одатдагидек уларнинг таркибига кирадиган ҳужжатлар (формуляр, хизматни уташ ва мехнат руйхатлари, раГбатлантириш, билдиришлар, таoтил бериш хакдаги буйруклар, обуна, таржимайи хол, тавсифнома, кафолатнома ва х.) куйидагги холларда давлат сакловига колдирилиши мумкин:

• 
  агар улар хеч бир томондан узини курсатмаган шахсга тегишли булгани холда бу шахсий жилдда бошка машхур кишилар хакида маoлумот булса;
  
• 
  агар шахсий йиғмажилдда уша давр вокеаларини шархлайдиган, бошка муассасалар ишини курсатадиган фактик ахборотлар булса.
  

Шахсий йиғмажилдларни давлат сакловига ажратаётганда, юкорида кайд килиб утилганидек, улар бирма-бир экспертиза килинади, яoни варакма-варак укиб урганилади. Шахсий йиғмажилдларда иккинчи даражали, кайтарик ва яроксиз ҳужжатларнинг куплаб учраши уз-узидан уларни «ички экспертиза» натижаси билан ёкиб юбориш максадга мувофиклигини курсатади.
Мехнат руйхатларидаги ахборот билан шахсий йиғмажилдларда тупланган ҳужжатлардаги маoлумотлар бир-бирини кайтараётганга ухшайди. Шунинг учун хам мехнат руйхатларининг давлат сакловига олиниши масаласи мехнат руйхатлари ва шахсий йиғмажилдларнинг кай даражада сакланганлигига караб хал этилади.
Ойлик иш хаки микдорини тасдиклайдиган ҳужжатли материаллар (хисоб-китоб, тулов, талаб ведомостлари) фақат муассаса жамГармасида касблар буйича уртача иш хаки, ишчиларнинг ёши, жинсига караб булиниши хакида статистик материаллар булмаган такдирдагина давлат сакловига колдирилиши мумкин.
Тарихий-биографик ва ижтимоий тадкикотларда фойдаланиш мумкин булгани учун шахсий мукофотлаш йиғмажилдлари ва мукофотлаш коГозлари давлат сакловига кабул килиниши лозим.
Мукофотлаш учун такдим этилган шахслар руйхати уларни мукофотлаётган идора тасдиГи билан давлат сакловига руйхат тасдикланган жойдан кабул килинади.
«Мукофотланганларнинг шахсий хисоб вараклари» номли каталогларга солиш ва илмий-маoлумотнома аппарата сифатида фойдаланиш учун давлат архивларига кабул килиниши мумкин. Мукофотланганларнинг шахсий хисоб вараклари ижтимоий ва бошка илмий тадкикотлар учун катта илмий кимматга эга булгани туфайли хам уларни доимий саклаш тавсия этилади.
Давлат сакловига биринчи навбатда шахсий нафакахурларнинг пенсия йиғмажилдлари ажратиб олиниши керак. Улар узида жамият ва давлат олдида алохида хизмат килган шахслар хакида кимматли маoлумотлар мужассам этгани билан хам тарихий-биографик тадкикотлар учун фойдалидир. Улардан давлат ва жамоат арбоблари, маданият ва санoат ходимлари, куплаб тарихий вокеаларнинг бевосита иштирокчилари хакида бебахо маoлумот олиш мумкин. Шахсий нафакахурлар оила аoзоларининг пенсия йиғмажилдлари хам доимий саклашга молик.
Шундай килиб, шахсий таркибга оид ҳужжатларни танлаб олиш ва давлат архивларида саклаш архив ходимларининг мухим иши булиб, бу ҳужжатлар туркуми жамият тараккиёти жараёнини урганишда узига хос бетакрор манба хисобланади.