1 Chapter Data-Flow Diagrams Table of Contents

Data stores
Purpose
A data store is a place where data is stored and retrieved within the system. This may be a file, Customer
Contracts file for example, a catalogue or reference list, Options Lists for example, a log book such
as the Job Book, and so on.
Notation
A data store is represented in the data-flow diagram by a long rectangle, containing two locations.
Figure 6.4. Notation for a data store
The small left-hand box is used for the identifier, which comprises a numerical reference prefixed
by a letter.

---

Data-Flow Diagrams
7
The main area of the rectangle is labelled with the name of the data store. Brief names are chosen to
reflect the content of the data store.
Rules
The rules for representing data stores are:
• One convention that could be used is to determine the letter identifying a data store by the store's
nature.
• “M” is used where a manual data store is being depicted.
• “D” is used where it is a computer based data store.
• “T” is used where a temporary data store is being represented.
• Data stores may not act as data sources or sinks. Data flowing into a data store must have some
corresponding output, and vice versa.
• Because of their function in the storage and retrieval of data, data stores often provide input data-
flows to receive output flows from a number of processes. For the sake of clarity and to avoid
crisscrossing of data-flows in the data-flow diagram, a single data store may be included in the
diagram at more than one point. Where the depiction of a data store is repeated in this way, this
is signified by drawing a second vertical line along the left-hand edge of the rectangle for each
occurrence of the data store.
External entities
Purpose
External entities are entities outside of the system boundary which interact with the system, in that they
send information into the system or receive information from it. External entities may be external to
the whole organisation — as in Customer and Supplier in our running example; or just external to the
application area where users' activities are not directly supported by the system under investigation.
Accounts and Engineering are shown as external entities as they are recipients of information from
the system. Sales also provide input to the system.
External entities are often referred to as sources and sinks. All information represented within the
system is sourced initially from an external entity. Data can leave the system only via an external entity.
Notation
External entities are represented on the diagram as ovals drawn outside of the system boundary,
containing the entity name and an identifier.