№ Наименование тем

3. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами возникают при оплате мелких хозяйственных расходов и расходов по служебным командировкам. Следовательно, подотчетными лицами являются работники, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, утверждается руководителем предприятия. Размер выдаваемой суммы ограничен: выдача наличных денег на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия; сумма выдачи на командировочные расходы зависит от срока командировки и ее места назначения. При выдаче денег на командировочные расходы подсчитываются расходы на оплату проезда (в оба конца), суточных и квартирных (найма жилья).
За время нахождения в служебной командировке работнику сохраняется заработная плата по месту основной работы.
Выдача аванса под отчет на командировку оформляется приказом руководителя и командировочным удостоверением. После расчета бухгалтерией причитающихся сумм оформляется расходный кассовый ордер.
Указанные суммы на командировочные расходы в пределах норм и сверх установленных норм, в зависимости от целевого назначения, включаются либо в производственные затраты, либо в расходы периода. Так, если затраты на командировку относятся к производственному процессу, то они согласно ст. 1.5.2. Положения о составе затрат относятся на себестоимость продукции, работ и услуг. А командировочные расходы управленческого персонала относятся к расходам периода (ст. 2.2.12.Положения о составе затрат).
Дополнительные выплаты, производимые по решению руководителя предприятия в порядке исключения, связанные с командировками сверх норм возмещения, предусмотренных законодательством, увеличивают налогооблагаемую базу.
После выполнения поручения подотчетное лицо обязано предоставить в 3-дневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы (счета магазинов, товарные чеки, проездные билеты), и командировочное удостоверение.
Выданная под отчет сумма имеет строго целевой характер, передача и перепоручение подотчетных сумм кому-либо другому запрещается. Аванс выдается только в том случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее выданным авансам.
После возвращения из командировки надлежаще оформленное командировочное удостоверение сдается в бухгалтерию, а отчет об израсходованных суммах не представляется.
Срок командировки определяется приказом руководителя предприятия, а фактическое пребывание в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из мест командировки, заверенным подписями и печатями. При этом день выбытия в командировку и прибытия из нее считается за полный день.
Все операции с подотчетными суммами учитываются в бухгалтерии предприятия на счетах 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки», 4230 «Авансы, выданные на общехозяйственные расходы», 4290 «Прочие авансы, выданные персоналу». Это - активные счета, дебетовое сальдо которого показывает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию.
Если сумма, израсходованная подотчетным лицом больше полученного аванса, разница отражает задолженность предприятия подотчетным лицам и учитывается по дебету счетов для учета затрат и кредиту счета 6970 «Задолженность подотчетным лицам».
При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета движение подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами учитывается в журнале-ордере №7, который представляет собой комбинированный регистр с линейной формой записи. Это значит, что на каждую выданную под отчет сумму в журнале-ордере отводится одна строка и каждый раз, когда представляется авансовый отчет, сдается в кассу неиспользованная сумма или получаются деньги в погашение перерасхода, записи по этим операциям будут произведены по этой же строке.
Основанием для записи в журнале-ордере №7 являются расходные кассовые ордера на сумму, выданную под отчет, утвержденные авансовые отчеты – на израсходованную сумму, приходные кассовые ордера – на возвращенную сумму.
Если предприятие занимается внешнеэкономической деятельностью, то может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. Оплата загранкомандировок производится по нормативам, в соответствии с «Порядком выдачи средств на командировочные расходы при командировках работников министерств, ведомств, предприятий и организаций за пределы Республики Узбекистан» утвержденным Министерством финансов Республики Узбекистан 7.02.2000 года №16 (рег. №932 от 05.06.2000г.). Командировочные расходы в иностранных валютах могут быть включены в зависимости от целевого назначения или в себестоимость продукции, работ и услуг (счет 2010), или в расходы периода (счет 9420), или в стоимость приобретенного импортного оборудования (счет 0720), нематериальных активов (группа счетов 0400), материалов (группа счетов 1000), товаров (группа счетов 2900) с кредита счета 4220 «Авансы, выданные на служебные командировки». Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в суммовом эквиваленте. Остатки валют в отчете также переоцениваются с отнесением результата на счет 9540 «Доходы от валютных курсовых разниц» или на счет 9620 «Убытки от валютных курсовых разниц».