Zwischenbericht „Notwendiger Wandel“

Evang. JugendwerK Bezirk Ravensburg, Kohlstr. 1, 88214 Ravensburg

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Zwischenbericht „Notwendiger Wandel“

Ein Prozess der inhaltlichen Neubesinnung und strukturellen Neuorientierung
im Evang. Jugendwerk in Ravensburg

1. Rahmenbedingungen und Ziele

Das evangelische Jugendwerk steht seit Jahren vor wiederkehrenden Herausforderungen. Der Bezirksarbeitskreis und das Kollegenteam der (damals noch 4) Jugendreferent/innen entschieden im Sommer 2000 die Beantragung einer externen Beratung. Dabei waren vorrangig folgende Problemfelder im Blick:

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  Rückgang des ehrenamtlichen Engagements, besonders im Leitungsbereich.
  
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  Überlastung der Jugendreferenten: Was nicht ehrenamtlich geschieht, aber dennoch aufgrund der traditionellen Angebotspalette getan werden muss, bleibt an den Hauptamtlichen hängen. Gleichzeitig müssen die Hauptamtlichen zunehmend Zeit und Kraft in die Motivierung und Unterstützung der übriggebliebenen Ehrenamtlichen aufwenden.
  
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  Unvertretbar hoher Arbeitsaufwand der Jugendreferenten im Bereich der Administration und Geschäftsführung des Jugendwerkes
  
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  Unerfüllbare Erwartungen in einem Flächenbezirk in der Diaspora: Das Jugendwerk kann nicht überall präsent sein.
  

Nach einer vorbereitenden Klausurtagung des Bezirksarbeitskreises im Februar 2001, in der die Entscheidung zugunsten eines Beratungsprozesses noch einmal präzisiert und inhaltlich verdichtet werden konnte, formierte sich eine Steuerungsgruppe „Notwendiger Wandel“, die sich wie folgt zusammensetzte:
Annette Kuhlmann und Martin Röder (ejw-Vorsitzende), Ralf Biesenthal und Gerd Schlotterbek (Jugendreferenten), Peter Rostan (Bezirksjugendpfarrer), David Hirsch (ehrenamtlicher Mitarbeiter mit Fachkompetenz in Strukturfragen).

Im Mai 2001 fand das erste Gespräch mit den Moderatoren Richard Pschibul (Bad Waldsee) und Ralf Dörr (Tübingen) statt. Es entstand eine Zielvereinbarung:

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  Die Steuerungsgruppe erarbeitet unter Moderation der Berater einen Vorschlag, der dann in einer gemeinsamen Sitzung mit dem Bezirksarbeitskreis diskutiert und verfeinert wird. Im Herbst 2002 soll das Ergebnis der Delegiertenversammlung des Jugendwerkes präsentiert werden.
  Weitere Schritte auf diesem Weg sind Gruppengespräche der Moderatoren mit den Jugendreferenten und den leitenden Ehrenamtlichen. Insgesamt sind 8 –10 Kontakte vorgesehen.
  
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  Inhaltlich und strukturell soll das Jugendwerk in zweifacher Hinsicht vorangebracht werden:
  

1. Verbesserung der Kommunikation auf der Leitungsebene des Jugendwerkes: „Reibung reduzieren“

2. Motivierende Identifikation der Ehrenamtlichen mit dem Jugendwerk: „wir sind das ejw!“

Begleitend geht es dabei um eine Präzisierung der Aufgaben des Jugendwerkes: „Was leisten wir, was lassen wir?“

2. Parallele Entwicklungen, die Einfluss auf den Beratungsprozess hatten

2.1. Arbeitskreis „Reduzierte Dienstaufträge“

Der Kirchenbezirksausschuss hat bereits im Dezember 2000 im Blick auf das große Arbeitsvolumen der Jugendreferenten den Bezirksarbeitskreis um eine Aktualisierung der Dienstaufträge gebeten. Es galt, Entscheidungen zu treffen, die die Jugendreferenten nachhaltig entlasten. Dazu wurde vor Beginn des Beratungsprozesses „Notwendiger Wandel“ vom BAK ein Arbeitskreis eingesetzt, der personell im wesentlichen identisch ist zur Steuerungsgruppe. Der Arbeitskreis „Reduzierte Dienstaufträge“ ging in 3 Schritten vor:

1. Zeiterfassung der Aufgaben und Tätigkeiten.
Da die Jugendreferenten ihre Kalender detailliert führen, konnte eine Zeitmatrix erstellt werden. Sie ergab einerseits eine signifikante Überlastung, andererseits eine überproportionale Beanspruchung im Bereich der Verwaltung und internen Geschäftsführung des Jugendwerkes.

2. Rationalisierung. und Reduzierung
Der Arbeitskreis hatte nicht das Mandat zu inhaltlichen Neugewichtungen, wohl aber den Auftrag, bestehende Tätigkeiten zu verschlanken und zeitlich zu entlasten: Was kann mit geringerem Aufwand als bisher weitergeführt werden, ohne dabei ein ganzes Arbeitsfeld preisgeben zu müssen?
Deutlich wurde, dass fast jeder Reduzierungsschritt mit persönlichen Enttäuschungen verbunden. Die Jugendreferenten leben von Beziehungen zu Jugendlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen. Diese Kontakte brauchen Verlässlichkeit – was die Kürzungsentscheidungen nicht gerade erleichtert!
Konkret wurde in dieser Phase folgendes erarbeitet und dem BAK zur Entscheidung vorgelegt.

- Zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben sollten künftig an eine/n neu anzustellende/n Sachbearbeiter/in im ejw delegiert werden können. Ein entsprechender Antrag wurde an die Bezirkssynode gestellt und im November 2001 mit der Einrichtung einer 50%-Stelle befürwortet. Die praktische Umsetzung dieses Beschlusses ist in Arbeit.

- Der Grundkurs, Schnupperkurs, Jungschartag und die KonfiCamps werden nur noch von einem Jugendreferenten geleitet. Die Kollegen können zu einzelnen Themenbausteinen hinzugezogen werden, sind jedoch nicht von vornherein Teil des Leitungsteams.

- Die Jugendreferenten schreiben keine Monatsberichte mehr. Stattdessen erfolgt jährlich ein Bericht vor dem BAK.

- Die Mitarbeiterzeitschrift „Doppelpunkt“ erscheint nur noch 4 mal jährlich.

- Die Jugendreferenten nehmen keine handwerklichen Aufgaben im Freizeitheim „Tunau“ wahr. Denkbar ist allerdings weiterhin die Leitung von Bauwochenenden, sofern hierbei ein Jugendgruppe beteiligt ist.

- Der Dienstauftrag der Jugendreferenten umfasst nicht die Leitung von Jugendgruppen (Jungscharen, Jugendkreise, Ten Sing, Band). Sie sind lediglich unterstützend tätig.

- Der Arbeitsaufwand im Bereich der Gemeindeberatung und –unterstützung erstreckt sich künftig durchschnittlich auf jährlich 2 Arbeitstage pro Gemeinde. Wenn das Jugendwerk diese Entscheidung uni sono nach außen vertritt, werden die Referenten vor überzogenen Erwartungen bewahrt.

- Jeder Referent leitet künftig nur noch eine größere Freizeit pro Jahr.

3. Kürzung oder Wegfall ganzer Arbeitsbereiche
Diese schwierigen Entscheidungen konnte und wollte der Arbeitskreis nicht allein vorbereiten. Mit der inhaltlichen und strukturellen Neubesinnung durch den Beratungsprozess „Notwendiger Wandel“ werden auch für konzeptionelle Fragen neue Voraussetzungen geschaffen.

2.2. Personelle Veränderungen

Zum Juli 2001 lief die befristete Stelle der Jugendreferentin Lydia Nietfeld aus. Von nun an wurde spürbar, was bereits zuvor schon bekannt war: Das Jugendwerk muss in den nächsten Jahren mit nur noch 3,0 Hauptamtlichenstellen auskommen.

Der Beratungsprozess „Notwendiger Wandel“ löste bereits in der Startphase bei den Fachaufsichtführenden (A.Kuhlmann, M.Röder, P.Rostan) und dem Bezirksrechner W.Dehner die Entscheidung aus, auch die personelle Ebene des Jugendwerkes anzugehen. Ein konfliktreicher Dissens mit Jugendreferent Schlotterbek führte dazu, dass er beim Kirchenbezirksausschuss auf Januar 2002 eine einjährige Beurlaubung von seinem Dienst beantragt hat, um seine berufliche Zukunft zu klären.
Dieser Konflikt wirkte sich im Herbst 2001 auch auf den Beratungsprozess aus, sodass zunächst auf dieser Ebene einige Klärungen stattfinden mussten und der ursprüngliche Projektfahrplan um ca. 3 Monate verzögert wurde.. David Hirsch schied aus beruflichen Gründen im Januar 2002 aus der Steuerungsgruppe aus, Annette Kuhlmann ist seit Herbst 2001 alleinige ehrenamtliche Vorsitzende des Jugendwerks.

Seit Herbst 2001 hat Ralf Biesenthal die Geschäftsführung des Beratungsprozesses inne, Daniel Wössner ist anstelle von Gerd Schlotterbek zur Steuerungsgruppe hinzugestoßen.

3. Erste Ergebnisse des „Notwendigen Wandels“

3.1 Reduzierung des Verwaltungsaufwandes durch zentrale Geschäftsstelle in Ravensburg

Nachdem das ejw-Büro in Leutkirch seit Januar 2002 nicht mehr durch einen Jugendreferenten besetzt ist und das ejw-Büro in Friedrichshafen räumlich ohnehin im Umzug begriffen ist, konnte noch mal grundlegend über die 3 eigenständigen Büros reflektiert werden.

Dabei entstand folgende Übersicht, die neben den Verwaltungsfragen auch die inhaltlichen Chancen und Grenzen eines gemeinsamen Büros berücksichtigt:

Zentrale Geschäftsstelle in Ravensburg oder 3 Distriktbüros?

Zentrale in Ravensburg	3 Distriktbüros
bessere Kommunikation der JuRef untereinander (wichtig für kreative Prozesse) Vereinfachungen im geschäftsführenden und administrativen Bereich, organisatorisch leichter zu steuern, weniger Aktentransfer kontinuierlichere Präsenz, es ist immer jemand da (auch der Richtige?) Erleichternde Struktur bei Stellenwechsel und Vakanz Geschäftsstelle: Angebotsprofilierung in Fachbereichen, gleichzeitig bessere Möglichkeiten der Abgrenzung gegenüber falschen Erwartungen.	leichtere Identifikation mit dem Bezirk („unser JuRef.“) Kontaktstelle für örtliche katholische und kommunale Partner niederschwellige Kontakte zu Ehrenamtlichen (Gelegenheitsbesuche beim JuRef, weil man gerade vorbei kommt) sichtbarer Effekt für die Kirchengemeinden: „das Jugendwerk ist für uns da!“
„Dienststelle des Kirchenbezirks“ zuständigkeitsorientiert	Anlaufstellen für Ehrenamtliche“  beziehungsorientiert

Jede Büroorganisationsform hat ihr spezielle Chance. Unaufgebbares Ziel des Jugendwerkes ist die Unterstützung der Gemeinden vor Ort. Deshalb müssen neben der zentralen Geschäftsstelle regionale Anlaufstellen errichtet werden, die den Ehrenamtlichen und Pfarrer/innen vor Ort einen niedrigschwelligen Zugang zu den Jugendreferenten vermitteln und weiterhin deutlich machen, dass das ejw ein Bezirksjugendwerk und nicht nur ein Stadtjugendwerk für Ravensburg ist. In Friedrichshafen und Wangen sollen kleinere Büros in kooperativer Nutzung mit anderen Dienststellen betrieben werden, die von den zuständigen Referenten als Kontaktbüro genutzt werden.
Zusätzlich kann den Referent/innen langfristig (sprich: bei Stellenwechseln) eine Wohnungswahl im jeweiligen Distrikt nahegelegt werden, wobei mit dieser Empfehlung das Angebot einer veränderten Fahrtkostenregelung verbunden sein könnte (auch Fahrten zum zentralen Büro werden teilweise erstattet).

Eine Zusammenlegung der Büros in Ravensburg eröffnet die Möglichkeit, die entlastenden Arbeitskapazitäten (Schreibkräfte und Sachbearbeiterin) zu einer Sachbearbeitungsstelle zusammenzufassen. Es wurde ein entsprechender Antrag an den Kirchenbezirksausschuss gestellt, der jedoch aus arbeitsrechtlichen Gründen wenig Chancen hat.

3.2 Vereinfachung der Entscheidungswege durch die Einsetzung eines ejw-Vorstands

Gegenwärtig laufen im Jugendwerk alle Fäden im Bezirksarbeitskreis zusammen. Hier fallen alle Entscheidungen. Nachdem es in den letzten Jahren immer schwieriger wurde, ausreichend vorinformierte BAK-Mitglieder zu gewinnen, wurde aus dem Entscheidungsgremium faktisch ein „Aufsichtsrat“, dem über Vorentscheidungen von seiten der Jugendreferenten, der ejw-Vorsitzenden oder des Bezirksrechners berichtet wurde. Eine echte Mitgestaltung und –beratung war aufgrund der Vielzahl der Themen und Aspekte selten möglich.

Dieser Entwicklung trägt nun der von der Steuerungsgruppe erarbeitete Vorschlag Rechnung, einen beschließenden Vorstand einzusetzen, dem noch zu definierende Kompetenzen zugestanden werden. Der Bezirksarbeitskreis würde dadurch im laufenden Geschäft eine erhebliche Entlastung erfahren und könnte sich stärker den inhaltlich anspruchsvollen und nachhaltig wirksamen Themen widmen (Bsp: Möglichkeiten der Vernetzung der Jugendarbeit mit der Schule oder kommunalen Trägern, Schwerpunkte der Mitarbeiterbildung, ...).

Die Steuerungsgruppe steht nun vor der Aufgabe, einen entscheidungsreifen Entwurf zum Vorstand (Zusammensetzung, Kompetenzen, ...) zu erarbeiten und dem BAK vorzulegen. Eine Änderung der Bezirkssatzung ist nicht notwendig, da die bestehende Satzung die Einrichtung eines Vorstandes bereits vorsieht.

3.3 Klärung der Dienstaufträge

Der Arbeitskreis „Reduzierte Dienstaufträge“ (vgl. 2.) hat dem Prozess „Notwendiger Wandel“ ein wichtiges Entscheidungsfeld überlassen. Er soll durch ein Strukturierung der Dienstaufträgen den Jugendreferenten entlastende Freiräume schaffen. Die Arbeitskapazität eines Jugendreferenten darf durch das Bestehende nicht voll ausgeschöpft, geschweige denn überstrapaziert werden. Nur durch genügend Freiräume und ein motivierendes Umfeld werden innovative, bzw. kreative Kräfte freigesetzt.

Die Steuerungsgruppe einigte sich auf ein Viergliederung, die jedem Jugendreferenten zukommt:

a. Gemeindeberatung und –unterstützung im Distrikt (Schussental / Allgäu / Bodensee)

b. Fachlicher Schwerpunkt für den Kirchenbezirk (Kinder- und Jungschararbeit / Konfirmanden- und Teenagerarbeit / Junge-Erwachsenen-Arbeit)

c. Geschäftsführende Aufgaben (1. Innenkommunikation: BAK, Vorstand, Delegiertenversammlung, ... / 2. Außenvertretung: Kirchenbezirk, Öffentlichkeitsarbeit, ... / 3. Finanzen, Förderverein, Freizeitheim Tunau, Zuschüsse, ...)

d. Freiraum für Projektarbeit, innovative Veranstaltungen, Fortbildung. Darin enthalten sich auch Einzelzuständigkeiten, die je nach persönlichen Möglichkeiten untereinander verteilt werden (Posaunenarbeit, Ten Sing, etc.)

zu a: Gemeindeunterstützung erfolgt künftig am besten über klar profilierte Angebote: Starthilfe und Eventbegleitung. Darüberhinaus ist Kontaktarbeit zu Ehrenamtlichen vonnöten (Hausbesuche, Kontakttreffen, Einzelgespräche). Dabei sollte jedoch klar sein, dass die Jugendreferenten nicht für die Gewinnung von Mitarbeiter/innen in den Gemeinden zuständig sind. Das ejw unterstützt die Jugendarbeit vor Ort, die Verantwortung liegt jedoch in den Gemeinden.

zu b: Strittig ist im BAK noch die Gewichtung: Was soll definitiv Fachbereich werden und somit die Kapazität eines Jugendreferenten bekommen?

Subsidiar betrachtet muss das Jugendwerk im Bereich Teenagerarbeit personell besonders investieren, da im Jugendbereich die Gemeinden wenig anbieten können. Multiplikatorische Argumente sprechen eher für den Kinder- und Jungscharbereich, da hier die größere Zahl an Ehrenamtlichen tätig ist und fachliche Unterstützung gut gebrauchen kann. Der Freizeitenbereich wird verstärkt durch Ehrenamtliche betrieben, die begleitet werden müssen. Auch durch den jährlich heftigen Anmeldeansturm hat er eine deutliche Eigendynamik entwickelt.

zu c: Die geschäftsführenden und leitenden Aufgaben sollten nicht nur einem Referenten übertragen werden. Dieses Aufgabenfeld würde bei einer Person einen zu großen – und damit inhaltlich lähmenden – Raum einnehmen und das kollegiale Verhältnis der Jugendreferenten untereinander gefährden.

zu d: Darin enthalten sich auch Einzelzuständigkeiten, die je nach persönlichen Möglichkeiten untereinander verteilt werden (Posaunenarbeit, Ten Sing, etc.)

3.4 Fachausschüsse als ehrenamtliche Spezialistenteams auf Bezirksebene

Im Zusammenhang der fachlichen Schwerpunkte der Jugendreferenten, aber auch unter dem Gesichtspunkt der inhaltlichen Entlastung des BAK kam der Gedanke auf, Fachausschüsse zu bilden. Diese Teams könnten insbesondere jüngeren Mitarbeiter/innen den Zugang zum ejw erleichtern, da sie sich auf einen überschaubaren Bereich beschränken (Bsp: Jungschararbeit, Konfirmandenarbeit). Nur ein Teil der Fachausschussmitglieder müsste zugleich im BAK oder im Vorstand mitarbeiten, um den Gesamtzusammenhang des Jugendwerkes zu gewährleisten. Jeder Fachbereich hat einen Anteil Freizeiten und einen Anteil Schulungen. Durch Freizeiten finden Kinder und Jugendliche am leichtesten einen ersten Kontakt zum Jugendwerk, durch Schulungen wird u.a. das eigene Weiterlernen der Fachausschuss-Mitglieder gefördert.

Die Resonanz der Ehrenamtlichen auf diese Überlegungen war ernüchternd. Es ist nicht erkennbar, dass über die Fachausschüsse eine größere Anzahl zusätzlicher Mitarbeiter/innen gewonnen werden könnten.
Dennoch hat die Steuerungsgruppe vereinbart, den Gedanken der Fachausschüsse nicht ganz ad acta zu legen, sondern in den nächsten Gesprächen nach einer realisierbaren Lösung zu suchen. Denkbar wären Fachausschüsse mit sehr kleinem Zuständigkeitsbereich (z.B. die Gestaltung eines Bezirksjungschartages), die sich im wesentlichen aus bestehenden Freizeitmitarbeiterteams bilden.

4. Zwischenergebnis

In einer ersten Zwischenauswertung wurden die in der ersten Sitzung vereinbarten Ziele erneut ins Blickfeld genommen und mit dem jetzigen Stand verglichen:

a. Zusammenarbeit

Unter den Mitgliedern der Steuerungsgruppe (= de facto – Vorstand) herrscht ein reger Austausch. Der Bezirksarbeitskreis ist jedoch an dem Erneuerungsprozess bisher wenig beteiligt.

Eine zentrale Geschäftsstelle in Ravensburg wird positive Folgen für die Zusammenarbeit der Hauptamtlichen haben.

b. Identifikation mit dem Bezirk

Nach wie vor zeichnen sich hier keine weitreichenden Lösungen ab. Der Bezirk ist zu groß für eine Beheimatung der Ehrenamtlichen. Das Jugendwerk wird sich wohl damit zufrieden geben müssen, nicht milieubildend, sondern milieuunterstützend tätig zu sein. Lediglich die Freizeitarbeit scheint besondere Chancen zur Stärkung eines Wir-Gefühls zu bieten.

Die auch fortan immer wieder nötige Eingrenzung der Aufgaben wird verstärkt auf die überschaubarere Ebene der Fachbereiche verlagert. Hier kann sich speziellere Planungskompetenz entwickeln. Die Rückbindung an den BAK garantiert den Einblick in die Gesamtkonzeption.

Zusätzlich als hilfreich erweist sich die Fragestellung, für welche Formen der Jugendarbeit das Bezirksjugendwerk die Trägerschaft und Verantwortung innehaben soll und für welche Formen es nur unterstützend tätig sein kann.

5. Ausblick

Der Beratungsprozess „Notwendiger Wandel“ hat im Bezirksjugendwerk weitreichende Überlegungen freigesetzt, die noch der Präzisierung bedürfen. Der größte Aufwand steckt im Detail – im angemessenen Büro für eine gemeinsame Zentrale, in anstellungsrechtlichen Fragen zur Sachbearbeiterin, in einer Geschäftsordnung zur Klärung der Zuständigkeiten zwischen BAK und Vorstand und in Einzelentscheidungen zu Veranstaltungen und Angeboten.

In der nächsten, abschließenden Phase des Projektes müssen einerseits diese Details angegangen werden, andererseits bedarf es dringend der vermittelnden Gespräche mit Betroffenen, jedoch bisher noch nicht hinreichend Beteiligten: ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen und Pfarrer/innen in den Gemeinden.

Entscheidungen fallen voraussichtlich im Herbst 2002. Beteiligt sind die Delegiertenversammlung des ejw, der Kirchenbezirksausschuss und die Bezirkssynode.

Verabschiedet im Bezirksarbeitskreis am 5. 6. 2002

Verteiler:
Evang. Oberkirchenrat Stuttgart (Projektbüro)
Evang. Dekanatamt Ravensburg
Die Mitglieder der Steuerungsgruppe

Stand vom 26.06.17 Seite von