|
1.Организационно-правовая документация. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
2.Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
3.Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
4.Отчетная документация. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий.
К структурным подразделениям, организующим документооборот относятся:
1.Ректорат (издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института);
2.Деканаты (издает приказы по студентам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, сдают документы в архив и т.д.);
3.Кафедры (получают документы, издают их, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
4.Отдел кадров (хранит личные дела сотрудников и студентов, заполняет трудовые книжки, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
5.Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).
На факультетах издаются приказы по студентам, а также часть общих приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров института. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения, т.е. декан, ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему. В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца и подлежит строгому учету.
При прохождении студентами практики на предприятии (лечебно-профилактическом учреждении) кафедра готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, подписывается, и ставиться печать, затем они передаются на предприятие (ЛПУ).
В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения процедур итоговой государственной, аттестации выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив.
Во многих ВУЗах используются системы электронного документооборота университета, отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд кафедры данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации.
Примерная номенклатура дел кафедры
Приказы ректора по основной деятельности и распоряжения ректора и проректоров Университета по административно-хозяйственной деятельности. Копии
Приказы ректора по личному составу работников (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, повышение квалификации). Копии
Приказы ректора по личному составу студентов. Копии
Выписки из протоколов заседаний Ученого Совета Университета по вопросам учебной деятельности
Документы (положение о кафедре, должностные инструкции и др.), регламентирующие работу кафедры. Копии
Протоколы заседаний кафедры
Протоколы заседаний комиссий по приему в магистратуру
Годовой план работы кафедры
Годовой план научно -исследовательской работы кафедры на учебный год
Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава
Индивидуальные планы работы и отчеты преподавателей
Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса
Годовой отчет о работе кафедры
Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год
Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры
Дипломные работы и дипломные проекты студентов, Курсовые проекты студентов
Отзывы на дипломные работы и дипломные проекты
Экзаменационные билеты по лекционным курсам
Зачетные, экзаменационные ведомости
Рецензии, отзывы и заключения кафедры на учебники, учебные пособия и изобретения
Документы (акты, служебные записки, переписка) об оборудовании аудиторий и учебных лабораторий
Документы (предложения, заключения, справки и др.) по внедрению в учебный процесс современных информационных технологий
Журнал учета учебной нагрузки преподавателей-почасовиков
Инструкции по технике безопасности, электробезопасности и пожарной безопасности на рабочем месте
Журналы регистрации противопожарного инструктажа при проведении практических занятий
Журналы регистрации инструктажа по технике безопасности при проведении практических занятий
Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности для работников кафедры
Схему сбора информации образовательной статистики можно представить следующим образом. Она построена по распределенному многоуровневому принципу (рис.24).
Рис. 24. Схема системы кафедрального документооборота
На нижнем уровне информация от преподавателей и других сотрудников кафедры поступает на более высокий уровень заместителя заведующего кафедрой. На этом уровне она корректируется, обобщается, дополняется показателями ВУЗа и поступает на более высокий уровень – уровень заведующего кафедрой.
Do'stlaringiz bilan baham: |
