|
Ofis texnikasi va zamonviy ofislarda axborotlar oqim.
Zamonaviy ofislardagi ham qanday xodim uchun axborotlar markazi, bu lokal va global tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuter hisoblanadi. Zamonaviy ofislardagi axborotlar oqimni yaqqol ko’rish uchun quyidagi rasmdan foydalanish
Internet
mumkin:
Faks
Telefon tarmog’i
modem
mikrofon
SHaxsiy kompьyuter
Skaner
Kseroks
Web-kamera
Tarmoqqa moslashtiruvchisi
Hujjatlar
nusxasi
Lokal tarmoq
Kitobcha qilish appa.
Printer
9- rasm. Zamonaviy ofislarda axbortlar aylanishi sxemasi.
Odatda, shaxsiy kompyuterlar Internet tarmog’iga modem orqali ulanadi, lekin Internetga ulanishning ko’plab usullari madjuddir.
Hozirgi kunda lokal tarmoqlar orqali, alohida ajratilgan liniya bilan Internetga ulanish keng tarqalgan. Ofis texnikalarining ko’p qismi u yoki bu ko’rinishda shaxsiy kompyuterlar bilan bog’langan. Shaxsiy kompyuter zamonaviy ofislardagi, hujjatlarni tayyorlash, ularni qayta ishlashtaxrir qilish, saqlash va almashtirishdagi asosiy vosita hisoblanadi.
SHaxsiy kompyuterlarga ma’lumotlar asosan tarmoqdan elektron xat sifatida keladi, shuningdek xodimlar Web-saxifalardan ham olishlari mumkin. Zamonaviy ofislardagi ko’plab shaxsiy kompyuterlar (SHK) Web-kamera – raqamli kameralar bilan jixozlangan bo’lib fotosuratlar yoki video roliklar olib, tarmoq orqali jo’natishga imkon beradi. Web-kamera maxsus dasturlar yordamida tarmoqda videokonferentsiyalar o’tkazish ham mumkin, bunda xodimlar ma’lum muammolarni yuzma-yuz turib muxokama qilishlari mumkin bo’ladi. Bu konferentsiyada ishtirok etish uchun mikrofon ham kerak bo’ladi.
Zamonaviy ofis dasturlari, shu jumladan Microsoft Office System dasturi ovozlarni ajrata olish funktsiyasiga ham ega. Hozircha bu texnoligiyalar unchalik rivojlanmagan bo’lsada, kelajakda kompyuterlarni ovoz orqali boshqarish va matnlarni diktant qilib yozdirish keng ommalashib ketadi.
Elektron kommunikatsiya vositalarining keng tarqalganligiga qaramasdan, ma’lumotlarning bir qismi qog’oz ko’rinishida kelib tushmoqda. Ularni kompyuterlarga kiritish va saqlash uchun, hujjatlarning qarablashtirilgan ko’rinishi yaratuvchi skanerlardan foydalaniladi. Faks bo’yicha kelayotgan hujjatlar ham yana bir hujjatlar oqimni tashkil qiladi. Amaliyotda faks telefon bilan yoki modem, skaner va printer bilan birgalikda ishlab chiqariladi.
Faks-modem bilan jixozlangan kompyuterlar bevosita o’zlari fakslarni qabul qilib olishlari mumkin. Hozirgi zamonaviy ofislarda fakslardan kamroq foydalanib, ko’proq elektron pochtalardan foydalaniladi.
Har qanday tashkilotda kompyuterdagi elektron hujjatlarni qog’ozga tushirish ehtiyoji paydo bo’ladi. Bunda turli: lazerlik, qo’yiluvchi va matritsali printerlardan foydalaniladi. Ularning har birini o’z kamchiliklari va avzalliklari bor.
Qo’yiluvchi printerlar kerakli rangdagi siyoxni mikrotomchilar ko’rinishida qog’ozga to’qish orqali tasvirni yaratadi. Bu texnoligiya sifatli va rangli tasvir olish imkonini beradi, kompakt-disklarga, slayd plenkalariga va maxsus matolarga yozishi mumkin, apparatning qiymati arzon, lekin tezligi past, yozuvlar namlikka chidamaydi.
Katta va o’rta kompaniyalar ko’proq lazerlik printerlardan foydalanadi. Yozish tezligi yuqori, sifati yaxshi, xarajat materiallarining narxlari ham past, namlikka chidamli, quritish uchun vaqt sarflanmaydi, printerdan qurigan holda chiqadi.
Matritsali printerlar hozirgi kunda juda ham kam foydalanilmoqda, ularning tezligi va yozuvlar sifati juda ham past, shovkin bilan ishlaydi. Avzaligi bir vaqtni o’zida bir necha nusxa olish mumkin. Apparat ham ancha arzon.
Ofislarda hujjatlarni ko’paytirish uchun esa nusxa ko’paytirish apparatlaridan foydalaniladi, ular elektrofotografik va kserografik turlarga bo’linadi. Kserografik – kseroqo’paytirishlar hozirgi kunda ko’p tarqalgan. Hozirgi zamonaviy ofislar minitipografiyalar bilan ham jixozlangan ublib ular, prezentatsiya va reklamalar uchun broshyuro va bukletlar chiqarish imkonini beradi.
Yuqorida keltirilgan operatsiyalar ko’p muammolar keltirib chiqarmaydi. Hozirgi kundagi, ofislardagi eng dolzarb muammolardan bir – bu qog’oz hujjatlarni elektron hujjatlarga aylantirishdir. Chunki, elektron hujjatlar bilan ishlash ancha yengil hisoblanadi, jumladan ularni taxrir qilish, tarmoq orqali jo’natish, ko’paytirish va x.k.
Hujjatlarni elektron shaklga o’tkazishdagi birinchi bosqich, ularni skanerdan o’tkazib, elektron tasvirni yaratishdir. Odatda, hujjatning faqat tasvirini olish ko’p imkoniyat bermaydi. Hujjatlarni taxrir qilish, ulardagi ayrim jumlalarni izlash va boshqa hujjatlarda foydalanish uchun, olingan tasvirni ofis dasturlari o’qiy oladigan matnli hujjatga o’tkazish kerak. Demak keyingi bosqich, skaner qilingan hujjatlarni aniqlash kerak, buning uchun maxsus asboblar kerak bo’ladi. Bu asbobning umumiy nomi – optik belgilarni ajrata olish dasturi (optical charakter recognition, OCR). OCR dasturi yordami bilan kompyuter skaner qilingan varaqdagi rasm, jadvallar va matnni bir-birdan ajratib oladi va ularning ma’nosini tushinadi. So’ngra ularni bir joyga to’g’ri joylashtiradi.
Elektron ko’rinishga o’tkazilgan hujjatlarni, shartli ravishda uch turga bo’lish mumkin:
Rasmiylashtirilmagan – erkin shakldagi hujjatlar: shartnomalar, xatlar, kontraktlar va boshqalar;
Rasmiylashtirilgan – avvaldan shakli aniq belgilangan hujjatlar: blankalar, yuk xatlari, anketalar, kartotekalar va x.k.
Ixtisoslashgan – fotosuratlar, kartalar, barmoq izlari va x.k.
Bayon etilgan ham bir hujjatni qayta ishlash o’ziga xos talablarga ega bo’ladi. Masalan, agar hujjatda rasm bo’lsa u yerdagi tasvir yetarli bo’ladi, agar blankalar bo’lsa, bunda nafaqat yozuvlar, balki tABCirlarni ham ajratish va bir shaklga keltirishi kerak, agar bu anketa bo’lsa, bunda hujjatni tasviri kerak bo’lmay, faqat undagi ma’lumotlarni o’qish kerak bo’ladi.
Hujjatlarni elektron ko’rinishga keltirish, ularni taxrir qilish, jo’natish, saqlash va boshqa operatsiyalarni bajarish uchun maxsus ofis dasturlari ishlab chiqilgan – Data Capture («ma’lumotlarni tortib olish»). Bunday dasturlarni tayyorlash va tarqatishda Rossiyaning ABBYY va Cognitive Technologies firmalari faol ishlamoqda. Bu soxada eng avvalo FineReader mahsulotni ajratib ko’rsatish mumkin. Ushbu dastur 177 tadan ortiq tillarda yozilgan matnlarni ajrata olish imkoniyatiga ega bo’lib, Microsoft Office 2010 bilan birlashtirilgan.
Katta kompaniyalarda bir nechta emas minglab hujjatlarni skaner qilishga to’g’ri keladi, bu soxada bir sutkada 1000 donadan 100 000 dongagacha bo’lgan hujjatlarni skanert qilib, u yerdagi ma’lumotlarni olishga muljallangan dastur – bu AQSHning Ascent Capture va Rossiyadagi Cognitive Technologies firmasining YeVFRAT elektron arxiv dasturlaridir.
Do'stlaringiz bilan baham: |
