Самоучитель Microsoft Access 2013

Глава 6 
событием 
Нажатие кнопки
(On Click) связывается выполнение таких категорий 
действий, как: 
переходы по записям источника формы, обработка записей (добавление, удале-
ние, печать, восстановление); 
работа с формой (закрытие, открытие других форм, изменение фильтра, обнов-
ление данных, печать формы); 
работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл); 
запуск запроса, макроса, печать таблицы, автонабор номера. 
Этапы разработки интерфейса 
Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены 
связи и определены параметры поддержания целостности, предполагает упорядо-
чение первоначальной загрузки взаимосвязанных таблиц.
Технология поддержания такой базы данных в актуальном состоянии требует обес-
печения процесса ввода оперативных данных и обновления существующих данных.
При этом должен быть разработан удобный интерфейс пользователя, обеспечи-
вающий важнейший аспект технологии работы с базой данных — однократный и 
корректный ввод взаимосвязанных данных. Использование экранных форм — 
электронных аналогов первичных документов, являющихся источниками для за-
грузки справочных, плановых и оперативных учетных данных, — позволяет ре-
шить эти задачи. 
Прежде чем вводить, отображать или корректировать данные таблиц через экран-
ную форму, надо ее спроектировать и сконструировать. Далее рассматриваются 
основы проектирования форм для построения удобного интерфейса пользователя 
для работы с документами. Подробно описана технология разработки формы,
обеспечивающей первоначальный ввод, просмотр и обновление документов в базе 
данных. 
В процессе разработки технологии загрузки базы данных и проектирования форм 
целесообразно определить: 
перечень документов-источников, сохраняемых в базе и содержащих необходи-
мые данные для загрузки таблиц базы данных; 
таблицы — объекты загрузки для каждого документа-источника; 
содержание и последовательность загрузки. При этом необходимо учитывать, 
что для обеспечения связной целостности главные таблицы должны быть загру-
жены ранее подчиненных; 
подсхему данных каждой формы (фрагмент схемы данных), состоящую из таб-
лиц, необходимых для создания электронного документа. При этом для много-
табличной (составной) формы выбирается: 
•
таблица, которая будет базовым источником записей главной формы, и таб-
лицы для отображения справочных данных в этой части формы; 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
255 
•
таблица, которая будет источником записей подчиненной формы, включае-
мой в главную форму, и таблицы для отображения справочных данных 
в подчиненной форме; 
макет формы, т. е. ее общую структуру, соответствующую структуре докумен-
та-источника и полученной подсхеме данных. При этом распределяется про-
странство формы для размещения включаемых подчиненных форм; 
состав и размещение элементов, связанных с полями таблиц, и надписей для
каждой из частей составной формы. При этом: 
•
в главную форму обязательно надо вводить ключевые поля таблицы-
источника данных (например, идентификатор документа "Договор" — номер 
договора); 
•
в подчиненной форме предусмотреть только те ключевые поля таблицы — 
базового источника подчиненной формы, которых нет в таблице-источнике 
главной формы (например, код товара из спецификации документа "Дого-
вор"). 
После выполнения перечисленных пунктов и получения макета формы можно при-
ступить к разработке форм средствами Access. 
Определение последовательности загрузки 
таблиц с документов 
При разработке форм, обеспечивающих загрузку взаимосвязанных таблиц базы 
данных, следует иметь в виду требования к последовательности загрузки записей
в таблицы в соответствии со схемой данных и установленными параметрами под-
держания целостности. Эти требования можно сформулировать следующим об- 
разом:
независимо могут создаваться записи таблиц, которые не подчинены каким-либо 
другим таблицам в схеме данных; 
запись таблицы, подчиненной каким-либо другим таблицам, может создаваться 
при наличии связанных с ней записей в главных таблицах, записи главной таб-
лицы должны быть загружены ранее (таблицы справочных данных) или должны 
создаваться вместе с подчиненной записью в одной форме. 
В соответствии с этими требованиями можно рекомендовать в практических при-
ложениях предусмотреть сначала ввод в базу справочных данных, а затем данных 
плановых и оперативно-учетных документов. Это связано с тем, что таблицы с 
плановыми и оперативно-учетными данными в схеме данных являются подчинен-
ными по отношению к таблицам справочных данных, которые, как правило, нахо-
дятся на верхнем уровне. 
Рассмотрим технологию загрузки на примере базы данных "Поставка товара". Таб-
лицы базы данных и связи между ними отображены в схеме данных, приведенной 
в 
главе 2
на рис. 2.19. 

---

256 
Глава 6 
Документы-источники загрузки базы данных "Поставка товара" перечислены при 
описании предметной области в 
главе 2
. Определим объекты загрузки базы дан-
ных — взаимосвязанные таблицы, подлежащие загрузке с каждого документа 
предметной области, и последовательность их загрузки. 
Справочная информация 
Для документов справочной информации в базе данных "Поставка товаров" следу-
ет выделить следующие объекты загрузки: 
таблица ТОВАР — загрузка этой таблицы производится из документа "Спра-
вочник товаров", содержащего сведения о товарах, поставляемых фирмой; 
таблица СКЛАД — загрузка этой таблицы производится из документа "Спра-
вочник складов", содержащего сведения о складах фирмы; 
таблица ПОКУПАТЕЛЬ — загрузка этой таблицы производится из документа 
"Справочник покупателей", содержащего сведения о покупателях фирмы. 
Таблицы справочной информации ПОКУПАТЕЛЬ, ТОВАР, СКЛАД на схеме дан-
ных находятся на верхнем уровне и не подчинены другим таблицам, поэтому их 
загрузка производится в любой последовательности. 
Плановая информация 
Из документа "Договор", содержащего условно постоянную плановую информа-
цию, целесообразно единовременно вводить не только общие сведения о договоре, 
но и данные о плановых поставках по договору. В соответствии с этим следует вы-
делить единый объект загрузки: таблицы ДОГОВОР — ПОСТАВКА_ПЛАН. За-
грузка записей этих таблиц производится одновременно из документа "Договор", 
что обеспечит формирование взаимосвязей записей этих таблиц. При этом обеспе-
чивается однократный ввод значений идентификатора договора 
НОМ_ДОГ
для всех 
товаров документа. 
Загрузка таблицы ДОГОВОР может производиться после загрузки таблицы 
ПОКУПАТЕЛЬ, т. к. таблица ДОГОВОР в схеме данных подчинена таблице 
ПОКУПАТЕЛЬ. 
Загрузка таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН может производиться только после загрузки 
таблиц ДОГОВОР и ТОВАР, т. к. таблица ПОСТАВКА_ПЛАН подчинена этим 
таблицам. 
Оперативно-учетная информация 
Из документа "Накладная", содержащего оперативно-учетную информацию, как и в 
предыдущем случае, целесообразно единовременно вводить общие сведения о на-
кладной и данные об отгрузках товара по накладной. В соответствии с этим следует 
выделить единый объект загрузки: таблицы НАКЛАДНАЯ — ОТГРУЗКА. Загрузка 
записей этих таблиц производится одновременно из документа "Накладная", что 
обеспечит формирование взаимосвязей записей этих таблиц. При этом осуществля-

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
257 
ется однократный ввод значений идентификатора накладной — 
НОМ_НАКЛ
и 
КОД_СК
для всех отгружаемых по накладной товаров. 
Загрузка таблицы НАКЛАДНАЯ может производиться только после загрузки таб-
лиц ДОГОВОР и СКЛАД, т. к. таблица НАКЛАДНАЯ
в схеме данных подчинена 
этим таблицам. 
Загрузка таблицы ОТГРУЗКА может производиться только после загрузки таблиц 
НАКЛАДНАЯ и ТОВАР, т. к. таблица ОТГРУЗКА подчинена этим таблицам. 
З
АМЕЧАНИЕ
Загрузка таблицы СКЛАД может быть осуществлена и после загрузки данных по дого-
ворам, поскольку ни по каким путям в схеме данных таблицы ДОГОВОР и 
ПОСТАВКА_ПЛАН не подчинены таблице СКЛАД. 
Таким образом, определена последовательность этапов загрузки базы данных "По-
ставка товаров", а также объекты загрузки на отдельных этапах и соответствующие 
документы-источники данных. Технология загрузки базы данных "Поставка това-
ров" обобщена в табл. 6.1. 
Таблица 6.1.
Технология загрузки базы данных "Поставка товаров" 
Таблицы БД —
объекты загрузки 
Документы-источники Вид 
информации 
Этап
загрузки 
Примечание 
ПОКУПАТЕЛЬ Справочник 
покупателей 
Справочная 
I Независимые 
этапы 
ТОВАР Справочник 
товаров 
Справочная 
I 
СКЛАД 
Справочник складов 
Справочная 
I или II 
ДОГОВОР- 
ПОСТАВКА_ПЛАН 
Договоры Плановая 
II 
НАКЛАДНАЯ-
ОТГРУЗКА 
Накладные Оперативно-
учетная 
III
После определения этапов загрузки базы данных можно приступить к определению 
подсхемы данных для каждого этапа загрузки, к проектированию макета форм и их 
созданию средствами Access. 
Проектирование интерфейса
для ввода и корректировки документа 
Ввод и корректировка справочных данных могут быть осуществлены через простые 
формы с макетом в столбец или табличный, в которых для проверки значений в 
полях заданы ограничения. Для ввода и корректировки данных плановых и опера-
тивно-учетных документов пользователю нужно разработать удобный экранный 
интерфейс, который позволит минимизировать операции по вводу данных и кон-
тролировать их достоверность и корректность. При этом необходимо ограничи-
ваться вводом только идентификаторов и количественных показателей. Справоч-

---

258 
Глава 6 
ные данные (наименования, нормативы, цены, тарифные ставки и т. п.) не могут 
вводиться с этих документов, а должны только отображаться в форме из ранее соз-
данных таблиц справочной информации. Отображение справочных данных позво-
ляет осуществлять визуальный контроль правильности вводимых с плановых или 
оперативно-учетных документов данных, в которых обычно присутствуют спра-
вочные данные. 
Разработка интерфейса требует для каждого документа выполнить проектирование 
формы. 
Рассмотрим процесс проектирования формы для ввода, просмотра и корректировки 
данных о договорах фирмы. Форма служит электронным документом, вид которого 
должен соответствовать виду бумажного документа. Вид документа "Договор" был 
приведен
в 
главе 2 
на рис. 2.7. 
В соответствии с этапами загрузки базы данных "Поставка товаров", определенны-
ми выше (см. табл. 6.1), загрузка данных из документа "Договор" должна произво-
диться в таблицы ДОГОВОР и ПОСТАВКА_ПЛАН после загрузки таблиц со спра-
вочными данными ПОКУПАТЕЛЬ и ТОВАР, что обеспечит установление связей 
загружаемых записей с соответствующими записями этих таблиц. 
При проектировании формы определяется подсхема данных, включающая объект 
загрузки формы, общая структура формы — проект макета и размещение реквизи-
тов в соответствии со структурой документа "Договор" и подсхемой данных, учи-
тываются особенности назначения и работы с формой. 
Определение подсхемы данных 
Выбор подсхемы данных для построения формы-аналога документа "Договор", на-
зовем ее ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ, определяется следующими соображе-
ниями. 
Загрузка данных по договорам должна производиться в таблицы ДОГОВОР и 
ПОСТАВКА_ПЛАН, находящиеся в отношении 1 : М, следовательно, эти таб-
лицы — объекты загрузки — надо включить в подсхему данных формы. 
В форме должны отображаться справочные данные по покупателям и товарам, 
указанным в договоре, поэтому в подсхему надо включить также таблицы 
ПОКУПАТЕЛЬ и ТОВАР, главные по отношению к таблицам ДОГОВОР и 
ПОСТАВКА_ПЛАН. 
Так как форма обеспечивает загрузку двух таблиц, связанных отношением 1 : М, 
главная в отношении таблица ДОГОВОР должна быть источником записей
основной формы, подчиненная ПОСТАВКА_ПЛАН — источником записей 
подчиненной формы. Для отображения справочных данных в основной форме 
должна использоваться таблица ПОКУПАТЕЛЬ. Для отображения справочных 
данных в подчиненной форме должна использоваться таблица ТОВАР. 
Таким образом, подсхема данных для формы ввода/вывода договоров фирмы 
должна иметь вид, показанный на рис. 6.1. 

---

Разработка интерфейса для ввода, просмотра и корректировки документов 
259 
Таблица - источник для отображения
справочных данных по покупателям
в основной части формы
Таблица - источник для отображения
справочных данных по товарам
в подчиненной форме
Базовый источник записей
основной части формы
Базовый источник
записей подчиненной
формы
Таблицы - объекты
загрузки
Рис. 6.1. 
Подсхема данных для формы ввода/вывода договоров фирмы 
О
БРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В процессе проектирования базы данных 
(см. главу 2)
все реквизиты документа были 
разбиты на подмножества, составляющие таблицы базы данных. Например, реквизи-
ты документа "Договор" были распределены по таблицам ДОГОВОР, ПОСТАВКА_ 
ПЛАН, ПОКУПАТЕЛЬ и ТОВАР. Очевидно, для того чтобы форма ДОГОВОР отобра-
жала полный документ, ее подсхема данных должна включать все эти таблицы. 
Разработка макета 
Макет формы разрабатывается в соответствии со структурой документа и получен-
ной подсхемой данных. Макет формы ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ приведен 
на рис. 6.2. 
В соответствии с определенными объектами загрузки многотабличная форма 
ДОГОВОРЫ С ПОКУПАТЕЛЯМИ должна состоять из двух форм: основной и 
включенной в нее подчиненной формы.
Источником записей главной формы станет ДОГОВОР, а таблица ПОКУПАТЕЛЬ 
будет использована для отображения справочной информации. Через эту часть 
многотабличной формы выполняется ввод, просмотр и корректировка общих све-
дений о договоре. Число доступных записей определяется количеством записей 
в таблице ДОГОВОР. 

---

260