Respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi

1-bob. Telefon orqali faks jo’natish va qabul qilish.
1.1 Telefonda faks jo’natish- telefon aloqasi kanallari orqali og'zaki ravishda uzatiladigan va qabul qiluvchi tomonidan qayd etilgan turli xil tarkibdagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.
Telefon xabarlari odatda telefon orqali uzatiladigan xabarlar hujjatlarni talab qiladigan hollarda qo'llaniladi.
Telefon xabarlari axborot xarakterli kichik matnlarni uzatadi. Qog'oz bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalarda telefon xabarlari hajmi odatda 50 so'zdan oshmasligi kerak.
Telefon xabarlari matnida tushunarsiz so'zlar, iboralar va murakkab nutq burilishlaridan qochish kerak.
Telefon xabarlari matnlariga misollar
Telefon xabarlari standart qog'oz varaqalarida yoki maxsus shakllarda tayyorlanadi.
Telefon xabarlarini yuborishda quyidagi ma'lumotlar ishlatiladi:

• 
  - kompaniya nomi;
  
• 
  - hujjat turining nomi - TELEFON;
  
• 
  - hujjatning sanasi;
  
• 
  - telefon xabarini uzatish-qabul qilish vaqti;
  
• 
  - hujjatning ro'yxatdan o'tkazish raqami;
  
• 
  - hujjatning ro'yxatdan o'tkazilgan raqami va sanasi to'g'risidagi ma'lumotnoma;
  
• 
  - hujjat tuzilgan yoki e'lon qilingan joy;
  
• 
  - qabul qiluvchi;
  
• 
  - matnning sarlavhasi;
  
• 
  - hujjat matni;
  
• 
  - imzo;
  
• 
  - rassom haqidagi belgi;
  
• 
  - telefon xabarini yuboruvchi va oluvchining holati va telefon raqamlari;
  
• 
  - hujjat ijrosi va uning biznesdagi yo'nalishi to'g'risida eslatma;
  
• 
  - hujjatning elektron nusxasi identifikatori.
  

Telefon xabarining sanasi uzatish sanasi hisoblanadi.
Agar telefon xabari bir nechta qabul qiluvchiga etkazilsa, u uzatiladigan tashkilotlarning ro'yxati va unga yuborilishi kerak bo'lgan telefon raqamlari ilova qilinadi.
Imzolangan telefon xabarlari yozib olinadi; Pul o'tkazmasidan keyin ularga o'tkazilish sanasi va vaqti, nom va telefon raqamlari, shuningdek qabul qiluvchining va qabul qiluvchining raqamlari yopishtiriladi.
Qabul qilingan telefon xabarlari standart varaqlarga, maxsus shakllarga yoki jurnalga yozib qo'yiladi. Telefon xabari avval stenografizatsiya qilinishi yoki ovoz yozish uskunasi yordamida yozib olinishi, so'ngra shifrlanib, bosib chiqarilishi mumkin.
Telefoningiz xabarini yozuvning to'g'riligini uzatish oxirida qayta o'qib tekshirish orqali tekshirishingiz kerak.
Kiruvchi telefon xabari, chiquvchi xabar bilan bir xil tafsilotlarga ega bo'lishi kerak, imzo bundan mustasno, kiruvchi telefon xabarida yo'q.
Telefon xabari rahbariyat tomonidan ko'rib chiqilib, qaror qabul qilingandan so'ng, telefon xabari ijro uchun yuboriladi.
Telefon xabarlari bajarilgandan so'ng, ishlar nomenklaturasiga muvofiq printsipial masala bo'yicha ish bo'yicha rahbariyat ko'rsatmalarining bajarilishi to'g'risida yozuv bilan.