Reja: Hujjatlar tasnifi Hujjat turlari va xususiyatlari

TUSHUNTIRISH XATI

 

Xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini 

yozma izohlovchi va muassas a (bo‘lim) rahbariga (ichki) yoki yuqori

 

tashkilotga (tashqi) yo‘llanuvchi hujjatdir.

 

Yuqoridagi ta’rifdan ko‘rinadiki, tushuntirish xati xuddi ma’lumotnoma

 

va bildirishnoma singari ichki va tashqi xususiyatga ega. Keyingi holatda, 

ya’ni tushuntirish xati yuqori tashkilotga yuborilayotganda, u ko‘pincha

 

biror asosiy hujjat (rejalar, hisobotlar, loyihalar)ga ilova tarzida bo‘lib,

 

mazkur hujjat

ni umuman yoki ba’zi o‘rinlarini qisman izohlab, tushuntirib

 

beradi. Bu xildagi tushuntirish xati, shuningdek, muassasada bo‘lib o‘tgan

 

voqea-

hodisaga, rahbarning ba’zi xatti

-harakatiga, rejalashtirilgan 

ishlarning bajarilmay qolishiga ham izoh beradi yoki dalillaydi. Demak, bu 

holda tushuntirish xati mustaqil hujjat hisoblanmaydi. Shunga qaramay, u 

muassasa xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi va rahbar tomonidan

 

imzolanadi. 

Ichki, boshqacha aytganda, shaxsiy tushuntirish xatlari asosan xodim 

---

(ishchi, xizm

atchi, kolxozchi, talaba) tomonidan, ba’zan bo‘linmalar

 

rahbarlari tomonidan muassasa rahbari nomiga yoziladi. Unda ish (o‘qish)

 

jarayonida xodim (talaba) tomonidan sodir etilgan ba’zi xatti

-harakatlar 

(masalan ish yoki o‘ qishga kech qolish, kelmay qolish

, reja yoki ayrim 

topshiriqni bajarmaganlik, belgilangan tartib -qoidalarga rioya qilmaganlik 

va boshqalar) va ularni keltirib chiqargan sabablar izohlanadi, dalillanadi. 

Bevosita xodim (muallif) tomonidan imzolanadigan bunday tushuntirish 

xati oddiy varaqqa yoziladi. Shaxsiy tushuntirish xatlari odatda mansabdor 

(rahbar) shaxsning talabi bilan yoziladi, chunki u keyinchalik xodim 

haqida muayyan qarorga kelish, unga nisbatan tegishli intizomiy jazo 

chorasi qo’llash yoki dalillar asosli (uzrli) bo‘lsa qo‘lla

maslik uchun asos 

vazifasini o‘tashi mumkin.

 

 

Umuman, tushuntirish xati quyidagi zaruriy qismlardan iborat bo‘ladi:

 

 

1.

Hujjat yo‘llanayotgan tashkilot yoki mansabdor shaxsning to‘liq nomi.

 

2.

Hujjatni tayyorlagan (yozgan) muassasa yoki shaxsning to‘liq nomi

. 

3.Hujjat turining nomi (Tushuntirish xati). 

4.Hujjat matni (mazmuni). 

5.Imzo. 

6.Sana (hujjat yozilgan vaqt). 

 

Tashqi, xizmat yuzasidan korxona yoki muassasa nomidan yoziladigan 

tushuntirish xatlari xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi, tabiiyki,

 

muassasa

ning to‘liq nomi ushbu ish qog‘ozida aks etadi. Ichki tushuntirish

 

xatlarida esa rahbarning yoki xodimning to‘liq nomi deganda, u

 

ishlaydigan (o‘ qiydigan) bo‘linmaning nomi, shaxsning lavozimi, ismi, ota

 

ismining bosh harflari va familiyasi nazarda tutiladi. 

Zaruriy qismlari va yozilish shakli jihatidan tushuntirish xati arizadan 

deyarli farq qilmaydi, tarkibiy qismlarning joylashishi ham bir xil. Faqat 

shaxsiy tushuntirish xatining muallifi arizadagiday chiqish kelishigida 

emas, balki qaratqich kelishigid

a rasmiylashtirilgan ma’qulroqdir.