Профессиональная этика и этикет

§ 4. Культура письменной речи. Деловое письмо
Известно, что дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо, являясь письменной речью, должно быть кратким, точным и по существу.
Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Наилучший вариант - когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или содержит однородную информацию.
Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнеру:

1. 
   Современную организационную технику. Согласно общепринятым нормам, писать от руки можно только корреспонденцию очень личного характера, в других случаях от руки писать не рекомендуется.
   
2. 
   Свой собственный фирменный бланк, состоящий из эмблемы фирмы, ее полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона (телефакса) банковских реквизитов.
   
3. 
   При возможности желательно использовать фирменный конверт.
   

1. 
   Не забывайте о том, чтобы у вас всегда имелись «под рукой» копии отправленных писем.
   

Если вы пишете вашему зарубежному партнеру, то помните: во всем мире порядок написания адреса прямо противоположен принятому в нашей стране:

1. 
   - позиция - фамилия адресата с инициалами. Перед фамилией необходимо поставить ту форму обращения, которая принята в стране проживания адресата.
   

1. 
   ^{- должность вашего адресата.}
   

1. 
   - название фирмы.
   

Последними в адресе пишутся названия города (штата, гражданства), почтовый индекс и страны.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны (чуть ниже адреса) пишут дату отправления - день, месяц, год. Еще ниже пишется обращение, вновь с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящаются обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведется каким-либо конкретным лицом, то письмо обычно заканчивается оборотом: «Искренне Ваш».
Безымянное письмо не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот «генеральному директору», без указания его фамилии.
Завершать письмо нужно также вежливой формулировкой.
Большой объем информации в деловом письме передавать не рекомендуется, но если такая необходимость возникла, следует писать только на одной стороне листа.
Не стоит начинать письмо с местоимением «Я».
Любое письмо, адресованное Вам, требует немедленного ответа.
Общее правило для любой корреспонденции: с левого края бумаги, сверху донизу оставлять свободное поле одинаковой ширины.
При отправке факсов самое главное требование – краткость. Наилучший вариант – если факс помещается на одном листе стандартного формата.
Не стоит посылать факс два раза подряд в надежде на более качественное прочтение. Лучше по телефону уточнить о качестве факса.


Глоссарий:

1. 
   Речевой этикет - это система языковых средств.
   
2. 
   Стиль в речевом этикете - стиль имеет свои этикетные правила.
   
3. 
   Интонация - носитель языка определяет весь диапазон интонации