Paweł Nowak Ewa Kowalczyk Rada naukowa  Dorota Dobija


Показники, що характеризують документообіг



Download 3 Mb.
Pdf ko'rish
bet16/50
Sana14.07.2022
Hajmi3 Mb.
#797999
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   ...   50
Bog'liq
colloquium-journal-17104-chast-3

Показники, що характеризують документообіг 
Показник 
Опис 
Що оцінюється 
Дата документа 
Дата здавання першого варіанту документа ко-
ристувачу 
Час виконання 
Кінцева дата документа 
Дата здавання кінцевого варіанту документа ко-
ристувачу 
Час виконання 
Час доробляння 
Показник являє собою різницю у датах кінце-
вого здавання і першого варіанту документа 
Час виконання 
Кількість помилок 
Кількість виявлених помилок при перевірянні 
документа 
Надійність документа 
Оперативність вводу 
Середня різниця між датою надходження доку-
мента і датою фактичного вводу документа в си-
стему 
Час виконання 
Час вводу 
Витрачений час на введення документа в сис-
тему 
Витрати ресурсів на ви-
конання 
Кількість документів 
Кількість введених в систему документів 
Обсяг виконаних опера-
цій 
Ефективність вводу 
Кількість документів, введених за одиницю часу 
Поточна ефективність 
процесу 
Обсяг позаурочного часу 
Кількість годин позаурочного часу, витраченого 
на введення документів 
Майбутня ефективність 
процесу 
Кількість виявлених по-
милок 
Виявлені некоректні операції функціонування 
документообігу 
Надійність виконання 
Кількість 
виправлених 
помилок 
Виправлені некоректні операції функціону-
вання документообігу 
Надійність виконання 
Серед усього різноманіття процесів докумен-
тообігу існує їх стандартний обмежений набір, який 
може бути реалізований у межах установи. Залежно 
від типу організації, складу і кількості основних бі-
знес-процесів установа може використовувати 
тільки частину процесів з їх сукупності. 
Умовно процеси документообігу установи мо-
жна розділити на кілька основних груп. Як правило, 
відповідальними за кожен тип процесів є різні слу-
жби. 
Кожен процес має досить стабільний маршрут 
руху, який визначений прийнятим управлінським 
процесом в організації і залежить від типу, складу 
та змісту документів, ступеня регламентації функ-
цій і розподілу обов’язків між керівниками та стру-
ктурними підрозділами, а також від прийнятої в ор-
ганізації технології роботи з документами. 
Основними процесами, які можуть бути вклю-
чені в систему керування документообігом в уста-
нові є наступні: робота з вхідними документами; 
робота з вихідними документами; робота з внутрі-
шніми документами; створення маршруту докуме-
нта; створення шаблону документа; класифікація 
документів; контроль роботи з документами. 
Кожен з цих процесів складається з певного 
числа підпроцесів, наприклад, процес роботи з вхі-
дними документами складається з процесу реєстра-
ції, процесу пошуку, процесу управління доступом 
і т. д. 
Так, в процесах, пов’язаних із зовнішніми ко-
мунікаціями (надходження в установу документів і 
відправка в інші установи), можна виділити: обро-
бку вхідної інформації; обробку вихідної інформа-
ції. 
Процеси, пов’язані із забезпеченням діяльності 
та організаційно-розпорядчою діяльністю уста-
нови, припускають обробку внутрішнього докуме-
нтопотоку. 
При традиційному паперовому документоо-
бігу виконання документа, включаючи винесення 
по ньому резолюції, пов’язане з передачею оригі-
налу документа або його копії однією посадовою 
особою іншій. При цьому будь-яке переміщення 
документа, дія над документом фіксується відпові-
дними службами (наприклад, канцелярією) і спів-
робітниками (діловодами) шляхом внесення відпо-
відних записів до РКК документа або реєстрацій-
ного журналу. З моменту реєстрації РКК документа 
потрапляє в картотеку і залишається там до переда-
вання документа в архів. 
Для повноти картини документообігу в уста-
нові система документообігу не повинна закінчува-
тися на відповідальних виконавцях, тобто вона не 
повинна замикатися лише на службі діловодства, а 
повинна мати продовження в системах керування 
документообігом в підрозділах установи. 
Як свідчать дослідження, модель бізнес-проце-
сів, яка побудована відповідно до вимог стандарту 
ISO і орієнтована покращення документообігу як 
бізнес-процесу, повинна забезпечувати наступні 
переваги: 
– вчасне надходження документа виконавцю 
за призначенням; 
– надходження документа призводитиме до 
ініціалізації виконання процесу; 
– існуватиме можливість проконтролювати 
рух документу від моменту створення/надхо-
дження до моменту його утилізації; 
– існуватиме єдина база даних документів в ус-
танові; 


20
SOCIAL COMMUNICATION
 

«
Colloquium-journal
» 
#17(104), 2021
– чіткий розподіл обов’язків співробітників з 
обробки документів; 
– «розвантаження» керівництва від виконання 
рутинної роботи з обробки документів [5, с. 156]. 
Отже, документообіг як невід‘ємна частина ді-
яльності будь-якої організації потребує такої сис-
теми керування, яка забезпечує безперервну роботу 
всіх процесів прийняття та реалізації управлінських 
рішень та їх документального відображення. 
Виходячи з усього описаного вище можна ре-
зюмувати, що основною метою системи керування 
документообігом є розподілення загальних інфор-
маційних ресурсів організації таким чином, щоб 
вони залишалися під надійним захистом, і щоб їх 
можна було знайти, отримати або переслати, унаоч-
нити схеми маршрутизації документів. 
В якості результату грамотно і якісно побудо-
ваної системи документообігу в установі можна ро-
зглядати, наприклад, скорочення часу на обробку 
документів, посилення контролю за усіма робо-
чими процесами і строками їх виконання. 
Подальше підвищення ефективності докумен-
тообігу на основі процесного підходу залежить від 
узгодженості дій з обробки документів в установі. 
Тому постійний аналіз, оптимізація та реінжині-
ринг чинної системи документообігу є необхідною 
умовою відповідності моделі вимогам стандарту 
менеджменту якості ISO 9000. 

Download 3 Mb.

Do'stlaringiz bilan baham:
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   ...   50




Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©hozir.org 2024
ma'muriyatiga murojaat qiling

kiriting | ro'yxatdan o'tish
    Bosh sahifa
юртда тантана
Боғда битган
Бугун юртда
Эшитганлар жилманглар
Эшитмадим деманглар
битган бодомлар
Yangiariq tumani
qitish marakazi
Raqamli texnologiyalar
ilishida muhokamadan
tasdiqqa tavsiya
tavsiya etilgan
iqtisodiyot kafedrasi
steiermarkischen landesregierung
asarlaringizni yuboring
o'zingizning asarlaringizni
Iltimos faqat
faqat o'zingizning
steierm rkischen
landesregierung fachabteilung
rkischen landesregierung
hamshira loyihasi
loyihasi mavsum
faolyatining oqibatlari
asosiy adabiyotlar
fakulteti ahborot
ahborot havfsizligi
havfsizligi kafedrasi
fanidan bo’yicha
fakulteti iqtisodiyot
boshqaruv fakulteti
chiqarishda boshqaruv
ishlab chiqarishda
iqtisodiyot fakultet
multiservis tarmoqlari
fanidan asosiy
Uzbek fanidan
mavzulari potok
asosidagi multiservis
'aliyyil a'ziym
billahil 'aliyyil
illaa billahil
quvvata illaa
falah' deganida
Kompyuter savodxonligi
bo’yicha mustaqil
'alal falah'
Hayya 'alal
'alas soloh
Hayya 'alas
mavsum boyicha


yuklab olish