294
Глава 7
В области данных отчета размещены все поля таблицы. Это обеспечивает вывод
в отчете всех записей в табличном виде. Размещение заголовков столбцов в верхнем
колонтитуле обеспечивает вывод их на каждой странице отчета. Для добавления
номера страницы в нижнем колонтитуле в вычисляемом элементе сформировано
выражение
="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]
.
В заголовке отчета размещены: эмблема, название отчета, текущая дата и время.
Для добавления в отчет текущей даты использована встроенная функция
=Date()
из
категории
Дата/время
(Date/Time). В свойствах этого элемента на вкладке
Макет
(Format) в строке
Формат поля
(Format) установлен формат отображения даты —
Длинный формат даты
(Long Date). Для добавления в отчет текущего времени
применена
встроенная функция
=Time()
.
В примечании отчета в вычисляемом элементе управления записана статистическая
функция
=Sum([СУММА_ДОГ])
, рассчитывающая стоимость всех договоров, представ-
ленных в отчете.
Доработка отчета в режиме макета
В режиме макета (см. рис. 7.2) легко привести созданный отчет в соответствие
с заданными требованиями. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно
отрегулировать ширину столбцов, высоту строк, изменить их порядок,
добавить
уровни группировки и итоговые значения. Можно добавить в отчет новые поля, а
также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.
Измените название отчета на "Договоры фирмы". Для этого выполните двойной
щелчок на нем и введите новое название. Для замены эмблемы удалите старую и,
щелкнув на значке
Эмблема
(Logo) на вкладке ленты
Конструктор
(Design), выбе-
рите нужный рисунок. Эмблема будет добавлена в то же место заголовка отчета.
При желании ее можно перетащить в другое место и изменить размер.
Элементы управления отчета "Договор" организованы в табличный макет. Таблич-
ные макеты элементов всегда охватывают несколько разделов отчета — в данном
случае надписи расположены в верхнем колонтитуле выше области данных, в кото-
рой расположены поля данных, а в примечании отчета расположен вычисляемый
элемент, также включенный в этот макет. Выделите макет отчета и измените раз-
мер шрифта,
выбрав его на вкладке
Главная
(Home) в группе
Форматирование
текста
(Text Formatting) или на вкладке
Формат
(Format) в группе
Шрифт
(Font).
Все элементы макета изменят шрифт на выбранный.
Для изменения размеров элементов управления макета можно выделить весь макет,
и тогда все его элементы будут менять размер и местоположение. Можно выделить
отдельный столбец макета и изменять ширину только этого столбца и перемещать
внутри макета, перетаскивая его на нужное место. При перетаскивании вертикаль-
ная полоска указывает, где элемент будет помещен, если отпустить кнопку мыши.
Аналогично можно изменить высоту строки.
При необходимости изменять положение и размер отдельных элементов макета их
нужно удалить из макета и создать новый дополнительный макет. Выделите эле-
Отчеты
295
мент с общей суммой по договорам и в контекстном
меню выполните команду
Ма-
кет | Удалить макет
(Layout | Remove Layout). Теперь стало возможным изменение
ширины только этого элемента.
Для выделения раздела отчета щелкните слева от него, и он будет обрамлен жирной
линией. Воспользовавшись кнопкой
Заливка фигуры
(Shape Fill) в группе
Форма-
тирование элемента управления
(Control Formatting) на вкладке ленты
Формат
(Format), выберите из коллекции нужный цвет.
Используйте условное форматирование для изменения внешнего вида значения в
поле
Сумма по договору
в зависимости от одного или нескольких условий. Изме-
ните цвет
денежных значений на красный, когда они оказываются выше заданной
величины, например 400 000 руб. Для этого щелкните в столбце
Сумма
по
догово-
ру
и выполните команду
Условное
форматирование
(Conditional Formatting) на
вкладке ленты
Формат
(Format) в группе
Форматирование элемента управления
.
В окне
Диспетчер
правил
условного
форматирования
(Conditional Formatting
Rules Manager) в поле
Показать правила форматирования для
(Show formatting
rules for) будет указано имя поля
СУММА_ДОГ
, для которого нужно создать правила.
Щелкните на кнопке
Создать
правило
(New Rule). В окне
Новое правило форма-
тирования
(New Formatting Rule) измените описание правила, оставив в первом
поле
Значение поля
(Field Value Is), выбрав во втором
больше
(greater than) и в
третьем введя значение
400000
. В области
Просмотр
(Preview) выберите формат,
используемый при выполнении условия для значений поля: жирный шрифт и крас-
ный цвет.
Для изменения внешнего вида отчета в целом используйте богатый выбор коллек-
ции
Темы
на вкладке ленты
Конструктор
(Design).
Для изменения параметров страницы выполняйте
команды соответствующей
вкладки ленты. Пунктирной линией в отчете отмечена граница полей страницы.
Отображение этой линии регулируется кнопкой
Показать поля
(Show Margins) на
вкладке ленты
Параметры страницы
(Page Setup). Для выбора размеров полей
страницы может быть использована коллекция, отображаемая при нажатии кнопки
Поля
(Margins). На этой же вкладке можно выбрать размер бумаги, ориентацию
страницы и ряд других параметров.
Группировка и сортировка данных отчета
Для выполнения группировки и сортировки данных,
отображаемых в отчете, пред-
назначена область
Группировка, сортировка и итоги
(Group, Sort, and Total).
Если область не отображена, выполните команду
Группировка
((Group & Sort)) на
вкладке ленты
Конструктор
(Design). Первоначально в отчете, созданном с по-
мощью средства
Отчет
(Report), нет ни группировки, ни сортировки, и
область со-
держит лишь кнопки
Добавить группировку
(Add a group) и
Добавить сортиров-
ку
(Add a sort) (рис. 7.4).
В режиме макета выполните группировку данных отчета по полю
КОД_ПОК
(код по-
купателя). Щелкните на кнопке
Добавить группировку
(Add a group). В области
Группировка, сортировка и итоги
(Group, Sort, and Total) появится новая строка и
будет отображен список доступных полей (рис. 7.5).
