Paweł Nowak Ewa Kowalczyk Rada naukowa  Dorota Dobija

Показники, що характеризують документообіг 
Показник 
Опис 
Що оцінюється 
Дата документа 
Дата здавання першого варіанту документа ко-
ристувачу 
Час виконання 
Кінцева дата документа 
Дата здавання кінцевого варіанту документа ко-
ристувачу 
Час виконання 
Час доробляння 
Показник являє собою різницю у датах кінце-
вого здавання і першого варіанту документа 
Час виконання 
Кількість помилок 
Кількість виявлених помилок при перевірянні 
документа 
Надійність документа 
Оперативність вводу 
Середня різниця між датою надходження доку-
мента і датою фактичного вводу документа в си-
стему 
Час виконання 
Час вводу 
Витрачений час на введення документа в сис-
тему 
Витрати ресурсів на ви-
конання 
Кількість документів 
Кількість введених в систему документів 
Обсяг виконаних опера-
цій 
Ефективність вводу 
Кількість документів, введених за одиницю часу 
Поточна ефективність 
процесу 
Обсяг позаурочного часу 
Кількість годин позаурочного часу, витраченого 
на введення документів 
Майбутня ефективність 
процесу 
Кількість виявлених по-
милок 
Виявлені некоректні операції функціонування 
документообігу 
Надійність виконання 
Кількість 
виправлених 
помилок 
Виправлені некоректні операції функціону-
вання документообігу 
Надійність виконання 
Серед усього різноманіття процесів докумен-
тообігу існує їх стандартний обмежений набір, який 
може бути реалізований у межах установи. Залежно 
від типу організації, складу і кількості основних бі-
знес-процесів установа може використовувати 
тільки частину процесів з їх сукупності. 
Умовно процеси документообігу установи мо-
жна розділити на кілька основних груп. Як правило, 
відповідальними за кожен тип процесів є різні слу-
жби. 
Кожен процес має досить стабільний маршрут 
руху, який визначений прийнятим управлінським 
процесом в організації і залежить від типу, складу 
та змісту документів, ступеня регламентації функ-
цій і розподілу обов’язків між керівниками та стру-
ктурними підрозділами, а також від прийнятої в ор-
ганізації технології роботи з документами. 
Основними процесами, які можуть бути вклю-
чені в систему керування документообігом в уста-
нові є наступні: робота з вхідними документами; 
робота з вихідними документами; робота з внутрі-
шніми документами; створення маршруту докуме-
нта; створення шаблону документа; класифікація 
документів; контроль роботи з документами. 
Кожен з цих процесів складається з певного 
числа підпроцесів, наприклад, процес роботи з вхі-
дними документами складається з процесу реєстра-
ції, процесу пошуку, процесу управління доступом 
і т. д. 
Так, в процесах, пов’язаних із зовнішніми ко-
мунікаціями (надходження в установу документів і 
відправка в інші установи), можна виділити: обро-
бку вхідної інформації; обробку вихідної інформа-
ції. 
Процеси, пов’язані із забезпеченням діяльності 
та організаційно-розпорядчою діяльністю уста-
нови, припускають обробку внутрішнього докуме-
нтопотоку. 
При традиційному паперовому документоо-
бігу виконання документа, включаючи винесення 
по ньому резолюції, пов’язане з передачею оригі-
налу документа або його копії однією посадовою 
особою іншій. При цьому будь-яке переміщення 
документа, дія над документом фіксується відпові-
дними службами (наприклад, канцелярією) і спів-
робітниками (діловодами) шляхом внесення відпо-
відних записів до РКК документа або реєстрацій-
ного журналу. З моменту реєстрації РКК документа 
потрапляє в картотеку і залишається там до переда-
вання документа в архів. 
Для повноти картини документообігу в уста-
нові система документообігу не повинна закінчува-
тися на відповідальних виконавцях, тобто вона не 
повинна замикатися лише на службі діловодства, а 
повинна мати продовження в системах керування 
документообігом в підрозділах установи. 
Як свідчать дослідження, модель бізнес-проце-
сів, яка побудована відповідно до вимог стандарту 
ISO і орієнтована покращення документообігу як 
бізнес-процесу, повинна забезпечувати наступні 
переваги: 
– вчасне надходження документа виконавцю 
за призначенням; 
– надходження документа призводитиме до 
ініціалізації виконання процесу; 
– існуватиме можливість проконтролювати 
рух документу від моменту створення/надхо-
дження до моменту його утилізації; 
– існуватиме єдина база даних документів в ус-
танові; 

---

20
SOCIAL COMMUNICATION
 
/ 
«
Colloquium-journal
» 
#17(104), 2021
– чіткий розподіл обов’язків співробітників з 
обробки документів; 
– «розвантаження» керівництва від виконання 
рутинної роботи з обробки документів [5, с. 156]. 
Отже, документообіг як невід‘ємна частина ді-
яльності будь-якої організації потребує такої сис-
теми керування, яка забезпечує безперервну роботу 
всіх процесів прийняття та реалізації управлінських 
рішень та їх документального відображення. 
Виходячи з усього описаного вище можна ре-
зюмувати, що основною метою системи керування 
документообігом є розподілення загальних інфор-
маційних ресурсів організації таким чином, щоб 
вони залишалися під надійним захистом, і щоб їх 
можна було знайти, отримати або переслати, унаоч-
нити схеми маршрутизації документів. 
В якості результату грамотно і якісно побудо-
ваної системи документообігу в установі можна ро-
зглядати, наприклад, скорочення часу на обробку 
документів, посилення контролю за усіма робо-
чими процесами і строками їх виконання. 
Подальше підвищення ефективності докумен-
тообігу на основі процесного підходу залежить від 
узгодженості дій з обробки документів в установі. 
Тому постійний аналіз, оптимізація та реінжині-
ринг чинної системи документообігу є необхідною 
умовою відповідності моделі вимогам стандарту 
менеджменту якості ISO 9000.