51
Davlat arxivlarida yig’majildlarni tavsiflash chog’ida hujjatlarga ish yuritish
chog’ida qo’yilgan indekslar saqlanib qoladi. Indekslar hujjatlarni tizimga solishni
osonlashtiradi, fond materiallarining saqlanish darajasi va ularning to’laligini
ko’rsatadi, hujjatlarni tezda topish imkoniyatini beradi.
Yig’majild sarlavhasi. Tavsiflash ishida yig’majildga sarlavha qo’yish (yoki
sarlavhani aniqlashtirish) muhimdir. Sarlavhada yig’majildlar
va kiritilgan
hujjatlarning tarkibi va qisqacha mazmuni o’z aksini topishi zarur. Davlat
arxivlarida
yig’majildlarni
tavsiflash
jarayonida
ularning
sarlavhalari
aniqlashtiriladi. Agar sarlavhaning ayrim unsurlari noaniq yoki to’liq bayon
qilinmagan bo’lsa, sarlavha boshqatdan tuziladi.
Sarlavha tuzishda quyidagi elementlarni aks ettirish lozim bo’ladi: hujjatlar
to’rining nomi, muallif, kimga yuborilganligi, qaysi masalaga bag’ishlanganligi,
hudud, xronologik sanalar, hujjatlarning tashqi belgilari. Masalan:
1.
Farg’ona
viloyati ishchi, soldat va dehqon deputatlari Sovetining
protokollari. 1917 yil mart – 1918 yil iyulp. Asl nusxalar.
2.
Farg’ona viloyatida kolxozlarni tashkil etishga oid materiallar.
1930 yil. Asl nusxalar.
3.
Farg’ona neftni qayta ishlash zavodi ma’muriyatining bosh-qa
tashkilotlar bilan yozishmasi. 1959-1960 yillar. Ko’chirma
nusxalar.
Annotasiya tuzish. Yig’majildlarga kiritilgan ayrim muhim hujjatlarning
mazmunini annotasiya yozish yo’li bilan aniqlanadi. annotasiya yig’majildning
muqovasiga sarlavhadan keyin yoziladi. Misol:
1.
254-gvardiya polkinig jangovor harakatlari jurnali. 1943 yil, 15-
yanvarp – 16-iyulp.
Annotasiya: To’ychi Eryigitovning 1943 yil 23 fevralda ko’rsatgan
jasoratining qisqacha tavsifi (annotasiya so’zi yozilmaydi).
Hujjatlarning
asl nusxa ekanligini, ularning to’laligi darajasi va yaratish
usuli hamda yig’majildlarning tashqi hususiyatlarini tavsiflash. Hujjatlarning asl
nusxasi hamda ularning ko’chirma nusxalari o’zining ishonarliligi va yuridik kuchi
nuqtai nazaridan bir xil emasdir. Shu boisdan 1- va 2-kategoriyali fondlarni
tavsiflashda bu narsani e’tibordan chetda qoldirmaslik kerak.
Agar yig’majildlar tarkibiga kirgan barcha hujjatlar asl nusxa bo’lsa, bu hol
sarlavhadan keyin qayd etiladi. Masalan:
1.
O’zbekiston SSR Ministrlar Soveti yig’ililarining protokollari.
1949 yil. Asl nusxalar.
Yig’majildda ayrim
hujjatlarning asl nusxalari, boshqa hujjatlarning
ko’chirma nusxalari birgalikda saqlanishi mumkin. Bunday holda tavsiflash
jarayonida bu narsa qayd etilishi kerak.
Agar hujjatlar qisman saqlangan bo’lsa, tavsiflash chog’ida bu narsa aks
ettiriladi: «parchalar», «alohida varaqlar», «hujjatning oxirgi qismi saqlanmagan»
va hokazo.
Nodir va alohida qimmatli hujjatlarning yaratilish
usuli ham qayd etiladi
(dastxat, chektografik varaqa va hokazo). Ko’p hollarda bu ularning mazmunini
aniqlash uchun zarur bo’lishi mumkin. Hujjatlarning tashqi belgilari ham
52
sarlavhadan so’ng (agar annotasiya yozilsa, undan keyin) qayd etiladi.
Tashqi
belgilarga muqovaning nimadan tayyorlanganligi, bezaklar, hujjatning nimaga
bitilganligi (pergament, mato, qog’oz),
qaysi tilda yozilganligi, orginal muhr va
miniatyuralar kiradi.
Yig’majildlar sanasi. Yig’majildlarning muqovasida sarlavha yoki
annotasiyadan so’ng uning yaratilish sanasi yoki yig’majild tarkibiga kirgan
hujjatlarning boshlanishi va tugashi sanalari ko’rsatiladi.
Sanalar arab raqamlari,
oy nomlari esa so’z bilan yoziladi. Aniq sanalarni bilishning imkoni bo’lmasa,
kvadrat qavs ichida taxminiy sana krsatiladi (Masalan, «1927 yildan keyin»).
Agarda sanalarni umuman aniqlashning imkoni bo’lmasa, yig’majildlarning
muqovasida «sanasiz» deb yozib qo’yiladi.
Varaqalar miqdori va saqlanish muddati. Sanadan so’ng yig’majildning
muqovasida yangi satrdan varaqalar miqdori yoziladi («115 varaqda»). Varaqlar
miqdorini ko’rsatish hujjatning saqlanishi va nazorat qilinishi uchun zarur.
Varaqlar miqdorining pastida yig’majildlarning saqlanish muddati qayd
etiladi. Vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatlar uchun necha yil saqlanishi ko’rsatiladi
(«20 yil saqlansin», «75 yil saqlansin» va hokazo), doimiy saqlanishi zarur bo’lgan
yig’majildlar uchun «doimiy saqlansin» deb yozib qo’yiladi.
Yig’majildning muqovasida arxiv shifri ko’rsatiladi. Arxiv shifri arxivning
qisqartirilgan nomidan («O’zR MDA», FVDA» va hokazo)
hamda fondning
raqami, ro’yxat raqami va yig’majildning ro’yxat bo’yicha raqamidan iboratdir.
Masalan, FVDA, 23-f., 2-r., 245-y. Arxiv shifri odatda muqovada tipografiya yo’li
bilan tayyorlangan maxsus shtamp ichiga qo’yiladi.
Yig’majildlardagi hujjatlardan ilmiy maqsadlarda yoki matbuot sahifalarida
foydalanilganda, arxiv ma’lumotnomasi yoki hujjatning ko’chirma nusxasi
berilganda arxiv shifri hamda varaq raqami ko’rsatiladi.
Ichki ro’yxat (mundarija). Ichki ro’yxat (mundarija) qimmatli yig’majildlar
uchun tuziladi. Unda yig’majildga kiritilgan barcha hujjatlar ko’rsatib o’tiladi.
Ichki ro’yxatda hujjatlarning indeksi, mazmuni, sanasi, kimga jo’natilganligi yoki
muallifi, varaqlar raqami qayd etiladi.
Do'stlaringiz bilan baham: 
