Определение бизнес-процесса. Классификация бизнес-процессов

Техника выделения процессов

• (лекция 5)

Пример

Шаг 1. Выделение процессов

• Выделяют процессы, привязывая их к существующим структурным подразделениям.
• Т.е. выделение процессов будет производится в рамках уже существующей системы управления организацией.
• Аргументация:
• структурные подразделения имеют руководителей, у руководителей есть ресурсы,
• существующие подразделения создавались по функциональному принципу (выполнение какой-либо функции, создания продукта или полуфабриката),
• деятельность подразделений задокументирована, существуют положения о подразделениях и должностные инструкции,
• существует распределение обязанностей.

Пример

Шаг 1. Выделение процессов

• Вопрос: какого уровня подразделение следует выделять как самостоятельный процесс?
• Ответ: Подразделения достаточно крупного масштаба.
• Аргументация:
• Целесообразность создания документированных систем отчетности, распределения ресурсов, управления и технологии.
• Удобство построения системы управления сверху вниз, начиная с уровня заместителя директора.
• Удобство декомпозиции процессов.

Шаг 2. Регламентация процессов.

• Создается документация по процессам.
• Определяется и согласовывается взаимодействие между процессами.
• Строится система управления процессами и компании в целом. Для этого определяется, какая информация должна поступать руководству, и регламентируется порядок принятия решений руководителями. Создается проект системы управления процессами.
• При регламентировании процессов часто выявляется необходимость организационных изменений в компании. Процессы меняют размеры, владельцев и способы взаимодействия.
• Производится пересмотр и согласование взаимодействий между подразделениями. Составленные ранее формальные документы должны получить новое, реальное наполнение. Документация должна стать полезной для руководителей и сотрудников.

Шаг 2. Регламентация процессов.

• Проблемы, возникающие на этом шаге:
• руководителям не хочется заниматься «лишней бюрократией»;
• документирование взаимоотношений между процессами приводит к конфликтам;
• наступает понимание непригодности существующих инструкций и положений, и необходимости больших затрат сил и времени на их исправление.
• На этом шаге создаются только проекты будущих документов . Утверждать их на шаге 2 не рекомендуется.

Пример

Шаг 3. Оптимизация процессов

• Описание процессов не всегда соответствует действительности в части выполнения работ и ожиданий руководства компании → проект системы управления процессов в ходе согласования претерпевает изменения:
• устраняют ненужные функции,
• руководители передают вниз часть полномочий, оставляя за собой право получать информацию для контроля за принятием решений подчиненными,
• согласовывается документация по процессам со всеми участниками работ.
• После этого утверждаются документы. Каждый разработанный документ должен иметь своего потребителя, быть удобным в работе.

Пример