Назначение и область применения

4.3.2 Система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений и отслеживать все действия, производимые с зарегистрированными в системе документами [28]. Рассмотрим одну из наиболее известных систем электронного документооборота, разработанного российской компанией «ЛАНИТ» LanDocs.
Как специализированная для решения задач СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота – от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. LanDocs имеет высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности – автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области [12].
LanDocs обеспечивает автоматизированное создание списка рассылки документа и регистрацию факта отправки его или его копии адресату (адресатам). Рассылка документов может выполняться по личному или общему списку рассылки, по принадлежности к подразделению или роли (группе работников, объединенных по какому-либо признаку). Стандартные алгоритмы рассылки – «последовательно по цепочке» и «веером».
LanDocs ведет автоматизированный учет движения документа, т.е. фиксирует в своей БД все действия пользователей, совершенные с документом, и изменения его статуса на протяжении всего жизненного цикла документа от регистрации до сдачи в архив.
Преимущества:

• 
  Широкий спектр возможностей, позволяющий реализовать маршрутизацию запросов любой сложности;
  
• 
  Возможность динамически изменять маршрут, в зависимости от атрибутов конкретного запроса;
  
• 
  Наличие открытого документированного программного интерфейса, позволяющего внедрять систему в своё приложение с помощью OLE-интерфейса.
  

Недостатки:

• 
  Высокая стоимость лицензионной версии программы не оправдана, в виду не использования большого количества функций системы.