|
Структура электронного письма и примеры писем
Структуру электронного письма символически можно разделить на
четыре части: приветственная часть; текст письма, где излагается суть
обращения; третья часть – действие, которое вы ждете от адресата, и
наконец, заключающая часть.
Четыре части электронного письма
1. Начало (Opening)
Эта часть является
основной
и
базовой
частью письма. Это то,
где вы представляете
весь вид. Вы можете
сослаться
на
телефонный
разговор,
электронную
почту,
встречу, запрос.
Эта часть должна
быть короткой.
Просто
постарайтесь
представить
общую
картину.
2. Детали (Details)
В
этой
части
должны
предоставляться факты
Самая
длинная
часть письма.
68
и цифры. Дайте всю
детальную информацию
(или
попросите
ее).
Предоставьте
все
соответствующие
детали
касательно
вашего
письма.
Используйте
короткие
абзацы
с
пробелом
между каждым абзацем.
Убедитесь в том, что
эта часть расписана в
логической
последовательности.
3. Действия (Action)
В этой части вы
конкретно
должны
указать, что вы хотите
от респондента, то
есть читателя. Иногда
вы можете начать эту
часть с какого-либо
вывода.
Что вы хотите,
чтобы
получатель
письма сделал, получив
это письмо?
4. Заключение
(Closing)
Обычно
самая
короткая
часть,
состоящая из одного
предложения.
Заключение должно
быть актуальным и
реальным.
69
Примеры плохих писем –
почитайте, может быть узнаете в них своих
знакомых:
1. Письмо с темой «Аудит, сео»:
Привет, опиши цены и условия сотрудничества.
1. Нужен аудит сайта + стоимость внесения изменений по аудиту.
2. СЕО. Контекстной рекламой занимаешься? www.exzclusivebyg.ru
Автор не представился, обращается на «ты» без видимой на то причины.
Ссылка в конце письма приведена без каких-либо пояснений. Контактных
данных нет.
От кого?
Адресат
Название, тема вашего
письма
Текст, текст, текст
Кто ещё должен
знать о письме
Кто ещё должен
знать о письме
(но не должен
знать адресат)
Здесь можно
настроить
шаблонные ответы
Прикрепляемые объекты
70
2. Письмо с темой «http://nightsicrets.ru/»:
Добрый день! Мне необходимо оптимизация сайта, он для клиентов не
совсем удобен... сложно объяснить, так как словарного запаса в данной
области
нет))
вообщем
мозги
магазина
надо
привести в порядок. Занимаетесь ли Вы эти..?? мои телефоны: +7(495) 501-
5004 +7(917) 507-8004 akrenkova-marina@mail.ru Жду Вашего ответа С
уважением, Марина.
В целом, письмо «вменяемое», автор представился, поздоровался, указал
контакты, полностью раскрыл суть вопроса. Присутствуют орфографические
и пунктуационные ошибки. Заголовок письма похож на спам, что с
вероятностью 90% приведет к попаданию письма под спам-фильтр при
использовании почтового сервиса (напомню, что письмо получено через
внутреннюю почту биржи фриланса).
Адрес сайта нужно указывать в тексте письма. Тема письма должна
отражать суть письма (например, «Доработка сайта»).
Примеры образцовых писем
1.
Запрос информации
Тема:
Доступность зала «Мумтоз» в GrandHotel
22 марта
Уважаемая, Елена Федоровна.
Наша компания планирует провести очередное
ежегодное
мероприятие.
Нас
интересует,
не
забронирован ли ваш зал «Мумтоз» на 22 марта 2019
года.
Предпочитаемая
тема письма
Исходная
информация
Вопрос
Объяснения
71
Наше
руководство
присутствовало
на
мероприятии, проведенном в этом зале на прошлой
неделе и считает, что зал «Мумтоз» очень
подходящее
место
для
нашего
планируемого
мероприятия. Мы проводим такое мероприятие
каждый год и обычно количество приглашенных
составляет около 120-150 человек из разных стран
мира.
Если зал не забронирован и доступен на это число,
то прошу дать мне знать об этом со всей
сопутствующей информацией, включая стоимость с
учетом завтрака, кофе-брейк и обедом.
Жду Вашего ответа.
Зара Лычко,
Организатор мероприятий компании «Авент»
Детали
Больше вопросов
Что вы хотите
знать?
Концовка
72
2.
Сообщение, содержащее хорошую новость
Тема:
Уведомление о принятии на работу
Уважаемая Фарангис Мирсолиева,
Мы рады сообщить Вам, что ваша кандидатура
удовлетворяет все наши требования и критерии
приема на работу. И хотим вас обрадовать тем, что
вы приняты на эту должность.
Информирую Вас, что с завтрашнего дня
начинается ваш испытательный срок. 18 февраля
в 9:00 утра вы должны прийти в наш главный
офис для начала работы в нашей компании.
Отправляю вам контактные данные, в случае если
у вас возникнут вопросы: +998901868735
До скорой встречи!
С уважением,
Главный секретарь компании “Media” Юнусова
Юлдуз.
Предпочитаемая
тема письма
Позитивное
начало
Детали
следующий этап
Больше вопросов
Что вы хотите
знать?
Концовка
Контрольные вопросы
1.
Как правильно начать и закончить деловое сообщение по
электронной
почте?
Преимущества
и
недостатки
использования
формального/неформального стилей в электронной почте.
73
2.
Основные части электронного письма. Перечислите основные части
электронного письма и обоснуйте, почему они являются важными частями.
3.
Перечислите основные недостатки, допускаемые в написании
электронного сообщения по электронной почте. К каким последствиям они
могут привести?
4.
Существуют ли определенные правила сетевого этикета и каковы
они? Каким правилам нужно следовать для эффективного сетевого общения?
5.
Почему написание электронной почты считается навыком, и его
изучение также имеет важное значение?
6.
Выражение тона в электронном письме. Каким образом можно
«почувствовать» тон, выражение и эмоции в электронном сообщении?
7.
Правила отправки электронных писем, содержащих вложенные
файлы, гиперссылки и т.д.
Рекомендумая литература
1.
Shirley Taylor. Email essentials. How to write effective emails and build
great relationships one message at a time.
2.
Источник: http://kak-bog.ru/pravila-setevogo-etiketa
74
ТЕМА № 5
НА ЧТО СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ
ВНУШИТЕЛЬНОГО РЕЗЮМЕ?
План:
1.
Что такое резюме и для чего оно нужно.
2.
Грани правильного составления резюме.
3.
Структура составления резюме.
4.
Ошибки при составлении резюме.
5.
Рекомендации для соствлении резюме.
6.
Разница между резюме и CV.
Что такое резюме и для чего оно нужно?
Резюме
– это краткая самопрезентация в письменной форме о ваших
профессиональных навыках, достижениях и личных качествах, которые вы
планируете успешно реализовать на будущем месте работы с целью
получения компенсации за них.
Предоставление резюме – это один из элементов современных правил
делового этикета при устройстве на работу и одновременно – одно из самых
эффективных средств рекламы на рынке труда.
Цель резюме
– привлечь внимание к себе при первом, как правило,
заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить
работодателя пригласить соискателя на личную встречу.
Do'stlaringiz bilan baham: |
