Microsoft Word doctoral thesis final[1]. doc

Table 5.2: Frequency Table for importance of skills in HoD position 
Item 
Skills 
Frequency 
very 
important 
important 
neutral 
Not 
important 
not very 
important 
Total 
Verbal 
18 
3 0 
0 0 
21 
Written 
18 
5 0 
0 0 
23 
Listening 
19 
4 0 
0 0 
23 
Empathising 
15 
6 2 
0 0 
23 
Empowering 
21 
1 1 
0 0 
23 
Collaboration 
17 
5 0 
0 0 
22 
Problem solving 
17 
5 1 
0 0 
23 
Conflict resolution 
18 
4 1 
0 0 
23 
Stress management 
15 
5 3 
0 0 
23 
Organisational 
18 
4 1 
0 0 
23 
Team building 
18 
4 1 
0 0 
23 
Decisiveness 
17 
6 0 
0 0 
23 
Negotiating 
16 
6 1 
0 0 
23 
Lobbying 
8 9 5 
0 1 
23 
Entrepreneurial 
5 8 10 
0 0 
23 
Research 
11 
4 6 
1 0 
22 
Teaching 
10 
7 5 
0 1 
23 
Advocacy 
8 10 
4 
0 0 
22 
Delegation 
13 
8 1 
0 1 
23 
Mediation 
11 10 2 
0  0 
23 
Working with support staff 
12 
9 1 
0 1 
23 
record keeping 
11 
8 2 
1 1 
23 
Creating vision 
19 
2 1 
1 0 
23 
Resources management 
13 
7 3 
0 0 
23 
Leading 
20 
1 2 
0 0 
23 
Understanding headship role 
16 
6 1 
0 0 
23 
Total 
384 147 54 
3 
5 
593 
Frequency missing = 5 
 

---

 
137
Table 5.3: MEANS Table for importance of skills 
Analysis Variables: importance of skills 
Item 
N 
obs mean 
Minimu
m 
Maximum  std dev 
Verbal 
23 
1.1429 1.0000 2.0000 
0.3586 
Written 
23 
1.2174 1.0000 2.0000 
0.4217 
Listening 
23 
1.1739 1.0000 2.0000 
0.3876 
Empathising 
23 
1.4348 1.0000 3.0000 
0.6624 
Empowering 
others 
23 
1.1304 1.0000 3.0000 
0.4577 
Collaboration 
23 
1.2273 1.0000 2.0000 
0.4289 
Problem 
solving 
23 
1.3043 1.0000 3.0000 
0.5588 
Conflict 
resolution 
23 
1.2609 1.0000 3.0000 
0.5408 
Stress 
management 
23 
1.4783 1.0000 3.0000 
0.7305 
Organisational 
23 
1.2609 1.0000 3.0000 
0.5408 
Team 
building 
23 
1.2609 1.0000 3.0000 
0.5408 
Decisiveness 
23 
1.2609 1.0000 2.0000 
0.4490 
Negotiating 
23 
1.3478 1.0000 3.0000 
0.5728 
Lobbying 
23 
1.9565 1.0000 4.0000 
0.8779 
Entrepreneurial 
23 
2.2174 1.0000 3.0000 
0.7952 
Research 
23 
1.9091 1.0000 5.0000 
1.1088 
Teaching 
23 
1.8696 1.0000 4.0000 
0.9197 
Advocacy 
23 
1.8182 1.0000 3.0000 
0.7327 
Delegation 
23 
1.5652 1.0000 4.0000 
0.7878 
Mediation 
23 
1.6087 1.0000 3.0000 
0.6564 
Working with support staff 
23 
1.6087 1.0000 4.0000 
0.7827 
Record 
keeping 
23 
1.8261 1.0000 5.0000 
1.0725 
Creating a vision 
23 
1.3478 
1.0000 
5.0000 
0.9346 
Resources 
management  23 
1.5652 1.0000 3.0000 
0.7278 
Leading 23 
1.2174 
1.0000 
3.0000 
0.5997 
Understanding headship role  23 
1.3478 
1.0000 
3.0000 
0.5728 
 
 
 

---

 
138
Table 5.4: Frequency Table for ordered combined items for importance of skills 
Item 
Frequency 
Cumulative 
frequency 
Decisiveness 
23 23 
Listening 
23 46 
Written 
23 69 
Collaboration 
22 91 
Conflict resolution 
22 113 
Empowering others 
22 135 
Negotiating 
22 157 
Organisational 
22 179 
Problem solving 
22 201 
Team building 
22 223 
Understanding headship role 
22 245 
Delegation 
21 266 
Empathising 
21 287 
Leading 
21 308 
Mediation 
21 329 
Working with support staff 
21 350 
Verbal 
21 371 
Creating vision 
21 392 
Resources management 
20 412 
Stress management 
20 432 
Record keeping 
19 451 
Advocacy 
18 469 
Lobbying 
17 486 
Teaching 
17 503 
Research 
15 518 
Entrepreneurial 
13 531 
 
By studying the general frequency table, it appears as though participants are undecided 
or neutral when it comes to the importance of entrepreneurial skills to HoD efficiency. 
There were ten neutral responses as opposed to substantially less neutral responses for the 
remainder of the skills. 
 

---

 
139
Generally participants perceive the various skills as necessary and applicable to them in 
their HoD positions. This finding is consistent with Seagren et al’s (1994:74) finding 
where chairs’ overwhelmingly felt that all the skills identified were relevant to their 
work. However, the entrepreneurial skill is rated least important (with a frequency of 13) 
as opposed to skills of decisiveness, listening and written communication which all have 
frequencies of 23. These skills are regarded by the participants as most essential in their 
job.  Seagren et al found that ‘written communication’ was rated as one of the most 
important skills. In the present study, other skills regarded as ‘very important’ or 
‘important’ include, among others, ‘collaboration’ and ‘empowering others’ (see 2.2.2). 
Lowest ranked in importance, among others, are ‘advocacy’, ‘lobbying’, teaching, and 
research.   Omar’s 1996 study of women academic leaders in Malaysia had a similar 
finding as far as communication skills were concerned. Next in order of importance are 
the skills of ‘collaboration’, ‘conflict resolution’, ‘empowering others’, ‘negotiating’, 
‘organisational problem solving,’, ‘team building’ and understanding the headship role 
(cf  2.2.2). 
 
Table 5.3, which presents the mean response values, shows a mean value of 2.2174 for 
entrepreneurial skill, and this appears to be higher than the majority of the other skills 
components which have a mean value close to one. The higher mean value for 
entrepreneurial skill indicates that participants do not regard this skill as important to 
their work as HoD, which is rather surprising, given the demands of the new age of 
management in which these women managers operate. However, this is consistent with 
Seagren et al’s (1994:53) finding where 25.5per cent of the chairs’ responding to the 
questionnaire perceived the entrepreneurial role as not important. 
 
5.2.4.2  Perception of various skills level of participants in HoD position 
 
Not only is it necessary for a HoD or chair to recognise the importance of various skills 
in her current job, but she also needs to be aware of her own level of ability to perform 
these skills.  
 

---

 
140
Tucker (1984:387) notes, that the persons responsible for carrying out the essential 
functions of management must have a complete understanding of what management 
entails as well as certain interpersonal skills. 
 
In this study, participants had to rate their perception of skill level from high to low (5 
being very high and 1 being very low). 
 
The results are displayed in Tables 5.5, 5.6 and 5.7.   
 
For Table 5.6, a mean value close to one indicates that participants rate their skills poorly. 
A mean value close to five indicates that participants rate their skills very highly.  

---

 
141
Table 5.5: Perception of various skills levels of participant in HoD position 
Item 
Skills 
Frequency 
very 
high 
high 
Average 
low 
very 
low 
Total 
Verbal 
4 16 
3 
0 
0 23 
Written 
10 11 2 
0 
0  23 
Listening 
9 11 
3 
0 
0 23 
Empathising 
8 13 
2 
0 
0 23 
Empowering others 
9 9 5 
0 
0 23 
Collaboration 
8 12 
2 
0 
0 22 
Problem solving 
10 12 1 
0 
0  23 
Conflict resolution  
4 10 
7 
2 
0 23 
Organisational ability 
8 11 
4 
0 
0 23 
Stress management 
1 8 11  3 
0 23 
Team building 
7 9 6 
1 
0 23 
Decisiveness 
10 6  5 
2 
0  23 
Negotiating 
8 12 
2 
0 
1 23 
Lobbying 
2 7 9 
3 
2 23 
Entrepreneurial skills 
1 3 14  5 
0 23 
Research 
8 5 10  0 
0 23 
Teaching 
7 12 
4 
0 
0 23 
Advocacy 
3 11 
5 
3 
0 22 
Delegation 
2 7 11  3 
0 23 
Mediation 
2 11 
9 
0 
1 23 
Support staff 
10 10 2 
0 
0  22 
Record keeping 
4 6 8 
5 
0 23 
Visionary 
7 9 7 
0 
0 23 
Resources management 
5 9 8 
1 
0 23 
Leading 
8 11 
4 
0 
0 23 
Understanding headship role 
9 9 5 
0 
0 23 
Total 
164 
250 
149 28 
4 595 
Frequency missing = 3 
 
 

---

 
142
Table 5.6: MEANS table for skills perception 
Analysis variable : skills 
  
N obs mean 
minimum 
maximum 
std dev 
Verbal 23 
4.0435 
3.0000 
5.0000 
0.5623 
Written 23 
4.3478 
3.0000 
5.0000 
0.6473 
Listening 23 
4.2609 
3.0000 
5.0000 
0.6887 
Empathising 23 
4.2609 
3.0000 
5.0000 
0.6192 
Empowering 23 
4.1739 
3.0000 
5.0000 
0.7777 
Collaboration 23 
4.2727 
3.0000 
5.0000 
0.6311 
Problem solving 
23 
4.3913 
3.0000 
5.0000 
0.5830 
Conflict resolve 
23 
3.6957 
2.0000 
5.0000 
0.8757 
Organisational 23 
4.1739 
3.0000 
5.0000 
0.7168 
Stress management 
23 
3.3043 
2.0000 
5.0000 
0.7648 
Team building 
23 
3.9565 
2.0000 
5.0000 
0.8779 
Decisiveness 23 
4.0435 
2.0000 
5.0000 
1.0215 
Negotiating 23 
4.1304 
1.0000 
5.0000 
0.9197 
Lobbying 23 
3.1739 
1.0000 
5.0000 
1.0725 
Entrepreneurial 23 
3.0000 
2.0000 
5.0000 
0.7385 
Research 23 
3.9130 
3.0000 
5.0000 
0.9002 
Teaching 23 
4.1304 
3.0000 
5.0000 
0.6944 
Advocacy 23 
3.6364 
2.0000 
5.0000 
0.9021 
Delegation 23 
3.3478 
2.0000 
5.0000 
0.8317 
Mediation 23 
3.5652 
1.0000 
5.0000 
0.8435 
Support staff 
23 
4.3636 
3.0000 
5.0000 
0.6580 
Record keeping 
23 
3.3913 
2.0000 
5.0000 
1.0331 
Visionary 23 
4.0000 
3.0000 
5.0000 
0.7977 
Resources management 
23 
3.7826 
2.0000 
5.0000 
0.8505 
Leading 23 
4.1739 
3.0000 
5.0000 
0.7168 
Understanding headship role 
23 
4.1739 
3.0000 
5.0000 
0.7777 
 
 
 

---

 
143
Table 5.7: Frequency Table for ordered combined items for perception of skill level 
Item 
frequency
Cumulative 
frequency 
Problem solving 
66 66 
Empathising 
63 129 
Written 
63 192 
Collaboration 
60 252 
Listening 
60 312 
Negotiating 
60 372 
Support staff 
60 432 
Verbal 
60 492 
Leading 
57 549 
Organisational 
57 606 
Teaching 
57 663 
Empowering 
54 717 
Understanding headship role 
54 771 
Decisiveness 
48 819 
Team building 
48 867 
Visionary 
48 915 
Advocacy 
42 957 
Conflict resolution 
42 999 
Resources management 
42 1041 
Mediation 
39 1080 
Research 
39 1119 
Record keeping 
30 1149 
Delegation 
27 1176 
Lobbying 
27 1203 
Stress management 
27 1230 
Entrepreneurial 
12 1242 
 
 
As shown in Table 5.5, a number of participants are unsure about their skills level, 
particularly ‘entrepreneurial’ skills (14 ‘average’ responses); ‘delegation’ and ‘stress 
management’ (11 ‘average’ responses each). But they are more confident with their 
ability in ‘problem solving’ (only 1 ‘average’ response). 
 
The MEAN response values in Table 5.6, indicate that most skills are rated very highly. 
Skills that are rated ‘average’ include, among others, ‘conflict resolution’, ‘stress 

---

 
144
management’, ‘entrepreneurial’(rated lowest mean =3.000), ‘lobbying’, ‘resources 
management’ ‘record keeping’, ‘mediation’, ‘delegation’, ‘advocacy’, ‘research’, and 
‘team building’. 
 
When the frequency of ‘very high’ and ‘high’ responses are combined and rank ordered, 
this is what emerges. ‘Problem solving’ is ranked highest (66 being the combined 
frequency total). This is followed by ‘empathising’ and ‘’written communication’ (each 
with a combined frequency total of 63). ‘Collaboration’, ‘listening’, ‘negotiating’, 
‘working with support staff’, and ‘verbal communication’ each have a combined 
frequency total of 60. At the bottom of the ranking order are ‘ entrepreneurial’ skills 
(combined frequency total of 12) followed by ‘stress management’, ‘lobbying’ and 
‘delegation’ (combined frequency total of 27). What stands out in these results is the 
consistency of participants’ perceptions regarding entrepreneurial skills. This skill is not 
only rated least important, but it is also rated very poorly.  A possible explanation could 
be that the business side of the HoD’s work may be taken care of by a different office in 
the institution. However, skills in ‘stress management’ and ‘delegation’ ought to be 
reinforced in training workshops so as to develop participants’ confidence and ability to 
deal with stress. 
 
5.2.4.3  Extent of various  job challenges posed to HoD 
  
Bennett (1998:134) identifies three major transitions experienced by new HoDs: 
▪firstly, the HoD has to change from focusing on her own discipline to representing a 
broader range of inquiries within the department 
▪ 
secondly, the HoD has to shift from being an individual to looking at whole 
departmental operations – thus expanding the span on responsibility 
 ▪ 
thirdly, the HoD has to expand her loyalties to the broader campus enterprise. 
 
The challenge for the HoD then is to know about other inquiries, departments and schools 
and to be aware of the multiple contributions and activities of the institution and to situate 
the department within this larger context.  
 

---

 
145
Participants in this study had to indicate the extent to which they agreed that a given 
number of items were challenges to them in their job situation, using the scale: 1 
‘strongly agree’ and 5 ‘strongly disagree’. The results are displayed in Tables 5.8, 5.9, 
and 5.10. In Table 5.9, a mean value close to one indicates that participants strongly 
agree on the relevance of the challenge. A mean value close to five indicates that