Описание подготовленных и утвержденных корректировок, а также реализованных изменений и обобщенных характеристик модифицированной базовой версии программного продукта должно содержать:
причину изменения программ и базы данных (ошибка, дефект, совершенствование);
содержание изменений программ и базы данных, а также документации на версию ПС или компонента;
результаты квалификационного тестирования базовой версии программного продукта с предполагаемыми изменениями;
результаты испытаний и обобщенные характеристики качества базовой версии программного продукта после внесения изменений;
решение по распространению пользователям проведенной модификации или версии программного продукта;
адрес хранения корректировок, документов и квалификационных тестов новой базовой версии программного продукта.
Учет тиражирования, адаптации, переноса на иные платформы и распространения версий программного продукта должны осуществляться с фиксированием документов в базе данных описаний пользовательских версий, В этом документе накапливаются сведения об операционных и аппаратных платформах, а также о параметрах внешней среды применения и адаптации ПС у каждого пользователя и активность его работы с версиями комплекса программ.
Накопленные документы об изменениях и история корректировок подлежат хранению в архиве в течение всего жизненного цикла ПС или значительной его части. Разрушение сведений о выполненных или предполагаемых изменениях программ может приводить к большим затратам на их восстановление. Поэтому база данных архива изменений должна дублироваться и поддерживаться методами и средствами сопровождения, аналогичными применяемым для основной документации, тестов и текстов программ конкретного проекта.
Особое значение при сопровождении и управлении конфигурацией имеет документация на реализованные изменения и тесты, с помощью которых проверялась корректность версий компонентов и ПС в целом. Эта документация должна позволять восстанавливать историю разработки и проверки каждого изменения любого компонента. На базе всего комплекса использованных тестов создается и документируется для каждой версии программного продукта эталонная тестовая (контрольная) задача и контрольные результаты ее решения. Эти документы оформляются в соответствии со стандартами, тиражируются и передаются пользователям вместе с программами базовой версии и остальными эксплуатационными документами.
Разработка и тестирование изменений компонентов и ПС всегда несколько опережают их документальное оформление. В течение этого времени возможны отдельные уточнения изменений в версиях. В результате документация должна непрерывно «догонять» реальное состояние программного продукта. Для упорядочения этого процесса стандартами установлена возможность оперативного выпуска предварительных, официальных извещений на частные изменения. Эти извещения регистрируются как временные и погашаются при полном оформлении документации на очередную версию программного продукта и все изменения.