Методические рекомендации «Организация и проведение культурно-массовых мероприятий»

глава учреждения или организации (заказчик)-председатель оргкомитета;

заместители главы;

главный бухгалтер;

руководители подразделений, ответственные за исполнение отдельных направлений деятельности по подготовке мероприятия;

режиссер–постановщик;

сценарист;

художник–постановщик;

специалисты, привлеченные к производству мероприятия (звукорежиссер, светохудожник, техники, хореограф–постановщик, помощники режиссера и т.д.).

На заседаниях оргкомитета обсуждаются и решаются позиции, определяющие концепцию будущего проекта мероприятия.
Первые основополагающие вопросы, которые решает оргкомитет– определение даты, времени, места и формы проведения будущего мероприятия. Решения, вынесенные по этим позициям, должны соответствовать идее, основному замыслу и задачам мероприятия.
Впоследствии, эти позиции не подлежат изменению, так как это может повлечь за собой искажение всего мероприятия. Например, мероприятие ко Дню Независимости Беларуси невозможно перенести с июля на апрель, или военный парад в честь праздника Победы нельзя проводить в виде танцевально-развлекательной программы, или перенести его с центрального проспекта столицы на кольцевую дорогу.
Определив дату, время, место и форму проведения мероприятия, организационный комитет коллегиально разрабатывает рабочий (организационный) план, который создаётся в произвольной форме.

Рабочий план может быть составлен в виде таблицы:

№ п/п

Описание работы

Срок исполнения

Исполнитель

Ответственный

Он отражает все вопросы, которые требуют решения в процессе подготовки мероприятия, со сроками, исполнителями и ответственными, осуществляющими контроль над их исполнением.

Рабочий план отражает задачи, относящиеся:
а) к организационно-административной работе;
б) к организационно-постановочной работе.