Методические рекомендации «Организация и проведение культурно-массовых мероприятий»

ОРГАНИЗАЦИОННО-АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС МЕРОПРИЯТИЯ

К организационно–административной работе относиться создание сопровождающей документации (написание писем, приказов и распоряжений), составление сметы, договоров, договоров–подрядов и др.

Так же к этому типу работ относятся все производимые денежные расчеты с организациями и физическими лицами, поиск спонсоров и дополнительного финансирования мероприятия.
Так же организаторы мероприятия занимаются арендой места проведения мероприятия (площадка, зал) и его техническим оснащением. В ходе подготовки, организаторы работают над заказом и распространением печатной продукции (афиш, буклетов, пригласительных билетов); обеспечивают мероприятие рекламными растяжками, щитами, информацией массовой печати, координируют работу службы безопасности; во время проведения мероприятия организуют дежурство машин скорой медицинской помощи; устанавливают пункты общественного питания; регулируют работу автотранспорта; заказывают цветы, сувениры и др.
К составляющим (рабочего) плана относятся:

• 
  Письма.
  

В первую очередь пишется письмо о разрешении проведения мероприятия городским исполнительным комитетом, письмо на городское управление МЧС об обеспечении пожарной безопасности и разрешении применять пиротехнические эффекты, письмо на управление внутренних дел об обеспечении охраны правопорядка, гарантийные письма, спонсорские письма и др.

• 
  Приказы.
  

В первую очередь пишется приказ о проведении мероприятия.

• 
  Смета.
  

Первоначально создается проект сметы, где учитываются все предполагаемые постановочные расходы и налоги. Окончательная смета утверждается в установленном порядке и в дальнейшем является основным финансовым документом мероприятия.

• 
  Аренда помещения.
  

Выбор помещения осуществляется в прямой зависимости от формы проведения мероприятия. В первую очередь, помещение должно устраивать режиссера по техническим параметрам (достаточной вместительностью, удобным местоположением).
Выбор площадки (помещения) мероприятия и его подготовка– важная и ответственная часть работы. Желательно заранее зарезервировать площадку. Арендовать можно дворец, клуб, боулинг–центр, базу отдыха, стадион, теплоход и т.д.
Аренда площадки всегда производится по предоплате. При поиске помещения организаторам необходимо лично осмотреть выбранную площадку, а затем принимать решение об аренде.
При первом осмотре площадки у арендаторов необходимо узнать, как площадка будет выглядеть в день мероприятия. Возможно, что в этот день в помещении начнутся ремонтные работы, на сцене не окажется светотехники, в виду того, что она принадлежит не дворцу культуры, а частному лицу.
Организаторам необходимо знать, что время аренды–это не только время прохождения праздника, это еще и время на подготовительные работы, сбор и уборку помещения после праздника. И если одни арендаторы включают в заявленную стоимость время на подготовку проведения и сборы, то другие могут потребовать доплаты.
При осмотре площадки организаторам необходимо обратить внимание на затемнение в зале и около сцены для более эффективного использования светового оборудования, проверить наличие пожарных выходов.
При выборе площадке организаторам необходимо учитывать:

•