|
aloqa qilish etikasi (2 soat)
Reja:
Xizmat yuzasidan yoziladigan yoziladigan rasmiy xatlarga qo‘yiladigan talablar.
Rasmiy xatlarga rezolyusiya qo‘yish va javob berish tartibi.
Elektron yozishmalar qoidalari.
Tayanch iboralar:
bevosita va yuzma–yuz uchrashuv; turli xatlar; hurmat; blanka
qog‘ozi; izzat–hurmat; etik talablar; murojaatnoma; masofa; abzats;
adabiy til, grammatik va orfografik xato; sheva va jargon
so‘zlari; ishlatiladigan so‘zlar; maxsus va murakkab atamalar;
minnatdorchilik va xat yozgan kishining imzosi va ismi sharifi;
ruyxat va rezolyusiya; javob muddati.
Xizmat yuzasidan yoziladigan yoziladigan rasmiy xatlarga qo‘yiladigan talablar
Xat yozishda ham, telefonda gaplashishda ham xalqaro va jamiyatda qo‘llaniladigan etiket qoidalariga rioya qilinishi lozim. Ushbu bandda xizmat xatlarini yozishga quyiladigan asosiy etiket talablari ko‘rib chiqiladi.
Biznesmenlar o‘zlarining faoliyatlari davrida har xil mazmunlarda hamkorlarga, yuqori tashkilotlarga va boshqa yuridikva jismoniy shaxslarga turli xil xatlarni yozishlari mumkin, masalan, murojaat xatlari, olingan xat–xabarlarga beriladigan javob xatlari, taklifnomalar, shikoyatnomalar, rezyume va tavsiyanomalar kabi xatlar.
Yoziladigan xatlarning turlaridan va mazmunidan qat’iy nazar, ularda xatni o‘qiydigan kishiga ko‘rsatilayotgan hurmat xat matni yozilgan qog‘ozdan va konvertdan boshlab, unda yozilgan matn mazmunidan va uni qog‘ozda joylashtirish tartibidan, adresatga murojaat qilish shaklidan yaqqol ko‘rinib va sezilib turilishi
kerak.
Xizmat yuzasidan yoziladigan rasmiy xatlarga qo‘yiladigan etik talablar xatlar yozish bo‘yicha amaldagi standartlarga asos qilib olingan. Ularga ko‘ra xatlar yuridik shaxsning emblemasi tasvirlangan, uning to‘liq nomi, pochta va telegraf manzillari,
telefoni, faksi, elektron adresi va bank rekvizitlari to‘liq ko‘rsatilgan blankada yozilish lozim. Blanka qog‘ozlari juda ham yuqori sifatli, toza, oq va yaxshi kesilgan bo‘lishi kerak. Blanka qog‘oziga qo‘yiladigan bunday talablar xatni olib o‘qiydigan
shaxsga ko‘rsatilayotgan hurmat belgisini bildiribgina qolmasdan, xat yozgan shaxs to‘g‘risida ma’lumotlar olish va kelajakda u bilan hamkorlik aloqalarini mustahkamlash va javob xatlarini yozish uchun ham asos bo‘lib xizmat qiladi. Muhim ahamiyatga ega bo‘lgan xatlar buklanmasdan sifatli qog‘ozlardan tayyorlangan katta konvertlarga solinib, yuboriladi. Katta konvert faqat xatning
muhimligini bildiribgina qolmasdan, adresatga bo‘lgan katta izzat–hurmatini ham bildiradi.
Etik talablar adresatga murojaat qilishda ham, gaplarni tuzishda ham, matnni blankada joylashtirishda ham va xatni yozib tugallashda ham o‘z ifodasini topishi shart.
Xat yuborilayotgan yuridik tashkilot rahbarining yoki jismoniy shaxsning familiyasi blanka qog‘ozining o‘ng tomonidan korxona yoki shaxs rekviziti
pastida ko‘rsatiladi. Keyin esa blankaning o‘rtasida yoki chap tomonidan boshlab, xushmuomalali mazmunda adresatga murojaatnoma yoziladi, masalan, “Hurmatli Davron Ergashevich”.
Murojaat so‘zlaridan keyin undov belgisi qo‘yilib, xat matni abzatsdan katta harf bilan boshlanadi. Xatni yozishda blankaning chap tomonidan 2,5 sm, o‘ng
tomonidan esa 1 sm dan kam bo‘lmagan masofa qoldirilishi shart, chunki yuborgan xatlar adresatda hisobga olingandan keyin papkaga solinib saqlanadi. Papkaga tikilgan xatning matni bemalol ko‘rinib turilishi kerak. Bu ham adresatga bo‘lgan hurmatni bildiradi.
Adresatning xatni qiynalmasdan o‘qishi uchun matn 1,5 – 2,0 intervalda teriladi. Birinchi abzatsdan keyingi abzatslar ulardan oldingi qatorning beshinchi harfining tagidan boshlanishi va so‘zlarni bir qatordan ikkinchi qatorga bo`g`in
orqali ko‘chirmaslikka harakat qilinishi kerak.
Xat matnlarini tuzishga qo‘yiladigan eng asosiy talablardan biri – xat faqat adabiy tilda, u qaysi tilda bo‘lishidan qat’iy nazar, grammatik va orfografik xatolarsiz, shevalardan va jargon so‘zlardan foydalanmasdan, yozilishi kerak. Aks holda sizning bilimdonligingiz va madaniyatingiz to‘g‘risida, ayniqsa bo‘lajak
hamkorlarda, salbiy fikrlar tug‘ilishi mumkin.
Ko‘rsatilgandan tashqari xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda ishlatiladigan so‘zlar ravon, fikrlarni aniq ifodalaydigan, ya’ni har xil ma’nolar bermaydigan bo‘lishi kerak.
Tuzilgan gaplar qisqa bo‘lishi lozim, chunki murakkab gaplarni boshidan oxirigacha o‘qib etguncha, ularning boshlanishida berilgan ma’lumotlar esdan chiqib ketishi mumkin.
Yana bir narsa doimo esda bo‘lish kerakki, xatlarda maxsus va murakkab atamalarnimishlatmaslikka harakat qilish kerak, chunki ularning mohiyatini hamma ham bir xil mazmunda va to‘liq tushunavermaydi. Shuning uchun ham xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarda hamma uchun tushunarli bo‘lgan atama va so‘zlardan foydalanish lozim.
Yuqorida xizmat yuzasidan yoziladigan xatlarga qo‘yiladigan talablar bo‘yicha shuni ta’kidlash mumkinki, xizmat xatlari matni xushmuomalali va hurmat tarzida yozilishi, uni o‘qiydigan kishilarning kayfiyatini buzmasligi, yozgan va o‘qiydigan kishilar uchun tushunarli bo‘lishi va mamnuniyat bilan o‘qilishi kerak.
Xizmat yuzasidan, ayniqsa hamkorlarga, yoziladigan xatlar hamkorlik qilganligi va uning davom etilishi to‘g‘risida minnatdorchilik bildirish bilan tugallanishi lozim. Yana bir narsa esdan chiqmaslik kerakki, xatni yozgan kishining imzosi va
ismi–sharifi oxirgi gapning pastida o‘ng tomonda ko‘rsatiladi va hurmat belgisini ifodalaydigan so‘zlar bilan tamom qilinadi, masalan, “Hurmat bilan Petr Xasanovich”.
2. Rasmiy xatlarga rezolyusiya qo‘yish va javob berish tartibi.
Esingizda bo‘lsinki, boshqa yuridik va jismoniy shaxslardan sizga kelgan rasmiy xatlarning barchasi ro‘yxatdan o‘tkazilishi, zarur bo‘lsa, unga tegishli rezolyusiya qo‘yilishi va xatlar papkalarga tikilib, saqlanishi kerak. Amaldagi qoidalar bo‘yicha rezolyusiya kelgan xat matnining ustida emas, boshqa qog‘ozda
yozilishi kerak, chunki kelgan xat ustida yozish xatni yozgan shaxsga nisbatan hurmatsizlikni bildiradi.
Barcha kelgan so‘rov xatlarga korxonada qabul qilingan tartib va muddatda javob berilishi shart. Amaldagi qoidalarga ko‘ra javob berish muddati 3 kundan oshmasligi kerak. Bundan faqat so‘rovi mukammal ko‘rilib va o‘rganib chiqishni talab qiladigan xatlar istisno. Bari bir shu 3 kun muddat ichida so‘rovga qachon
javob berilishi ko‘rsatilib, javob xati yozilishi kerak.
Do'stlaringiz bilan baham: |
