|
Kiruvchi hujjatlar- bu turli xil aloqa kanallari orqali tashqi tomondan tashkilotga kiradigan hujjatlar.
Tashkilotning kiruvchi hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
Chiquvchi hujjatlar- bu tashkilot ichida ishlab chiqilgan va uning tashqarisida quyi boshqaruv organlariga (quyi mansabdor shaxslar, muassasalar va tashkilotlar) yoki yuqori hokimiyat (rahbar xodimlar) ning yozma ko'rsatmalarini (rahbarlik hujjatlarini) bajarish uchun yuboriladigan hujjatlar.
Tashkilotning chiqish hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) EDMS (Elektron hujjat aylanish tizimlari) va EMC (Enterprise Content Management) - bu butun umr davomida axborot hujjatlari bilan ishlashni (yaratish, o'zgartirish, saqlash, izlash, tasniflash va boshqalar) avtomatlashtirish tizimi, shuningdek, xodimlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayonlaridir. Shu bilan birga, hujjatlar deganda, avvalo, tuzilmagan elektron hujjatlar (Word, Excel fayllari va boshqalar) tushuniladi. Qoida tariqasida, EHM hujjatlarning elektron arxivini va ish jarayonlarini avtomatlashtirish va ish yuritishning funktsional imkoniyatlarini o'z ichiga oladi.
Hozirgi kunda juda ko'p sonli elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud. Bunday holda, "ish oqimi" va "ish yuritish" atamalarini farqlash kerak. Ish yuritish - Bu ofis amaliyotida hujjatlar bilan ishlash qoidalari rasmiy to'plamiga murojaat qilish uchun ishlatiladigan atama. Ofis ishlarining zarur qoidalariga moslashtirilishi mumkin bo'lgan hujjat aylanish tizimlari mavjud. Ammo dastlab ushbu qoidalarni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan va shu ma'noda hujjatlarni boshqarish tizimlari deb ataladigan umumiy funktsiyalar mavjud bo'lmagan tizimlar mavjud.
Har qanday ish oqimi tizimi quyida keltirilgan har bir toifadagi elementlarni o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati asosan mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan sohalardan biriga yo'naltirilgan.
Elektron hujjat aylanishi tizimlarining tasnifi:
Amalga oshirilgan funktsiyalar soniga muvofiq EDMS quyidagilarga bo'linadi:
· Axborotni saqlash va olishning ishlab chiqilgan vositalari (elektron arxivlar - EA). Elektron arxiv - bu ma'lumotni samarali saqlash va izlashga yo'naltirilgan hujjat aylanish tizimining maxsus holati. Ba'zi tizimlar, ayniqsa to'liq ishlab chiqilgan to'liq matnli qidiruv vositalari tufayli ajralib turadi, noaniq qidirish, semantik qidirish va boshqalar, boshqalari - saqlashni samarali tashkil etish tufayli: HSM, ma'lumotlarni saqlash uchun keng turdagi uskunalarni qo'llab-quvvatlash va boshqalar.
· Ish oqimining ilg'or vositalariga ega tizimlar (WF). Ushbu tizimlar asosan ma'lum ob'ektlarning oldindan belgilangan marshrutlar bo'ylab harakatlanishini ta'minlash uchun mo'ljallangan ("qattiq yo'naltirish" deb nomlanadi). Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun uni umumiy "ish" (ish) deb nomlashadi. Ushbu turdagi tizimlar ish oqimlari tizimlari deb ataladi - "ish oqimi" (afsuski, bu davrda rus tilida aniq ekvivalenti yo'q). Hujjatlar ish uchun biriktirilishi mumkin, ammo hujjatlar bu tizimlarning asosiy ob'ekti emas. Bunday tizimlarning yordami bilan barcha bosqichlar oldindan ma'lum bo'lgan va oldindan tayinlanishi mumkin bo'lgan muayyan ishni tashkil qilish mumkin.
· Tashkilotni boshqarish va bilim to'plashni qo'llab-quvvatlashga yo'naltirilgan tizimlar. Bu "gibrid" tizimlar bo'lib, odatda oldingi ikkita elementlarni birlashtiradi. Bunday holda, tizimdagi asosiy tushuncha hujjatning o'zi ham, bajarilishi kerak bo'lgan vazifa ham bo'lishi mumkin. Tashkilotni boshqarish uchun hujjatning yo'nalishi rahbar tomonidan tayinlanganda "qattiq" va "bepul" marshrutlash kerak bo'ladi, shuning uchun har ikkala texnologiya ham bir shaklda yoki boshqasida mavjud bo'lishi mumkin. Ushbu tizimlar davlat tuzilmalarida, rivojlangan ierarxiya bilan ajralib turadigan, hujjatlar harakati uchun ma'lum qoidalar va tartiblarga ega bo'lgan yirik kompaniyalarning ofislarida faol qo'llaniladi. Shu bilan birga, xodimlar birgalikda hujjatlarni yaratadilar, qarorlar tayyorlaydilar va qarorlar qabul qiladilar, ijro etadilar yoki ularning bajarilishini nazorat qiladilar.
Bunday tizimlarni yirik korxonalarda amalga oshirishda tizim samarali boshqarish, katta hajmdagi ma'lumotlarni qayta ishlash, ishlab chiqarishni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari bilan integratsiyalashuvi, miqyosi, bosqichma-bosqich amalga oshirilishi, hududiy taqsimotni hisobga olish, murakkab tashkiliy tuzilma, kirishni tashkil etishning roli printsipi va boshqalar bilan ta'minlash imkoniyatini beradimi yoki yo'qligini aniqlash kerak. .
· Birgalikda qo'llab-quvvatlash tizimlari. Bu zamonaviy dunyoda bozor sharoitlarining o'zgaruvchanligini tushunish va keraksiz, juda foydali, ammo og'ir balastsiz tez harakatlanish uchun "faqat eng zarur" bo'lish zarurati bilan bog'liq bo'lgan ish oqimlari tizimidagi yangi yo'nalish. Bunday tizimlar, avvalgilaridan farqli o'laroq, tashkilotdagi ierarxiya tushunchasini o'z ichiga olmaydi, ish oqimini biron bir rasmiylashtirishga ahamiyat bermaydi. Ularning vazifasi, tashkilotdagi odamlarning, hatto ular jug'rofiy jihatdan ajratilgan bo'lsa ham, birgalikda ishlashini ta'minlash va bu ishning natijalarini saqlab qolishdir. Odatda "portallar" tushunchasida amalga oshiriladi. Ular hujjatlarni intranetada saqlash va nashr etish, ma'lumotlarni qidirish, munozara, uchrashuvlarni tayinlash (ham haqiqiy, ham virtual) xizmatlarini taqdim etadi. Bunday tizimlar tez rivojlanayotgan tijorat kompaniyalari, yirik firmalar va davlat idoralaridagi ishchi guruhlar orasida mijozlarni topishadi.
· Oldinga qo'shimcha xizmatlarga ega tizimlar. Masalan, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish xizmati (CRM - Customer Relation Management), loyihani boshqarish, billing, elektron pochta va hk. (E'tibor bering, ish jarayoni tizimining funktsiyalari va masalan, CRM xizmati tashkilotga qarab turli xil nisbatlarga ega bo'lishi mumkin.) ushbu maqola kontekstida CRM funktsional imkoniyatlari ixtiyoriy).
Do'stlaringiz bilan baham: |
