Маvzu : Axborot va kommunikatsiya. Reja Axborot to`g`risida tushunca Axborotlarning turkumlanishi

Hujjatlar turlari

Ob’ektiga	*Xizmatga oid Hujjatlar. Lavozimli					*Shaxsiy hujjatlar:
qarab	shaxs imzolaydi. Ob’ekt korxona					 ariza, xat, tarjimai hol.
							Ob’ekt-xodim. U o`z nomidan yozadi
						va imzolaydi.
Foydala-nish	*Ichki hujjatlar:					*Tashqi hujjatlar:
joyiga qarab		boyruqlar					xatlar
		aktlar					iltimosnomalar
		qo`llanmalar					javoblar
		nizomlar					reklamatsiyalar
	 hisob hujjatlari va h.k.					Boshqa korxonalar va yuqori organlar
	Bular		korxonaning	ichki	faoliyati	bilan yozishmalar.
	uchun qo`llani-ladi.
Rekvizit-lar	*Oddiy Hujjatlar					*Murakkab hujjatlar:
soniga qarab		ma’lumotnoma					buyruqlar
		ilova xatlari					rejalar
	Bitta		ko`rsatkich	yoki	savoldan		hisobotlar
	iborat bo`ladi					Juda ko`p rekviz-itlar yoki savollardan
						iborat bo`ladi

Yuridik

*Standart bo`lmagan hujjatlar:

*Standart hujjatlar:

mavqeiga



xatlar



schetlar

qarab



qarorlar



to`lov talabnomalari



aktlar



nakladnoylar



buyruqlar

Bular

yuqori tashkilotlar tomonidan

Bular yakka tartibda tayyorlanadi va

tasdiqlangan rasmiy hujjatlardir

erkin xarakterda bo`ladi.

Ijro

etish

*Shoshilinch hujjatlar:

*Shoshilinch bo`lmagan hujjatlar

muddatiga



telegrammalar

Bu hujjatlarning ijro etish muddati

qarab



telefonogrammalar

belgilanmaydi.



faks va hokozolar

Ma’lum muddat ichida ijro etishni

talab qiladi.

Aslligiga

*Asl nusxadan ko`chirma hujjatlar.

*Asl

nushadagi

(original)

hujjat.

qarab

Asl hujjatlarning

ko`paytirilgan

Dastlabki,

tegishli

tarzda

hamda lavozmli shaxslar (kotiba, ish

rasmiylashtirilgan

va

imzolangan hujjat.

yurituvchi)

tomonidan

imzolangan

Arxivda saqlanadigan huj-jat tariqasida

nushalari.

dalolat-larda saqlanadi.

Boshqaruv

*Umum ma’muriy hujjatlar:

*Maxsus hujjatlar.

funksiyasigga

1.Xizmat-axborot hujj-atlari:

Bu

hujjatlarda

funksional

xizmatlar

qarab



xatlar

faoliyati aks ettiriladi.



telegrammalar

Jumladan:



ma’lumotlar



fan-texnika



aktlar



texnologiya

2.Farmoish hujjatlari:



iqtisodiyot



buyruqlar



hisob-kitob



qo`llanmalar



moliyaga oid



qarorlar



yuridik



tsirkulyarlar



reja

3.Shaxsiy tarkibga oid hujjatlar:



statistikaga oid hujjatlar



xodimlar ucheti



guvohnomalar



tavsiyanomalar



xizmat safari qo¨ozlari

Umumiy

ma’muriy

Hujjatlarda

tashkiliy jarayonlar aks ettiriladi.

Konfidi-

*Oshkor

hujjatlar,

ya’ni hamma

*Yopiq

hujjatlar,

(maxfiy,

mutloqo

ialligiga qarab

o`qiydigan

va bosib

chiqarishga

maxfiy)

Bularni

ruxsatnomasi

bo`lgan

ruxsat etilgan hujjatlar.

kishilargina o`qiy oladi. Bosishga ruxsat



Oshkor

qilish

ta’qiqlangan

etilmaydi.

hujjatlar

Bajarili-shiga

*Qo`lda

yozilgan

hujjatlar, ya’ni

*Bosma qilingan, ya’ni mashinka yoki

qarab

qo`lda siyoh yoki qalamda yozilgan

kompyuterda terilgan hujjatlar.

hujjatlar.

Demak, Hujjatlar ikki guruhga ajratilar ekan. Birinchi guruhga korxonalarning farmoyish berish va ijro etish jarayonida tuziladigan Hujjatlari kiradi. Bul?r oashkiliy farmoyishli Hujjatlashtirish bo`lib, unga tashkiliy Hujjatlar (nizom, qoida, qo`llanma) farmoyishlar (qaror- bo`yruq, echimlar), ma’lumot-axborotlar (xat, akt, hisobot va hokazo) kiradi.

Ikkinchi guruhdagi Hujjatlar boshqarishning har bir maxsus funksiyasiga xos Hujjatlar (moliya, buxgalteriya Hujjatlari va hokazo), shuningdek, transport, aloqa, statistika, yurisprudentsiya Hujjatlari va hokazodan iborat bo`ladi.

Ish yuritish Hujjatlarni qayd qilish, ko`paytirish, Hujjatlarni tahlil qilish, ma’lumotnoma axborot xizmati ko`rsatish, hujjatlarni saqlash, ijroni nazorat qilish, tashish, arxivga saqlashga tayyorlashdan iborat bo`ladi. Ish yuritishning asosini quyidagi tamoyillar tashkil qilmo¨i lozim:

0. 
   korxonaning barcha bo`linmalarida Hujjatlar qabul qilishning bir xil usullari, Hujjat shakllari, ijroni nazorat qilish kabi usullar qo`llanilishi lozim;
   

0. 
   korrespondentsiyalar bir joyda qabul qilib olinishi va qayd qilinishi lozim;
   

0. 
   Hujjatlar bir marta qayd qilinishi kerak, qayd qilish tizimi Hujjatlarni ijro etishni nazorat qilish tizimi bilan o`zaro va bo¨langan bo`lishi kerak;
   

0. 
   Hujjatlar ijro etilishi bosqichlarida shunday saqlanish kerakki, toki zarur ma’lumotnomalarni tuzish uchun kerakli Hujjatni tez topish mumkin bo`lsin;
   

0. 
   Hujjatlar tezkorlik bilan hamda eng oz mehnat saqlangan xolda doiraviy aylanishi lozim.
   

Hujjatni bayon qilish uslubi ravon, aniq va qisqa bo`lishi hamda ayni vaqtda mazmun to`la va tizimni aks ettirilishi lozim. Ishga oid yozuvlarni iloji boricha qisqartirilmaslik, balki qisqartma so`zlarning faqat qabul qilingan shakllaridan foylananish zarur.

Hujjatlarni bayon qilishning izchilligi, ya’ni uchta mantiqiy unsur:

0. 
   kirish;
   
1. 
   tahlil;
   

0. 
   xulosaning uy¨unlashtirilishi muhim ahamiyatga ega. Kirishda hujjat tuzish sababi ko`rsatiladi. Tahlilda masalalar bayonining mazmuni, isboti aks ettiriladi. Xulosada esa Hujjatning asosiy mazmuni beriladi. Oddiy Hujjatlarda, albatta bu uchta unsurning ham bo`lishi shart emas.
   

Davlat standartlarida bayon etilgan hujjatlarni tuzish qoidalari qo¨oz o`lchami (formati), rekvizitlar sostavi, Hujjatlarda ularning tartibi va joylashtirish o`rni, Hujjat blankalarini va rekvizitlarini rasmiylashtirish tartibi, akt, qaror, telegramma, bildirishnoma (raport), xat, buyruq, xizmat yuzasidan xat, qaror, farmoyish kabi hujjatlarni tuzish tartibi va uslubini ko`zda tutadi.

Korxonaga kelgan hujjatlar kirish korrespondentsiyasi deb ataladi. Qabul qilingan korrespondentsiyaning adres bo`yicha kelganligi tekshirilishi va konvertlar hujjatlarga zarar etkazilmagan holda ochilishi kerak. Biror shaxsga atalgan konvertlarni ochish tavsiya etilmaydi.

Korrespondentsiyani qayd qilishda jurnal va kartochka tizimi qo`llaniladi. Jurnalda hujjatlar kelishi tartibi bo`yicha kitobchada qayd qilinadi. Bunday usulni hujjat oboroti uncha katta bo`lmagan (bir kunda 10-15 ta xat olinadigan) korxonalarda qo`llanish tavsiya etiladi.

Kartochka usuli eng zamonaviy bo`lib, eng kam mehnat sarflagan holda uchyotga olish, nazorat qilish va axborot-ma’lumotnoma qidiruv ishlarining puxta tizimini tashkil qilish, hujjatlar oboroti vaqtini qisqartirish imkonini beradi.

Ish korrespondentsiyasi ijro etilish xususiyatiga ko`ra ikki qismga bo`linadi. Birinchi qismi korxona rahbariga beriladi. U har bir hujjat bo`yicha ijro etish tartibi, muddatlari va ijrochilar haqida ko`rsatma beradi. Qolgan korrespondentsiyasi tarkibiy bo`linmalar rahbarlariga yuboriladi. Bu erda ijrochilar haqidagi masala hal etiladi. Hujjatlarning ijro etilishini nazorat qilishni yaxshi uyushtirish muhim ahamiyatga ega. Shu maqsadda maxsus nazorat kartotekalarini qo`llash ¨oyat qulaydir.

Korxonada jo`natiladigan hujjatlar chiqish korresponden-tsiyasi deyiladi. Har bir hujjatda indeks bo`lishi shart. Bu narsa boshqa muassasalar bilan yozishmalarda ularni ko`rsatish hamda delolarda va arxivda ularni qidirib topish imkonini beradi.

Ijro etilgan hujjatlar ma’lum bir tizimda saqlanadi. Delolarni guruhlarga ajratishning eng tarqalgan belgilari qo`yidagilar hisoblanadi:

Qayd qilingan guruhlash belgilari bir-biriga muvofiq bo`lishi, ya’ni bir hil hujjatlar xronologik belgiga, boshqalari esa nominal belgiga ko`ra delolarda joylashtirilishi lozim. Bundan tashqari, har bir bo`linmada arxivga topshirilmasdan doimiy saqlanishi talab qilinadigan hujjatlar uchun delolar ajratish kerak.

Hujjatlar muayyan oqimda harakat qiladi. Hujjatlar oqimi deyilganda hujjatlarning belgilangan izchillikda tayyorlangan paytdan boshlab korxonadan jo`natilgunga qadar yoki arxivga topshirilgunga qadar harakati tushuniladi.

*Nominal belgi - bunda hujjatlar vazifasiga yoki nomiga ko`ra (hisobotlar, aktlar, qarorlar, buyruqlar va h.k.) birlashtiriladi.


*Xronologik belgi - bunda hujjatlar kalendar davrlari bo`yicha guruhlanadi (oylar, yillar bo`yicha hisobo?lar)


*Korrespondentsiyalar belgisi - bunda hujjatlar kelish manbaalari (vazirliklar, qo`mitalar, birlashmalar, kontsernlar va h.k.)ga ko`ra birlashtiriladi.


*Yo`nalishlar bo`yicha - bunda hujjatlar yo`nalishlar (fan-texnika kengashining maxsus ilmiy kengash qarori va h.k.) bo`yicha birlashtiriladi.


*Geografik belgi - bunda hujjatlar bir shahar yoki tumanda bo`lgan korxona, tashkilotlar bo`yicha guruhlanadi.

Hujjat oborotini tartibga solish uchun axborat oqimini, uning barqarorligini, paydo bo`lishi va vazifasini o`rganish lozim. Bu hol turli usullar (o¨zaki so`rash, anketalash, tadqiq qilishning maxsus kartalari) yordamida bajariladi.

Hujjat oborotini o`rganishda hujjat qaerdan kelishini, qaerda qayd qilinishini, qaerga berilishini, bu hujjat asosida qanday hujjatlar ishlab chiqilishini, hujjat tayyorlash davriyligini, nusxasi va h.k.larni aniqlash talab qilinadi. Buning natijasida hujjat oboroti marshruti tuziladi.

Shundan so`ng hujjat oboroti tizimi loyihalanadi, bunda hujjat shakllarini yaxshilash, ularnin? oborot vaqtini qisqartirish, hujjat b?lan eshlashni maqsadga muvofiqlashtirish hamda ijroni nazorat qilishning turli yo`llari topiladi.

Hujjat oboroti tizimida korrespondentsiyalarning eksped-itsiyadan korxonaning tarkibiy bo`linmalariga ma’lum tartibda etkazib berilishi muhimdir. Hujjatlar hajmi katta va korxona xududi ancha tarqoq yoki ko`p joyni egallagan bo`lsa, transport vositalaridan foydalanish, halqa marshruti?i oashkil etish maqsadga muvofiqdir.

Hujjat oborotini takomillashtirish ko`p jihatdan korxona-ning o`ziga, uning hujjat ustida ishlash madaniyatini ko`tarish uchun qunt bilan ish olib borishi v tashabbus ko`tarishiga hamda qo¨ozlarni rasmiylashtirish va ular harakati to’g’risidagieskicha qarashlarga keskin barham berishga bo¨liqdir.
Gap shundaki, ish yuritish yagona davlat tizimi bu qo`llanma emas, u korxona va tashkilotlarda hujjatlashtirish ishlarini tashkil etishni ko`rsatib bermaydi. Unda printsipial qoidalar, me’yoriy talablar va tavsiyalar bor, ?olos. Ulardan har bir idora, uning muassasa va korxonalarida ish yuritish bo`yicha aniq yo`l-yo`riqlar ishlab chiqish uchun foydalanish lozim. Hujjat oborotida hujjat ustida ishlash operatsiyalarini kamaytirish yoki umuman takroriy operatsiyalarga yo`l qo`ymaslik lozim.