Маълумотни танлаш ва таърифлашдан сўнг каталог карточкаларини индексациялашга киришилади

Маълумотни танлаш ва таърифлашдан сўнг каталог карточкаларини индексациялашга киришилади.
Индексалаш - каталог карточкаларига схема бўйича индекслар тузиш ва уларни каталог карточкаларига қўйишдир.
Каталог карточкаларини индекслаштириш жараёни архив ҳужжатларини каталоглаштиришнинг ажралмас қисми ҳисобланади. Каталоглар архивлар ишида илмий маълумотнома ҳужжатларини асосий тури ҳисобланади.
Индекслар архив маълумотларини конфеденциаллигини сақлашда ва архивда изланаётган материални тез топишга хизмат қилади. Архив мутахассисларидан индекс турлари ва уларни тузилишини мукаммал билиш талаб қилинади.
Каталог карточкаларини индекслаштириш уларнинг схемасини тузишда муҳим ҳисобланади. Архившунос архив ташкилотлардаги ягона индекслаш тузилмасини билиши зарур. Бу эса каталог карточкаларини тўғри тузиш уларни индекслаштириш ва шифрлаш учун керак бўлади.
Индекс - бу тил элементи, ҳарф, рақам ва шартли белгилардан ташкил топган шартли номлардир. Битта ёки биргаликдаги шартли белгилар маълумотларни схемасини тегишли классификациясига берилади ва каталог карточкаларига қўйилади.
Индекс - ҳужжатлардаги маълумотларни узатиш, классификацион схемадаги бўлиниш жойларини мустаҳкамлаш ва бу бўлинишлар ўртасидаги алоқадорликни акс эттириш ҳисобланади.
Индекс - бу архив коллекцияларини мазмуни бўйича фойдаланувчига умумий кўрсатма берувчи терминлар кўрсатгичидир. Сериялар даражасини таърифлаш ҳар бир ёзувчи яратувчи, у шахс, оила ёки юридик шахс бўлсин у индексланиши керак. Қўшимча номлар ҳам, агар улар кўп маълумот сақласа киритилиши керак. Калит терминлар ҳар томонлама комплекс даражада танланиши ва фондлардаги асосий мавзуларни акс эттириши керак бўлади.
Индекслар тизими бир неча кўринишда: ҳарфли, рақамли, аралаш бўлади.
Рақамли индекслар ўз навбатида рақамли, серияли ва ўнталик турларига бўлинади.
Индексларни рақамлаш тизими - бу 0 дан чексизликкача бўлган рақамлар қатори бўлиб, у схемадаги бир босқич бўлинмада қўлланади. Индексларни серияли тизимида схемадаги бўлиниш учун муайян цифрлар ажратилади: 0 дан 99 гача, 100 дан 999 гача.
Архив ташкилотларида индекслар тизимини ягона тизимга солиш – унификациялаш дейилади. Яъни унификация мавжуд ҳужжатларга оид маълумотларни ягона тизимга, шаклга, бир хилликка келтиришдир.
Архив ва кутубхоналарда кенг қўлланиладиган индексларнинг универсал ўнлик тизими тушунчалар учун бир қатор бўлинмаларни ажратишга имкон беради. 0 дан 9 гача.
Биринчи рақам бўлинма даражасини (класс, қисм, мавзу), иккинчи рақам бўлинмаларнинг навбатдаги босқичини кўрсатиб беради.
ЯТТда индексларни ўнталик тизими фақат бир ҳолатда - ҳарфдан сўнг рақам киритилганда фойдаланилади.