Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Десять важных для вас вопросов:
1. Приступили ли вы к первоочередной цели в намеченное время:
а) отвлекало ли вас что-то от того, чтобы начать?
б) как можно было избежать этих отвлечений?
в) сколько времени вам потребовалось на возвращение к работе?

---

2. Сколько длился самый долгий промежуток времени, когда вы
занимались приоритетными задачами, не прерываясь?
3. Каким был самый продуктивный промежуток времени? Почему?
4. Наименее продуктивный? Почему?
5. Насколько полно вам удалось осуществить ваши главные цели?
Правильно ли вы оценили время? Нужно ли будет корректировать
оценки?
Заполнение нижеследующей таблицы поможет вам увидеть общую
картину.
6. Оставили ли вы за собой задание, которое можно было поручить
кому-либо?
7. Относительно перерывов:
а) были ли какие-либо перерывы более важными, чем
запланированная задача? (Если да (и при условии их повторения), то
добавьте их в свой список приоритетов.);
б) какие категории прерывания работы были самыми тяжелыми:
звонки, незапланированные посетители, кризисные ситуации,
отвлечения по своей вине?
в) прерывали ли вы других сотрудников без нужды?
8. Общение:
а) было ли ваше запланированное общение нацелено на
продвижение приоритетов?
б) отняло ли оно больше времени, чем было запланировано, и были
ли готовы данные?
в) выбрали ли вы правильного человека и был ли он готов?
9. Обработка документации и электронной почты:
а) тратили ли вы время на проверку почты в те промежутки
времени, которые были отведены под приоритеты?

---

б) потеряли ли вы время на документы из-за суматохи,
неправильной регистрации бумаг, недостающих данных?
10. Наблюдение:
а) было ли у вас надлежащее средство отслеживания результатов,
особенно ваших приоритетных заданий?
б) использовали ли вы сами или предоставляли товарищам по
команде, выполняющим задачу, простой шаблон для составления
отчета о ходе работ?
Несмотря на пунктуальное соблюдение дисциплины, всегда
найдутся люди или события, которые помешают исполнению вашего
изначального плана. Поэтому вам нужна готовая стратегия
возвращения к работе.
Живые голоса
Вот как идеально сказал об этом Ричард Ширли из Сан-Диего,
ИТ-менеджер, работающий в оборонной промышленности:
Как насчет неизбежного «фактора неожиданности» – людей и
событий, которые не вписываются в наши планы, но могут повлиять
на нас? Мы должны определить потенциал этого влияния, а затем
встроить в наш день некоторую степень гибкости и готовности. У
всех нас есть начальник, перед которым мы отчитываемся, и он
может потребовать незамедлительной реакции на непредвиденное
событие.
Мой 
отдел 
способен 
работать 
с 
максимальной
производительностью, решая вопросы быстро и эффективно, но в
случае перебоев электроснабжения мы должны умело смягчить этот
«фактор неожиданности», чтобы ничья эффективность не была
сведена к нулю. Независимо от того, как хорошо мы управляем
своим временем, наша постоянная задача – проявлять гибкость и
быстро исправлять ситуацию.
Мы согласны с Ричардом. Чтобы понять, куда вам, возможно,
придется идти, вы должны увидеть отправную точку, особенно чтобы
обнаружить модели поведения, угрожающие вашим лучшим часам в
течение дня. В этом вам поможет избирательный учет времени.