Конспект лекций по читаемым дисциплинам Межкультурная и межъязыковая коммуникация

9. Необходимость различения категорий одушевленных и не­одушевленных существительных. Например, объявление Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, списываются в архив, а затем уничтожаются может нанести обиду тем, кому оно адресовано.
10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением я.
Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохра­няет и указательное значение. Это местоимение может быть сред­ством обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных докумен­тах.
11. Употребление вводных слов и оборотов, снижающих напря­женность тона изложения. Так, фраза Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам весьма категорична, а ее редакция К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена заметно снижает напряженность текста.
12. Использование в официальной письменной речи форм обра­щения, самой распространенной из которых является Уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.
Уважаемые коллеги! — такая форма обращения уместна по отношению к лицам одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение Дорогие коллеги! Нейтральный тон сохра­нится в том случае, если высказывание начинается так: Коллеги... .
Обращение, содержащее имя и отчество, приобретает несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.
13. Использование заключительной формулы вежливости. К сожалению, при составлении российских деловых писем не всегда придерживаются этого правила речевой культуры. В зарубежных стандартах заключительные формулы вежливости являются обяза­тельными в деловой переписке.
Вместе с тем не все рекомендации западных специалистов (по крайней мере, их интерпретация переводчиками) подходят для российского делового письма. Так, считается, что заключительная формула вежливости должна соответствовать форме приветствия в начале письма. Формальное следование этому правилу зару­бежного письма привело к распространению «тавтологического» этикета в российской письменной коммуникации: Уважаемый... — С уважением...
14. Объективность содержания официального письма, что обу­словливает, как правило, нейтральность тона изложения. В деловой переписке не допускаются иронизирование, проявление грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность, демонст­рируя чрезмерную вежливость (не откажите в любезности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость.
Пример: Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.
Адресант как бы не допускает того, что положение может быть не утверждено.
Знание норм официально-делового стиля дает составителю возможность подготовить текст, в котором ясно, четко и грамотно сформулирована суть ситуации, послужившей причиной состав­ления служебного письма.