Is a publishing professional with more than twenty years of

Get rid of the paperwork Morgue
For those of you who work in government agencies, or other 
large bureaucracies, you may be acquainted with the emphasis on 
paperwork and procedures. Certainly, procedures can be worth-
while; they permit many things to happen that we want to happen 
and prevent some of those that shouldn’t. Paperwork, too, is use-
ful when backup is required. But we’re talking here about large 
amounts of unnecessary paperwork and pointless procedures. 

---

T I M E   M A N AG E M E N T
184
Paperwork and procedures create work for some people, and 
are therefore valuable to those people. They see and will always 
see the importance of completing all the paperwork, and of fol-
lowing the procedures. That’s the way it’s been done, possibly for 
years or even generations.
The general trend to digitize documents so they can be stored 
and  accessed  is  slowly  overcoming  the  death  grip  of  the  paper 
bureaucracy, but these folks are not going down without a fight.
If  you  find  yourself  engaged  in  completing,  filing,  sorting, 
searching for, or trying to find room for paperwork that serves no 
purpose other than providing work for someone else, then perhaps 
you should seek an alternative. If you follow procedures and fill 
out forms that are destined to be sent to a morgue where they will 
never again see the light of day, you have an obligation to try to 
change the procedures that are wasting your time. 
Are a couple of unnecessary forms and an extra step in filing 
really worth the fight it takes to get rid of them? Depends on how 
many  people  you  have  to  fight  and  how  hard  you  have  to  fight 
them. But you 
do
 have the power to stem some of your daily work 
flood. You don’t need status or tenure if you have common sense 
and the voice of reason on your side. Couch your proposal in terms 
of the good of the organization, to achieve the goals you and your 
boss share, and you have a chance to succeed.
It 
is 
worth it. It’s worth questioning the need for any process 
that requires your time and attention. Get rid of it now and you 
draw the benefits every day from now on.