Инструкция по хранению

ХУЖЖАТЛАРНИ ДАВЛАТ АРХИВИГА ТОПШИРИШ

Давлат архивига узоқ муддатли сақлаш (75 йил) ва вақтинча сақлаш (10 йил) хужжатлари топширилади. Бундай хужжатлар хисобхона ва Бош директор аппарати фаолиятида мавжуд. Улар таркибига жорий иш юритишда тугатилган куйдаги хужжатлар киради:
- шахсий таркиб бўйича хужжатлар (буйруқлар, компания ходимларининг шахсий ишлари, ойлик маошларни берилган ведомостлар);
- асосий фаолият бўйича буйруқлар (режалар, фармойишлар, протоколлар, режа, хисосботлар ва б.);
- дойимий саклаш ва шахсий таркиб бўйича ишларнинг рўйхати.
Юқорида кўрсатилган узоқ муддатли ва вақтинча сақланадиган муомаладан чиқарилган хужжатлар ва ишдан бўшаган ходимларнинг шахсий ишлари хар йилнинг охирида ажратиб архивлардаги сақланадиган хужжатларга қўйилган талабларга муофиқ расмийлаштирилади ва 5 йил давомида Компанияда сақланади. Ундан сўнг Давлат архиви билан тузилган махсус шартномага асосан тегишли хужжатлар доимий сақланиш учун топширилади. Бундай шартнома, одатда, хисобхона ташаббуси билан 3 йилда бир маротаба тузилади, топшириладиган хужжатлар йиғилишига қараб.
Давлат архивига барча хужжатлар икки нусхада тегишли рўйхатлар билан ва тузилган далолатномалар асосида топширилади.
Давлат архивига биринчи марта топширишда Компания тўғрисида тарихий маълумотнома берилади, кейинги топширилишларда фақат содир бўлган таркибий ўзгаришлар тўғрисида қушимча ахборот тақдим этилади.

3. 
   ХУЖЖАТЛАРНИ ЙЎҚ ҚИЛИШ
   

Хужжатларни йўқ қилиш (утилизация) фақат муомаладан чиқарилган ва сақлаш муддати тугаган хужжатларга нисбатан қўлланади. Тавсия этилган йўқ қилиш даврийлиги бир йилда бир марта биринчи чоракда. Хужжатларни йўқ қилиш махсус мослама ёрдами билан ўтказилади, ёки иккиламчи хомашъё қабул киладиган шахобчаларга топшириш ва тегишли маълумотнома олиш йўли билан, ёки махсус ажратилган жойларда Далолатномага (Илова №2) имзо чекувчи ходимлар хузурида уларни ёқиб юбориш йўли билан амалга оширилади.

Ишлар Номенклатураси бўйича сақлаш муддати жорий йилнинг 1 январ холатига тугаган хужжатлар йўқ қилишга тайерланади ва Далолатнома асосида (Илова №2) йўқ қилинади. Далолатномага таркибий бўлинма рахбари (филиал директори) ва иш юритиш учун масъул шахс имзо чекишади.
Мухим: хизмат хужжатлари Компаниянинг интеллектуал мулки деб хисобланади ва
тижорат сирига эга бўлиши мумкин, шунинг учун бажарилган ва муомаладан чиқарилган хужжатлар учинчи қўлларга тегмаслиги керак ва албатта сақланиши ёки кўрсатилган йўл билан йўқ қилиниши лозим.

4.