иат. “ахборот тизимларини автоматлаштирилган лойиҳалаш”

Материнская плата

Процессор	Pentium IV
Оперативная память	1024 МБ
Емкость НЖМД	120 ГБ
Монитор
Размер	17’
Мультимедиа	Нет
Принтер
Тип	Лазерный
Формат	А4

Для связи с файловым сервером БД необходимо наличие сетевой платы. Наиболее распространенным типом сетевых плат является Ethernet. Количество локальных пользователей - как правило, не превышает двух десятков. Количество обращений к серверу происходит по мере необходимости пользователя. Объем передаваемой информации одному пользователю зависит от параметров запроса пользователя и может достигаться нескольких Мб. Сервисной программой на сервере передается по сети бинарный файл, полученный с контроллера, он достигает несколько Кб. С технологией файл-сервер реализуемой в создаваемой системе будет загрузка сети, при которой желательно использовать сетевые платы в 100 Мбит/с [51, с. 64].

В информационных системах одним из основных форм обеспечения является информационное обеспечение. Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учреждении, а также методологии построения баз данных [40, с. 364].
Основным способом реализации информационного обеспечения является подсистема управления базами данных. База данных (БД), в соответствии с определением - именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Система управления базами данных (СУБД) - совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями [5, с. 597].
Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:
 однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);
 организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
 организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);
 обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).
Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации) [18, с. 496].
К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:
 информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
 для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;
 для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
 должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
 в информационной системе должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа [15, с. 92].
Данные, сформированные в информационные массивы, образуют информационную базу данных, которая используется для решения поставленной задачи. Для эффективного доступа к базе, необходимо определить модель логической структуры базы данных.
Существует три модели логической структуры базы данных (по способу установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная. В проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка - полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования.
Обоснование проектных решений по программному обеспечению включает выбор операционной системы и системы управлениями базами данных для разработки и последующего функционирования автоматизированной системы документооборота.
Операционная система (ОС) - так называется первая и самая главная программа, благодаря которой становится возможным общение между компьютером и человеком [26, с. 32]. ОС принимает на себя сигналы-команды, которые посылают другие программы, и «переводит» их на понятный машине язык. ОС управляет всеми подключёнными к компьютеру устройствами, обеспечивая доступ к ним другим программам. Задача ОС - обеспечивать удобство работы с компьютером для человека-пользователя. Каждая ОС состоит из трех обязательных частей:
1) первая - ядро, командный интерпретатор, «переводчик» с программного языка на «железный», язык машинных кодов;
) вторая - специализированные программы для управления различными устройствами, входящими в состав компьютера;
) третья часть - удобная оболочка, с которой общается пользователь - интерфейс;
В качестве операционной системы была выбрана ОС - Windows XP.
Тогда система управления базами данных должна быть рассчитана для работы в выбранной операционной системе. В мире существует множество систем управления базами данных документооборота. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий [1, с. 19]. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. Примером таких систем является Евфрат-Документооборот.
Евфрат - для малых и средних учреждений (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.
Евфрат - это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.
Дополнительные возможности:
 показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;
 печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;
 совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer , Photoshop и т.д;
Новый подход к созданию документов:
 новый единый диалог создания и корректировки документов из различных источников;
 предварительный просмотр файлов перед внесением в систему;
 мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;
 слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;
 загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.
Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы [52, с. 4].
Для того чтобы сотрудники кафедры эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:
 хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;
 простота обращений пользователей к БД;
 возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;
 поиск информации по различным группам признаков;
 возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.
В виду того, что на кафедре вся документация ведется в текстовом редакторе Word и табличном редакторе Excel, для автоматизации работы и ведения учета документации была выбрана система управления базами данных Access. Выбор обосновывается несколькими факторами преимущества:
1. Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.;
2. Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word);
. При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое;
. Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети учреждения или в Internet, используя режим обработки данных «клиент-сервер» [39, с. 204]. предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных [35, с. 84].
Рассмотрим обоснование по технологическому обеспечению системы. Реализация технологического процесса включает работу по учету вводимой информации, а также ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.
Содержание операций приема и контроля поступившей информации зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения осуществляется следующая совокупность действий:
 контроль количества поступивших документов, полноты и качества их заполнения;
 отбор правильно заполненных документов;
 отбраковка документов, не соответствующих требованиям, предъявляемым к документам.
Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в этом случае проверяется качество записи диска, реги­стрируются имя файла, объем, источник и время поступления [10, с. 497].
Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.
При машинной обработке информации предполагается несколько этапов:
 сбор, прием, контроль первичных документов и передача их на ввод (домашинный этап);
 ввод, вычисления и иная обработка первичных документов (машинный этап);
 вывод полученных данных на печать и последующая работа с ними (послемашинный этап) [12, с. 198].
Все перечисленные выше процессы обработки информации являются технологическими, поскольку предусматривают выполнение строго регламентированных операций по детально разработанной технологии [30, с. 5].
Организационное обеспечение системы включает непосредственных исполнителей, ответственных за правильное функционирование системы и администратора внутривузовской сети, а также их взаимодействие в рамках решения задачи автоматизации документооборота.