Hyperfocus

OPEN OFFICES 
I give productivity talks in many different workplaces, and over time I’ve noticed more 
companies adopting an open-office plan. Open offices are a mixed bag when it comes 
to focus and productivity. 
It’s easiest to focus when we work in an environment we can control, and obviously 
we have less control over our environment, and therefore our attention, in an open 
office. Research supports this: we distract ourselves 
64 percent more often
in an open 
environment, and we’re interrupted by others more often as well. An open office can 
seriously undermine your productivity if you do a lot of work that requires focused 
attention. 
Open offices do have their benefits. One is that they support working for longer on a 
single project before switching to another. The reason for this is interesting: while our 
colleagues interrupt us more in an open environme
nt, they’re also more considerate 
about when they do. Because they can observe us working, they notice when we’ve 
reached a natural break point in our work
—when we return to our desk after a meeting, 

---

- 176 - 
at the end of a phone call, or when we stand up after completing something. In these 
environments we’re interrupted more often when we’re switching between tasks, so we 
don’t need as much time and energy to refocus. 
While this book focuses on personal productivity, our work doesn’t exist in a vacuum: 
the projects on our plates are typically intertwined with the work of others. In highly 
collaborative work, the faster we can get information from others, and the more quickly 
they can get information from us, the better the collaboration, as the team will become 
more productive as a whole system. 
The bottom line when it comes to open-office plans is that if the work you and your 
team does is hypercollaborative or involves a great deal of creativity and connecting 
ideas, an open office is probably worth its disadvantages. If your work involves a 
significant number of tasks that benefit from undisturbed focus, as more and more jobs 
seem to, an open office can be detrimental to your productivity. 
If you’re a manager, consider the type of work your team does before you plan for an 
open office. If you do decide this design is worth the potential productivity costs, be sure 
to educate your employees on how to manage interruptions. One study found that after 
a team understood how costly interruptions were, they fell by 30 percent. 
It’s also worth investigating whether most of the interruptions you (or your team) face 
come from a common source. For example, if you lead a group of programmers who 
are interrupted mostly for feature requests and questions about the product, create a 
tool for those outside your team to suggest new features, and produce more useful 
documentation, so the interruptions that do come in are less frequent and less costly. If 
you can’t avoid adopting an open-office plan, be sure to designate a quiet zone where 
employees can hyperfocus without interruption.