Hujjatlarni boshqarish, dasturiy ta'minot xarajatlari

Hujjatlarni boshqarish dasturiy ta'minotining afzalliklari

Hujjatlarni boshqarish dasturining afzalliklari

Hujjatlarni boshqarish tizimi barcha fayllaringizni tartibga solish va ularni tashkilotdagi hamma uchun osonlikcha topish orqali siz va sizning xodimlaringiz samaradorligini oshirishi mumkin. DMS tizimining ko'plab afzalliklari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Vaqtni tejash

Agar siz hozirda qo'lda ishlaydigan tizimdan foydalanayotgan bo'lsangiz, unda boshqa, dolzarb biznes masalalariga sarflashingiz mumkin bo'lgan soatlarga sarf qilasiz. DMS hujjat aylanishining ko'p jihatlarini avtomatlashtiradi, bu mas'uliyatni sizning qo'lingizga yuklaydi.

O'lchovni osonlashtirish

Hujjatlarni boshqarish tizimi an'anaviy qog'oz topshirish tizimiga qaraganda ancha moslashuvchan. Bu sizning biznesingiz o'sishiga osonlik bilan mos keladi va indekslash tizimingizni bir necha marta bosish orqali sozlash mumkin. Bu fayllar va qog'oz hujjatlar uchun jismoniy saqlash joylariga bo'lgan ehtiyojni kamaytirishi mumkin.

Kengaytirilgan hujjat xavfsizligi

Dunyo raqamli echimlarga o'tishda, sizning ma'lumotlaringiz (mijozlar ma'lumotlari, tijorat sirlari va boshqalar) xavfsizligini ta'minlash juda muhimdir. Hujjatlarni boshqarish tizimlari o'rnatilgan xavfsizlik va kirish boshqaruvlari bilan ta'minlanadi, shuning uchun siz ba'zi hujjatlarga kim kirishi mumkinligini aniqlaysiz. Bundan tashqari, har qanday hujjatdagi barcha harakatlarni ko'rishingiz mumkin.

Yong'in yoki toshqin kabi falokat yuz bergan taqdirda, sizning fayllaringiz jismoniy zararlardan saqlanib, bulutda xavfsiz saqlanadi.

Hujjatlarni tez va oson olish

To'g'ri hujjatni izlash qiyin va ko'p vaqt talab qilishi mumkin; bu hatto sizga pul sarf qilishi mumkin. To'g'ri indeksatsiya tizimi yordamida hujjatni topish bir necha soniya davom etishi mumkin va xodimlar kerakli hujjatlarni masofadan turib olishlari mumkin.

Yaxshi tartibga solish

Ko'pgina biznes hujjatlariga muvofiqlik talablari murakkab va talabchan bo'lishi mumkin; DMS sizga asosiy hujjatlarni talablar doirasida avtomatlashtirish orqali jarimalardan, litsenziyalarni bekor qilishdan va hatto jinoiy javobgarlikdan qochishga yordam beradi. Masalan, HIPAA va Sarbanes-Oksley firibgarlikka qarshi qonun hujjatlar va yozuvlarga nisbatan xavfsizlik va siyosatning qat'iy qoidalariga ega - DMS avtomatik ravishda ushbu ko'rsatmalarga amal qiladi.

Hamkorlik yaxshilandi

DMS turli xil manbalardan olingan hujjatlarga bir nechta joylardan kirishga imkon berib, ma'lumot almashishni va hamkorlikni osonlashtiradi. Foydalanuvchilar shuningdek, hujjatlarni almashishi, ish jarayonlarini kuzatishi, ba'zi hujjatlarga kirishga ruxsat berishi yoki rad etishi va qanday o'zgarishlar kiritilganligini ko'rishlari mumkin.