|
Трансфер
Как обеспечить доставку участников в пансионат, вопрос отнюдь не праздный. Однажды по
дороге на семинар мы потеряли половину группы. Это было уже достаточно давно, в 2000 году.
Мы собирали семинар по вопросам межпрофессиональной экспертизы в консалтинговых
проектах. Время и место были выбраны достаточно специфические — 8 марта в г. Владимире.
Теперь это очевидно, что сама идея встретить Международный женский день ударным трудом
выглядит весьма сомнительно.
Но мы шагнули дальше. Объявив семинар во Владимире, мы предложили участникам добираться
до места самостоятельно, имея на руках лишь схему проезда. Ни заказать заблаговременно
автобус, ни взять билеты на поезд нам в голову не пришло. В результате из 25 записавшихся
доехали 12 человек. Как потом выяснилось, перед праздником электрички отменили, и только
самые идейные добрались самостоятельно.
С тех пор организация трансфера — для нас вопрос решенный. Доставку до места проведения
тренинга и обратно мы берем в свои руки.
При этом надо понимать, что если «театр начинается с вешалки», выездной тренинг начинается с
отъезда. Определите, как будет организован проезд участников к месту проведения, и сообщите
им об этом не позднее чем за неделю до мероприятия. Все с волнением ждут, как, куда и на чем
будут ехать. Будет ли это доживающий свой век «Икарус» или современное авто. По автобусу
будет складываться первое впечатление о тренинге. Внешний вид водителя имеет значение.
Лучший вариант — аккуратный, немногословный, в свежей рубашке.
Представительское лицо
Про координатора не пишут в книгах о тренингах. А зря. Координатор — важный участник
команды, это представительское лицо тренинга и организаторов. Это только кажется, что
координатор — просто «девочка» (мальчиков в этой роли мы пока не встречали). Это человек,
который отвечает за все организационные вопросы. Но, кроме того, это специалист по
настроению. Основные качества координатора: собранность, приветливость и устойчивость.
Поскольку координатору восторженные участники будут не только читать стихи (и такое бывает),
но могут задавать вопросы, просить о помощи, предъявлять претензии.
В стационарном тренинге в обязанности координатора входят:
Встречи-проводы участников. Если данное мероприятие не является конференцией на сто
человек, регистрацию на входе можно не проводить, так как это лишняя суета, трата ресурсов и
очередь при входе в аудиторию. Поэтому координатор встречает, провожает, отвечает на вопросы
и контролирует организационный ход тренинга.
Вопросы участников. Они могут быть разными. Где туалет, как пройти до центральной
площади/улицы, как позвонить. Для этого координатор должен быть специально представлен
группе. Например: «Это Елена, наш координатор. Пожалуйста, по всем вопросам организации
обращайтесь... «
Просьбы участников. Список просьб стремится к бесконечности. На нашей памяти были: передача
бульона в гостиницу для заболевшей участницы, бронирование дополнительного номера,
экскурсия по Москве, отправка корреспонденции, заказ такси и т.д. Для того чтобы координатор
не пал жертвой законов гостеприимства, заблаговременно проинформируйте участников о круге
его обязанностей.
Координатор отвечает за организацию питания участников, ведет переговоры с рестораном,
кейтерингом, отвечает за своевременность предоставляемых услуг, оплату и документы. В
процессе тренинга контролирует стол для кофе-чая, чистоту помещения, наличие посуды, кипятка.
Критерий качества работы — незаметность сервиса. Поскольку если участники начинают
сопровождающий сервис замечать, значит с координатором не все в порядке.
Ваш координатор должен олицетворять собранность и организованность. Основные инструменты
работы: вежливость, учет и контроль. Если тренинг проводится на выездной площадке, в
обязанности координатора входит предварительный заезд, организация быстрого расселения,
оперативная проверка номеров и, конечно, сопровождение группы к месту проведения тренинга и
в обратном направлении. Координатор входит в автобус последним. Поехали!
Do'stlaringiz bilan baham: |
