NethServer Documentation

82
Chapter 17. Email

---

NethServer Documentation, Release 7 Final
• user name: john*root
• password: secr3t
Users could share their mailbox (or some parts of it, folders) with selected accounts on the system. Everyone who is
given access to a shared mailbox can read or delete messages according to permissions granted by the mailbox owner.
An IMAP flag named /Seen is used to mark if a message has been read or not. In a shared mailbox, each user has
their copy of the messages they have read, but sometimes a team sharing a mailbox could prefer to know if a mail has
already been read by someone else. To enable sharing of the /Seen flag for all shared mailboxes use the following
commands:
config setprop dovecot SharedSeen enabled
signal-event nethserver-mail-server-save
Please note that changing the SharedSeen status resets the /Seen flag for all users on all mailboxes.
Public folders are created by the administrator and are usually visible to all users (or large groups). The /Seen flag
is kept for each user and it cannot be shared.
17.4 Messages
From the Email > Messages page, the Queue message max size slider sets the maximum size of messages traversing
the system. If this limit is exceeded, a message cannot enter the system at all and is rejected.
Once a message enters NethServer, it is persisted to a queue, waiting for final delivery or relay. When NethServer
relays a message to a remote server, errors may occur. For instance,
• the network connection fails, or
• the other server is down or is overloaded.
Those and other errors are temporary: in such cases, NethServer attempts to reconnect the remote host at regular
intervals until a limit is reached. The Queue message lifetime slider changes this limit. By default it is set to 4 days.
While messages are in the queue, the administrator can request an immediate message relay attempt, by pressing the
button Attempt to send from the Email > Queue management page. Otherwise the administrator can selectively delete
queued messages or empty the queue with Delete all button.
To keep an hidden copy of any message traversing the mail server, enable the Always send a copy (Bcc) check box.
This feature is different from the same check box under Email > Domain as it does not differentiate between mail
domains and catches also any outgoing message.
Warning: On some countries, enabling the Always send a copy (Bcc) can be against privacy laws.
17.5 Smarthost
The Email > Smarthost page, configures all outgoing messages to be directed through a special SMTP server, techni-
cally named smarthost. A smarthost accepts to relay messages under some restrictions. It could check:
• the client IP address,
• the client SMTP AUTH credentials.