Можно с полным основанием утверждать, что большая часть того, что происходит в организациях, является коммуникациями

Правила ведения деловых телефонных разговоров, когда звоните вы. Перед тем как позвонить в другой город или солидным партнерам, полезно набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или спешке не упустить отдельные важные моменты.
Во-вторых, необходимо выбрать время для телефонного звонка. Оптимальное время для телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым:
1) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет удобнее для абонента;
2) когда к нему проще дозвониться;
3) когда вам будет удобнее позвонить.
Полезно иметь в виду, что надо стараться не отвлекать людей звонками в первой половине рабочего дня, когда концентрируется внимание на работе.
В-третьих, после того, как вам ответили, рекомендуется назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор.
После этого задавайте вопросы, которые заранее подготовили. Если вас спросят, откуда вы, отвечайте четко. На вопрос о предмете разговора постарайтесь только обозначить примерную тему. Разговаривайте только с тем, кто принимает решения.
Затем разговор нужно начать без напряжения. Для этого нужно связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.
Наконец, по окончании деловой части разговора не пускайтесь с чувством облегчения в обсуждение политических или бытовых новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и соответствующее настроение. Сначала справьтесь, расположен ли вести подобный разговор ваш собеседник.
По окончании делового телефонного разговора потратьте 3-5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок²⁴. В целом же, главными требованиями к телефонному общению являются краткость и содержательность разговора. Умение пользоваться телефоном состоит в том, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности.